Palkkahallinnon aineistojen arkistointi sähköistymisen aikakaudella

Palkanlaskenta on monimutkaistunut, henkilöstö­hallinnon moitteettoman hoidon merkitys on kasvanut ja palkkahallinnon ulkoistus on lisääntynyt samalla, kun sähköisyys on monipuolistanut toimintatapoja. Tämä kaikki on aiheuttanut tarpeen selkeyttää henkilöstö­hallinnon aineiston arkistointia.

Asiakirjoja ja tietoja on palkkahallinnossa monenlaisia. On ensinnäkin aineistoa, jota on ehdottomasti säilytettävä tietyn ajan sekä toisaalta aineistoa, jota ei saa säilyttää kuin tietyn ajan. On aineistoa, joka pitää saada käsittelyyn joutuisasti, ja aineistoa, jota saavat käsitellä tai nähdä vain etukäteen nimetyt henkilöt.

Palkkahallinnon aineistojen käsittelyä pohditaan sekä ­säilytysaikojen että hyvän arkistointitavan kannalta. Esille tuodaan myös aineiston arkistoinnin ja käytön erityispiirteitä. Mukana on myös esimerkki arkistoinnista aikataulutettuna.

Arkistointi on muutakin kuin säilyttämistä

Kuten muustakin arkistoitavasta aineistosta, myös henkilöstöhallinnon aineiston arkistoinnista tulee tehdä arkistointisuunnitelma.

Suunnitelma määrittää

• arkiston sisällön
• kuvauksen järjestelmästä, joka määrittää ja seuraa, mitä ja milloin hävitetään
• aineiston hävittämisen oikean tavan ja hävittämisen dokumentoinnin
• kuvauksen järjestelyistä, jolla huolehditaan, että aineiston sisältämät tiedot ovat vain niiden saatavilla, joilla on siihen oikeus ja tarve
• arkistoinnissa käytettävät menetelmät (mitä paperilla, mitä sähköisesti ja millä tietovälineellä).

Tietojen säilyttäminen, käsittelyn helppous, vaivattomuus sekä oikea-aikainen hävittäminen ovat tekijöitä, joihin tulee kiinnittää huomiota. Tiedon arvo muuttuu, mitä kauemmin aikaa kuluu. Tieto voi ajan myötä muuttua tärkeämmäksi tai merkityksettömämmäksi. On varmistettava, että myös vähemmän tärkeä tieto on saatavilla, jos sitä tarvitaan. Säilytettävän tiedon autenttisuus, eheys ja käytettävyys ovat tärkeitä.

Tekniikka on vuosien aikana kehittynyt ja tarjolla on monenlaisia ja -muotoisia tapoja hoitaa arkistointia. Asiakirjojen perusluonne ja tarkoitus on silti säilynyt ennallaan. Lainsäädäntö edellyttää vielä toistaiseksi monesti esi­merkiksi hakemuksen kirjallista laadintaa ja käsittelyä. Tähän on onneksi muun muassa YritysSuomi.fi -palvelun myötä tulossa muutoksia, niin että jokainen voi valita arkistointitavaksi  itselleen sopivimman. Paperiasiakirja ja sähköinen dokumentti ovat samanarvoisia.

Monet lait säätelevät arkistointia

Lakeja, jotka tulee ottaa huomioon:

• Kirjanpitolaki: tositteet, kirjeenvaihto, täsmäytysselvitykset,­ kuusi vuotta
• Ennakkoperintälaki: palkkakirjanpito kymmenen vuotta, muistiinpanot ja tositteet kuusi vuotta maksuvuoden lopusta
• Työaikalaki: työaikakirjanpito kanneajan päätymiseen asti. Kanneaika on työsuhteen jatkuessa kaksi vuotta ja työsuhteen päättyessä päättymisestä kaksi vuotta. Jos käytössä on säästövapaa, kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vapaa olisi tullut antaa, työsuhteen päättyessä, kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä
• Vuosilomalaki: vuosilomakirjanpito, kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin loma olisi tullut antaa, työsuhteen päättyessä, päättymisestä kaksi vuotta
• Henkilötietolaki: erilliset määräykset arkistointitavoista ja maksimisäilytyksestä.

Tilitoimistoissa arkistoinnista on huomioitava, ettei tilitoimiston tule ottaa oma-aloitteisesti vastuuta asiakkaan aineiston arkistoinnista. Asiasta tulee ehdottomasti sopia kirjallisesti asiakkaan kanssa. Asiakasta on myös informoitava omista velvoitteistaan arkistoinnissa.

Kun yrityksellä on oma henkilöstöhallinnon osasto, tulee tämän osaston vastuuhenkilön kertoa yrityksen johdolle heidän vastuunsa henkilöstöasioiden arkistoinnista.

Henkilötietolain erityismääräykset, sairauslomatodistukset

Henkilötietolaki tuo arkistointiin omat erityiset piirteensä. Muista laeista poiketen ei säädetä siitä, kauanko jotakin on säilytettävä, vaan siitä, kuinka kauan jotain saa säilyttää. Laki ottaa myös kantaa siihen, miten tietoja on säilytettävä.

Laki määrittää sen, mitä luetaan niin sanottuihin arkaluonteisiin tietoihin ja miten niitä saa arkistoida. Arkaluonteisia tietoja ei saa arkistoida tai säilyttää, vaan ne on poistettava välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta. Tietojen säilyttämisen tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein. Tietosuojavaltuutettu on ottanut kantaa terveydentilatietojen suositeltavaan säilytysaikaan todeten sen olevan kaksi vuotta. Sairaslomatodistukset ja muut henkilöstön terveydentilaan liittyvät asiakirjat ovat arkaluonteisimpia tietoja.

Terveydentilatiedot on säilytettävä erillisenä, niitä ei saa säilyttää yhdessä muiden työnantajan keräämien henkilötietojen kanssa. Näin ollen paperiarkistossa terveydentilatietojen on oltava eri mapissa, sähköisessä arkistossa eri kansioissa ja pysyväisarkistossa eri levyille tallennettuna.

Tietojen suojaamisvelvoite määrää terveydentilaa koskevien tietojen, esimerkiksi lääkärintodistusten, säilyttämistä lukitussa tilassa, sähköisessä arkistoinnissa aineistosta tulee huolehtia tietojärjestelmäsuojauksin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyyn ja näkemiseen ovat oikeutettuja henkilöt, joilla on siihen perusteltu tarve, kuten

• sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamiseksi
• sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy
• työkykyisyyden selvittämiseksi työntekijän tahdosta
• esimerkiksi työnteon mitoittamiseksi terveydentila­tietojen tai lausunnon perusteella
• tai jos se muualla laissa asiasta erikseen ja nimenomaisesti säädetään.

Työnantajan on etukäteen nimettävä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Työnantajalla on velvollisuus kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi, huolehtia suojaamisesta tietoverkoissa esimerkiksi käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä huolehtia siitä, että yrityksessä henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamis­velvoitetta ja muita henkilötietolain säännöksiä.

Arkistointia sivuavista henkilötietolain tuomista erityis­määräyksistää on hyvä tässä yhteydessä mainita henkilörekisteristä laadittava rekisteriseloste (henkilötietolaki 10 §). Suositeltavaa olisi laatia tietosuojaseloste, joka korvaa rekisteriselosteen ja sisältää myös informoinnin tarkastus­oikeuden ja virheen korjaamisoikeuden käyttämisestä. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat henkilötiedot on merkittävä henkilöstöhallinnon rekisteriselosteeseen sen mukaisesti kuin rekisterinpito ja henkilötietojen käsittely työpaikalla on järjestetty. Henkilökuntaa on informoitava terveydentilatietojen sekä henkilöstöhallinnon tarkoituksissa käsiteltävien henkilötietojen esimerkiksi sairauspoissaolotietojen käsittelystä työpaikalla ja luovuttamisesta työterveyshuoltoon.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon ulkoistamistapauksissa rekisterinpitäjän lukuun tietoja käsittelevien on noudatettava huolellisuusvelvoitetta, suojaamisvelvoitetta ja erilläänsäilyttämisvelvoitetta.

Ulkoistamisesta tulee olla kirjalliset sopimukset ja niissä sitoumukset henkilötietojen ja arkaluonteisten henkilötietojen käsittelystä, suojaamisesta ja salassapidosta. Tilitoimiston asiakkaan vastuulla on, että se saa tällaisen sitoumuksen tilitoimistoltaan, mutta luonnollisesti tili­toimisto huolehtii siitä, että ulkoistussopimus on kirjallinen ja sisältää tilitoimiston sitoumuksen.

Mikä olisi paras tapa arkistoida

Arkistoinnin menetelminä paperinen ja sähköinen arkistointi ovat yhtä päteviä. Kummallakin on hyvät ja haastavat puolensa. Arkistointimenetelmä riippuu yrityksen tarpeista, joillekin paras tapa voi olla näiden kahden yhdistelmä.

Tarkoituksenmukaisesti laadittu sähköinen arkistointi auttaa löytämään dokumentit helposti ja tehokkaasti. Pienemmissä aineistomäärissä tähän päästään myös paperiarkistoissa. Paperinen arkistointi vie tilaa, 50 arkistohyllymetriä vastaa sähköisessä arkistossa 12 cd-levyä. Arkistoinnissa myös tallennustapa vaikuttaa. Keveäksi pdf-tiedostoksi tulostettu sähköinen asiakirja vaatii tilaa huomattavasti vähemmän kuin vaikkapa skannattu kuva- tai paino­kelpoinen pdf-tiedosto.

Palkkahallinnon käytetyin sähköisen arkistoinnin väline on tällä hetkellä cd-levy. Rinnalle on tulossa dvd-levy, jolle tietoa mahtuu enemmän. Sähköisessä arkistoinnissa käytettyjen ohjelmistojen tulee olla käyttökelpoisia ja toimivia koko arkistoinnin ajan. On myös huolehdittava siitä, että tallennukseen käytetyt välineet toimivat – ovat luku­kelpoisia – ja on olemassa tapa lukea kyseisiä välineitä koko arkistoinnin ajan. Varmuuskopioinnista on huolehdittava säännöllisesti. Vielä muistutuksena, sähköisessä arkistossa terveydentilaa koskevat tiedot on arkistoitava erillisenä muista henkilötiedoista.

Paperiasiakirjojen pysyvä arkistointi vaatii arkistointikelpoisia materiaaleja ja välineitä: paperia, kyniä ja tulostusmateriaaleja. On aineistoja, joita ei voi arkistoida käyttökelpoisesti paperilla. Esimerkiksi taulukkolaskelmaohjelmilla tehdyt tiedostot sisältävät monimutkaisia kaavoja, joita ei voida järkevästi saada mukaan paperitulosteeseen. Paperille arkistoitaessa on kiinnitettävä huomiota olosuhteisiin, aineiston tulee säilyä lukukelpoisena vaaditun ajan.

Käytännön esimerkkinä voidaan mainita palkkaerittelyt. Jos palkkaerittelyiden arkistointitapa on palkkakausittain sähköinen, niin kaikki käytännön syistä paperille tulostetut paperit voidaan ja tuleekin hävittää.

Huolella tehty ja käytännössä toimiva arkistonhallintajärjestelmä ja -suunnitelma on tärkeä ja ehdoton tae hyvälle, kaikki lait täyttävälle arkistoinnille sekä sähköisessä että paperisessa arkistoinnissa.