Kirjanpitäjän rooli muuttuu – Muuttuvatko vastuun rajat?

Digitalisaatio jyrää, ja yhä suurempi osa aiemmin käsityönä tehdyistä kirjanpidollisista tehtävistä hoituu automaattisesti. Samalla kirjanpidon ammattikunnan elinehto on alan asiantuntemuksen ylläpitäminen ja kehittäminen. Vaikka kirjanpitovelvollisten – asiakkaiden tai työnantajan edustajien – neuvominen on ollut aina olennainen osa kirjanpitäjän työtä, sen merkitys korostuu nyt ja tulevaisuudessa entisestään. Myös viimeisimmässä Taloushallintoalan toimialaraportissa (2019) kuvataan uuden ajan talous­hallinnon ammattilaisen olevan ennen kaikkea palvelun ja konsultoinnin ammattilainen.

Moni kirjanpitovelvollinen ja kirjanpitäjä miettii kuitenkin, missä asioissa neuvoja voi pyytää ja täytyy antaa. Millainen oikeudellinen vastuu kirjanpitäjän tai tilitoimiston antamaan neuvontaan kytkeytyy?

Kirjanpitovelvollinen on harvoin kirjanpitotaitoinen

Jokaisella liiketoimintaa harjoittavalla on kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 1 §:n mukaisesti kirjanpitovelvollisuus, mutta harvalla kirjanpitovelvollisella on tietoa ja taitoa kirjanpitoon. Kun kirjanpito ohjataan joko ulkoiselle tekijälle, tilitoimistoon tai yritykseen palkatulle kirjanpitäjälle, jää velvollisuus edelleen liiketoiminnan harjoittajalle. Moni vastuu kuitenkin jakautuu toimeksiannon myötä myös kirjanpitäjälle.

Kirjanpitäjällä on velvoite noudattaa hyvää kirjanpitotapaa ja tuntea alaa koskeva ajantasainen lainsäädäntö. Hyvä kirjanpitotapa saa sisältönsä alaa sääntelevistä normeista, ohjeista, käytännöistä ja tuomioistuinratkaisuista. Siihen kytkeytyvät kirjanpitolain ohella muun muassa tilinpäätöstä, tilintarkastusta, yritystoimintaa ja verotusta koskevat säännökset sekä viranomaispäätökset. Lisäksi työtä ohjaavat Kirjanpitolautakunnan lausunnot, poikkeusluvat ja yleisohjeet sekä alan yleiset sopimusehdot.

Kirjanpitovelvollisella on usein vain pintapuolinen ymmärrys taloushallintoa koskevista velvoitteista. Niinpä kirjanpitäjältä kaivataan omaa kirjanpitotyötä ohjaavan lakitiedon ohella taitoa neuvoa kysyttäessä ja uskallusta puuttua myös silloin, kun kirjanpitovelvollinen itse on passiivinen.

Neuvonta ja puuttuminen osa asiantuntijaroolia

Neuvonta on aina ollut osa kirjanpitäjän työtä eikä sen mahdollinen vahvistuminen tulevaisuudessa ainakaan vähennä työhön kuuluvaa vastuuta. Kirjanpitäjän työtä – myös neuvontaa – ohjaavat sellaiset periaatteet, kuten puuttumisvelvollisuus, tarkkailuvelvollisuus, selvitysvelvollisuus sekä pidättäytymis- ja irtaantumisvelvollisuus.

Usein kirjanpitovelvollisen tiedon tarve johtuu aidosta tietämättömyydestä. Kirjanpitäjältä kaivataan silloin täydentävää tietoa siitä, miten erilaisissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä tulee toimia ja millaisia selvityksiä taloushallinnon tapahtumista vaaditaan. Kirjanpitäjän tulee opastaa kirjan­pitovelvollista toimimaan lainmukaisesti.

Kirjanpitäjällä on velvoite noudattaa hyvää kirjanpitotapaa ja tuntea alaa koskeva ajantasainen lainsäädäntö.

Joskus kysymys on tahallisesta väärintoiminnasta, joka verhotaan tietämättömyyden varjoon. Vaikka talousrikollisuus kuulostaa terminä suuren luokan toiminnalle, on se yhteiskuntamme yleisin rikostyyppi, joka voi ilmetä kaikenkokoisissa yrityksissä. Talousrikollinen tahtoo harvoin päivänvaloon.

Kokonaisuudessaan yllä mainitut periaatteet korostavat kirjanpitäjän omaa vastuuta ja henkilökohtaista harkintaa tilanteissa, joissa kirjanpitovelvollisen tiedot ovat puutteelliset tai joissa kirjanpidolle toimitettava materiaali on virheellistä.

Paitsi että kirjanpitäjällä on velvollisuus neuvoa kirjan­pitovelvollista toimimaan taloushallintoa sääntelevien normien mukaisesti, hänellä on myös velvollisuus puuttua lainvastaiseen toimintaan vaatimalla selvityksiä – viime kädessä toimeksi­antosopimuksen purkamisen uhalla.

Virheellinen neuvo voi johtaa rikosoikeudellisiin sanktioihin

Kirjanpitäjällä on rikosoikeudellinen ja taloudellinen vastuu tekemästään kirjanpidosta.
Rikosoikeudelliseen vastuuseen joutuminen ei aina edellytä teolta tahallisuutta. Myös tuottamuksellisesta lainvastaisesta teosta voidaan tuomita. Näin ollen huolimattomuus tai virheellinen neuvo voi johtaa rikosoikeudellisen vastuun realisoitumiseen. Se ei edellytä sitä, että kirjanpitäjä itse tekisi virheellisiä toimenpiteitä, kuten vääriä kirjauksia. Vastuu voi realisoitua myös silloin, kun kirjanpitovelvollinen menettelee kirjanpitäjältään saamiensa virheellisten neuvojen tai virheellisen ohjauksen varassa.

Kirjanpitolain 8 luvun 4 §:ssä säädetystä kirjanpitorikkomuksesta voidaan tuomita sakkoihin. Rikoslain (39/1889) 30. luvussa säädetyistä elinkeinorikoksista, joita kirjanpidon osalta ovat kirjanpitorikos, törkeä kirjanpitorikos ja tuottamuksellinen kirjanpitorikos, voi seurata myös vankeusrangaistus. Edellä mainitut koskevat paitsi kirjanpitovelvollista, myös häntä, jolle kirjanpito on toimeksiannolla uskottu.

Riskien minimoimiseksi kirjanpitäjän on tärkeää pitää oma lakiosaamisensa ajantasaisena.

Vaikka rangaistusperusteet viittaavat vahvasti virheellisiin kirjanpitoaineistoihin ja -kirjauksiin tai niiden puuttumiseen, on virheellisen kirjauksen mahdollistama neuvo tai kirjanpitäjän muu osallistuminen ja avunanto virheelliseen kirjaukseen niin ikään tuomittava. Asiantuntijavastuu on korostunut erityisesti viime vuosien oikeuskäytännössä (esim. KKO:2010:91 ja KKO:2001:128). Myös kirjanpitäjän passiivisuus tiedon­annossa on voitu katsoa oikeudessa virheeksi.

Rikosoikeudellisesti vastuu koskettaa paitsi valvontavelvollista tilitoimistoyrittäjää myös työsuhteessa toimivaa kirjan­pitäjää. Vastuun realisoitumisessa painoarvonsa on sillä, missä määrin kirjanpitäjä on ollut aktiivisesti vaikuttamassa kirjan­pidon sisältöön ja kirjausten osalta tehtyihin ratkaisuihin.

Yleiset sopimusehdot edustavat alan tapaa

Kirjanpidon toimeksiannossa sovittujen velvollisuuksien tai ehtojen laiminlyöminen voi johtaa taloudelliseen vastuuseen ja sopimusoikeudellisiin vahingonkorvauksiin. Laiminlyönti voi liittyä yhtä lailla näkyvään kirjanpitoon kuin virheelliseen neuvontaan tai sen puuttumiseen. On myös huomattavaa, että vaikka jokin taloushallinnollinen tai kirjanpidollinen asia olisi sopimuksessa määritelty kirjanpitovelvollisen tehtäväksi, ei kirjanpitäjä ole automaattisesti vapautettu vastuusta kyseisen asian suhteen.

Usein sopimuksissa on erillinen maininta asiakasneuvonnasta. Käytännössä neuvonta on erottamaton osa kirjanpitoa ja usein se kuuluu erikseen hinnoittelemattomana osana toimeksiantoon. Isommissa tilitoimistoissa taloushallinnon lainsäädäntöön liittyviä neuvoja antavat henkilöt ovat usein oikeudellisesti kouluttautuneita ja kirjanpidon alaan erikoistuneita lakiasiantuntijoita. Pienemmissä toimistoissa asiantuntijoilta kysytään moniosaamista ja myös neuvonnan osalta perehtymistä alan yksityiskohtaiseen sääntelyyn.

Usein kirjanpidon toimeksiantosopimuksiin liitetään taloushallintoalan yleiset sopimusehdot (TAL2018). Ehdot kuvaavat alan yleistä käytäntöä, ja vaikka niihin ei viitattaisi sopimuksessa lainkaan, oikeuskäytännössä ne huomioidaan alan tapana. Sopimusehtoihin sisältyy vastuunrajoituksia kirjanpitäjän ja toimeksiantajan suhteessa, mutta niitä tulkitaan mahdollisissa sopimusrikkomuksissa ja oikeuskäytännöissä tapauskohtaisesti. Näin ollen kirjanpitäjän korvausvelvollisuus voi muodostua myös vastuunrajoitusten mukaisia summia suuremmaksi.

Laintuntemus ja vastuuvakuutus turvana

Riskien minimoimiseksi kirjanpitäjän on tärkeää pitää oma lakiosaamisensa ajantasaisena. Hyvä kirjanpitotapa ei ole sisällöltään muuttumaton toimintamalli, jota noudattamalla samat toimenpiteet voi toistaa jokaisen asiakkaan tai tilanteen kohdalla ja joka vuosi samalla totutulla tavalla. Niin sääntelyn ja verotuksen muutokset kuin tuomioistuinratkaisut tuovat muutoksia myös siihen, millaisia velvoitteita kirjanpitoon ja kirjanpitäjään kohdistuu.

Yksittäisten henkilöiden tekemään asiantuntijatyöhön ja neuvontaan sisältyy aina virheen mahdollisuus. Riskiä voi osaltaan pienentää myös vastuuvakuutuksella, joka on muun muassa juridisella alalla välttämätön ja tuttu juttu, mutta kirjanpidossa vielä vähemmän käytetty.