Keskeiset ehdot työsuhteessa – mitä niistä on selvitettävä?
Työsuhteen keskeiset ehdot ovat työsopimuksen ydintä. Ne koskevat esimerkiksi työaikaa, palkkaa, työtehtäviä ja työntekopaikkaa. Keskeiset ehdot määrittelevät mitä työtä työsuhteessa tehdään ja missä raameissa.
Työsuhteen keskeisten ehtojen hahmottaminen molemmin puolin on olennaista niin työsuhdetta solmiessa kuin työsuhteen voimassa ollessa. Kysymys on paitsi sopimisesta, myös osapuolia velvoittavien säännösten ja sopimusten noudattamisesta.
Työsuhteessa noudatettavat ehdot nimittäin muodostuvat paitsi yksittäisen työntekijän ja työnantajan välillä sovitusti, myös monen eri normilähteen mukaisesti. Taustalla on lain säännöksiä, työehtosopimusten määräyksiä ja mahdollisia paikallisia sopimuksia. Aivan kaikesta ei siis voi sopia – tai jos sovitaan, ei sovittu välttämättä päde.
Usein eri normilähteet limittyvät keskenään siten, että samasta asiasta on mainintoja niin laissa kuin työehtosopimuksessakin. Yksittäisessä tapauksessa sovellettava normi määräytyy tällöin laissa säädetyn etusijajärjestyksen mukaan. Ehdoista sovittaessa on siis selvitettävä, mistä asioista voidaan sopia toisin – ja mitkä ovat pakottavaa oikeutta tai työehtosopimusten pakottavia määräyksiä.
Selvitysvelvoite aiempaa lyhyemmän ajan kuluessa ja aiempaa lyhyemmissä työsuhteissa
Työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 4 §:ssä velvoitetaan työnantaja antamaan työntekijälle selvitys työsuhteen keskeisistä ehdoista. Sen mukaan työnantajan on annettava työntekijälle kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista, mikäli ehdot eivät käy ilmi kirjallisesta työsopimuksesta.
Elokuun 2022 alussa työehtodirektiivin (EU 2019/1152) toimeenpano toi useita muutoksia erityisesti työnantajan tiedonantovelvoitteisiin. Niiden myötä työehtojen selvitys velvoitettiin annettavaksi aiempaa lyhyemmän ajan kuluessa sekä aiempaa lyhyemmissä työsuhteissa.
Selvitysvelvollisuus koskee lähtökohtaisesti kaikkia työsuhteita ja selvitys tulee nyt antaa myös alle kuukauden kestävissä määräaikaisissa työsuhteissa. Selvitys on annettava työnantajan aloitteesta kaikissa työsuhdemuodoissa automaattisesti ilman erillistä pyyntöä.
Jatkossa pääosa selvityksen tiedoista tulee antaa seitsemän päivän kuluessa työnteon aloittamisesta. Osa tiedoista voidaan antaa kuukauden kuluessa työnteon aloittamisesta.
Nämä aikarajat ovat uusia. Aiemmin määräaikana on ollut ensimmäisen palkanmaksukauden päättyminen.
Ehtoja koskevia tiedonantovelvoitteita on laajennettu ja täsmennetty
Elokuussa 2022 voimaantulleiden muutosten myötä työntekijälle on jatkossa selvitettävä ne periaatteet, joiden perusteella hän on vapaa määrittämään oman työntekopaikkansa silloin kun työnteko ei ole paikkasidonnaista. Kysymys voi olla esimerkiksi laajasta etätyömahdollisuuksien käytöstä tai työaikalain mukaiseen joustotyöaikaan liittyvästä mahdollisuudesta.
Vaihtelevaa työaikaa noudattavalle työntekijälle tulee lisäksi selvittää viikonpäivien ja kellonaikojen tarkkuudella, missä tilanteissa ja missä määrin työnantajalle syntyy työvoiman tarvetta. Nämä tiedot vaikuttavat työnantajan mahdollisuuteen sijoittaa työntekijän työvuoroja ilman erillistä suostumusta, ja ne tulee päivittää myös vanhoihin, ennen lakimuutosta tehtyihin työsopimuksiin. Tiedot on päivitettävä kolmen kuukauden kuluessa muutosten voimaantulosta eli marraskuun 2022 alkuun mennessä.
Uutena asiana selvitettävien ehtojen listaan lisättiin myös selvitys työnantajan tarjoamasta koulutuksesta tai työpaikalla sovellettavasta koulutuspolitiikasta. Se on annettava, jos työntekijällä on jokin lakiin, sopimukseen tai käytäntöön perustuva oikeus koulutukseen.
Muutosten myötä aiemmin työntekijän eläkelakiin sekä työtapaturma ja -ammattitautilakiin sisältyneet tiedonantovelvoitteet eläkelaitoksen ja vakuutusyhtiön ilmoittamisesta siirtyivät osaksi selvitystä työnteon keskeisistä ehdoista.
Myös vuokratyötä tekeville ja ulkomaantyöhön lähetettäville työntekijöille selvitettäviä tietoja täsmennettiin.
Muutoin kuin vaihtelevaa työaikaa koskevaa ehtoa koskien työnantajan ei tarvitse täydentää selvitystä 1. elokuuta 2022 voimassa olleissa työsuhteissa sellaisten ehtojen osalta, joita ei ennen lakimuutosta edellytetty selvitettäviksi.
Mitä ja miten työnteon keskeisistä ehdoista kannattaa sopia?
Vaikka työsopimusta ei ole lain mukaan välttämätöntä laatia kirjallisesti, on kirjallinen sopimus ehdottomasti paras vaihtoehto. Joka tapauksessa ehdot on neuvoteltava ja käytävä läpi työnantajan ja työntekijän välillä työnsuhdetta aloitettaessa. Mikäli työsopimuslain edellyttämät ehdot on kirjallisesti selvitetty työsopimuksessa, ei erillistä kirjallista selvitystä tarvitse antaa.
Yksinkertaisena ohjeena työehdoista neuvottelulle on rehellinen ja avoin keskustelu. Toista osapuolta ei kannata harhaanjohtamalla saada sopimaan asioita, joita hän ei ehkä haluaisi sopia. Jos sopimustekstissä sanotaan toista ja asia ymmärretään toisin, ollaan potentiaalisten ongelmien äärellä. Allekirjoitettukin sopimus – tai sen kohta – voidaan katsoa pätemättömäksi, mikäli taustalla on tahallinen yritys johtaa toista osapuolta harhaan.
Työsuhteen ehtoja koskevaa tiedonantovelvoitetta – ja myös työsuhteen sujuvuutta – ja työsopimuslain 2 luvun 4 §:ssä listattua silmällä pitäen sovittavia asioita ovat ainakin työsuhteen alkamisajankohta, mahdollinen koeaika, työntekijän asema, työsuhteen irtisanomisaika, työtehtävät ja toimenkuva, työntekopaikka, palkka sekä sen määräytymisperuste ja palkanmaksukausi, työaika ja vuosiloma, vakuutuslaitos sekä työsuhteessa noudatettava työehtosopimus.
Lista ei ole tyhjentävä. Harkinnan ja tarpeen mukaan myös muista ehdoista voidaan ja täytyy tarpeen mukaan sopia. Kuitenkin esimerkiksi aiemmin moniin työsuhteisiin vakiona liitettyyn kilpailukieltoa koskevaan ehtoon kannattaa suhtautua varauksella. Tammikuussa 2022 voimaantulleiden lakimuutosten myötä työnantajan tulee jatkossa maksaa työntekijälle korvausta myös lyhyistä kilpailukielloista työsuhteen päättyessä. Tarpeettomat ja perusteettomat ehdot voivatkin käydä työnantajalle kalliiksi, ellei niitä irtisanota.
Sovitut työehdot rajaavat työnantajan työnjohto-oikeutta
Työnantaja voi työnjohto-oikeutensa nojalla antaa määräyksiä ja tulkita työsuhteelle sovittuja ehtoja sekä muita työoikeudellisia normeja työsuhteen arjessa. Mitä tarkemmin työehdoista on sovittu, sitä kapeampi on työnantajan liikkumavara.
Esimerkiksi työntekijälle määriteltävien työtehtävien osalta on hyvä huomata, että tehtävien yksityiskohtainen määrittely rajaa työnantajan määräysvaltaa. Toisaalta se mahdollistaa työntekovelvoitteen mahdolliseen laiminlyöntiin puuttumisen pienemmällä kynnyksellä. Työnantajan näkökulmasta ehtoihin on hyvä tuoda joustavuutta, kuten maininta, jonka mukaan työntekijän työtehtäviin kuuluvat myös muut työnantajan määräämät työtehtävät.
Muutoinkin on hyvä muistaa, että työsuhde saattaa jatkua vuosia tai vuosikymmeniä ilman, että kirjallista sopimusta päivitetään. Ehtojen on siis kestettävä aikaa ja elettävä arjessa. Joihinkin ehtoihin voidaan myös lisätä maininta, että niiden tarkoituksena on kuvata asiantilaa työsuhteen alkaessa. Tämä voi koskea esimerkiksi fyysistä työntekopaikkaa, joka voi muuttua.
Miten jo sovittuja työehtoja voidaan muuttaa?
Työsuhteelle solmittujen – ja siinä noudattamalla vakiintuneiden – keskeisten ehtojen muutosta työnantaja ei voi tehdä yksipuolisesti. Se on lähtökohtaisesti työnantajan ja työntekijän yhteisellä sopimuksella tehtävä asia.
Oikeuskäytännössä on yleensä katsottu, että työnjohto-oikeuden perusteella työnantajalla on oikeus antaa työaikaa, työtehtäviä ja työntekopaikkaa koskevia määräyksiä. Käytännössä kuitenkin kysymys on ainoastaan voimassa olevan sopimuksen ja voimassa olevien työehtojen puitteissa tapahtuvista tarkennuksista.
Mikäli ehtoja sitten olisi tarpeen muuttaa työsuhteen kuluessa, on ensiksi tunnistettava, mitkä ovat kyseisellä hetkellä voimassa olevat ehdot. Tunnistamisessa auttaa kirjallinen työsopimus ja mahdollisesti annettu kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista.
Jos tilanne sattuisi olemaan sellainen, että työsopimusta ei ole kirjallisena ja suullisen sopimuksen sisällöstä on epäselvyyttä tai kaikista ehdoista ei ole sovittu, on käytännössä noudatetuilla työehdoilla vahva merkitys. Niiden voidaan katsoa vakiintuneen sitoviksi työehdoiksi.
Ensisijainen tapa muuttaa työehtoja on tietenkin yhteisen keskustelun kautta syntyvä yhteinen ymmärrys ja sopimus. Mikäli sopimusta ei synny, on ehtojen muutos mahdollista ainoastaan irtisanomisperusteella. Tämä edellyttää, että työnantajalla on työsopimuslain 3 §:n mukainen tuotannollinen tai taloudellinen irtisanomisperuste.
Tässä tapauksessa työsopimuksen ehdon muuttamisesta ilmoitetaan työntekijälle irtisanomisaikaa noudattaen siten, että vanha työsopimus irtisanotaan päättyväksi irtisanomisajan kuluttua ja tilalle tarjotaan uutta työsopimusta. Ilmoituksen tulee sisältää riittävän selvät tiedot irtisanomisperusteesta, muutettavasta ehdosta, voimaantuloajankohdasta sekä siitä, mitä seuraa. jos työntekijä ei hyväksy muutosta.
Työntekijän suojelun periaate ohjaa työnantajan tulkintavapautta
Kuten todettu, työnantajalla on oikeus – ja velvollisuus – tulkita normeja ja työsuhteen ehtoja työsuhteen kuluessa. Toisin sanoen työnantajan on työelämän arkisissa tilanteissa tehtävä työoikeudellisia tulkintoja.
Kun työnantaja antaa työnjohto-oikeutensa nojalla määräyksiä, on työntekijän niitä noudatettava. Näin on myös mahdollisesta ristiriidasta huolimatta, kunnes asia on ratkaistu.
Kuitenkin työoikeudellisen sääntelyn ytimessä on työntekijän suojelun periaate. Tästä johtuu niin sanottu edullisemmuussääntö. Sen mukaan työnantajan tulee aina epäselvässä tulkintatilanteessa valita se tulkinta, joka on työntekijälle edullisempi. Tätä sääntöä selitetään sillä, että työnantajan katsotaan olevan työsopimusta laatiessa, ehdoista sovittaessa ja työsuhteen kuluessa määräävässä asemassa.
Näin ollen, jos työnantaja ei ole sopimusta laatiessaan – ja keskeisiä ehtoja selvittäessään – nostanut työsuhteeseen jostain asiasta ehtoa, tilannetta tulkitaan lähtökohtaisesti työnantajan vahingoksi ja työntekijän eduksi.
