Kasvavat osaamisvaatimukset taloushallinnon ammattilaisille

Kireä taloustilanne pakottaa yritykset sopeuttamaan toimintojaan. Jälleen kerran joudumme toteamaan, kuinka viisaat ja fiksut toimintatavat otetaan käyttöön vasta, kun kaikki muut toimintatavat on ensin kokeiltu. Sanotaankin, että euro on hyvä konsultti! Sähköinen taloushallinto mahdollistaa uskomattomia asioita!

Taloushallinnon sähköistämisellä saadaan aikaan sekä merkittäviä säästöjä taloushallinnossa että todellisia toiminnallisia parannuksia yritysten toiminnoissa. Periaatteessa sähköisen taloushallinnon idea on yksinkertainen ja helppo; kerran syötettyä tietoa ei välillä tulosteta paperille ja lähetellä paikasta toiseen, vaan se siirretään eri toiminnoista eteenpäin sähköisen järjestelmän avulla. Kaikki tiedon käsittely, tarkastamiset, hyväksynnät ja muut työvaiheet tehdään samassa sähköisen työkulun prosessissa.

Helppoa ja yksinkertaista. Työt tehdään päivittäin, jolloin voidaan pitää tehtävät ajan tasalla. Myös kirjanpito voi olla päivittäin ajan tasalla. Helppoa ja yksinkertaista, vai onko? Näennäinen helppous muuttuu nopeasti hallitsemattomaksi kaaokseksi, jos tekijät eivät ole riittävän osaavia eivätkä tiedä tarkasti, mitä heiltä odotetaan ja miten tulee toimia.

Vielä taloushallinnon digitalisoitumisajan alkupuolella, vain parikymmentä vuotta sitten, ennustettiin kirjanpitäjistä suuren osan jäävän työttömiksi koneiden ja ohjelmien tehdessä kirjanpitotyöt. Näin ei ole tapahtunut, kirjanpitäjien tehtäväkenttä on laajentunut ja työtehtäviä kertyy entistä enemmän. Jossain mielessä ennustus on kuitenkin toteutunut – itse pääkirjanpidon laadintatyön osuus on vähentynyt nykyaikaisen kirjanpitäjän työtehtävissä.

Pelkän pääkirjanpitotyön rinnalle on tullut lukematon määrä uusia tehtäviä, jotka nyt katsotaan kuuluvan kirjanpitäjän tai taloushallinnon ammattilaisen tehtäviin luonnollisena osana.

Sähköisen taloushallinnon toteutus edellyttää jokaisessa yrityksessä toimintojen selkeyttämistä ja prosessiajattelua.

Vanha pääkirjanpito oli suppea toiminto ja niin olivat peruskirjanpitäjän ohjelmistotkin, vaatimattomia ja yksinkertaisia. Nyt sähköisessä maailmassa järjestelmät ovat laajoja, monimutkaisia ja valitettavasti myös hieman keskeneräisiä. Käytännössä kaikista ohjelmista korjataan koko ajan ohjelmavirheitä tai käyttäjien väärän toiminnan mahdollistavia toimintoja.

Taloushallinnon sähköistäminen mielekkäällä tavalla lähtee prosessien tunnistamisesta ja määrittämisestä. Yritys, joka haluaa siirtyä tosiaikaiseen, sähköiseen taloushallintoon, joutuu tarkastelemaan toimintaansa kriittisesti ja määrittelemään pelisäännöt työtavoilleen. Tämä tarkoittaa prosessien tunnistamista ja määrittelyä.

Taloushallinto on vain yksi osa yrityksen toiminnoista. Valitettavasti taloushallinto mielletään usein taustatoiminnoksi, joka ei tuota mitään lisäarvoa yrityksen menestykseen, vaikka se voisi hyvin hoidettuna niin tehdäkin. Huonosti hoidettuna taloushallinto ei auta yritysjohtoa eikä pysty tuomaan lisäarvoa.

Odotukset taloushallinnon toteuttajilta

Olen kuvannut sähköisen taloushallinnon toteuttamisen edellytyksiä ja toisaalta mahdollisuuksia. Prosessiajattelu mahdollistaa yrityksen toimintojen tehostamisen, selkeyttämisen ja toiminnan kannattavuuden parantamisen. Jokaisen toimintojen kehittämiseen osallistuvan tulee kyetä ymmärtämään organisaation toiminnan strategiat ja tavoitteet. Myös taloushallintoa toteuttavien henkilöiden on ymmärrettävä yrityksen toiminnot, prosessit ja tavoitteet selkeästi.

Vaatimukset KLT–kirjanpitäjälle tai muulle taloushallinnon ammattilaiselle ovat kasvaneet nopeasti. Enää ei riitä tiliosaaminen, tarvitaan huomattavasti laajempaa ja syvällisempää osaamista. Ennen kaikkea tarvitaan ymmärrystä asioista ja niiden merkityksestä.

Kysyttäessä yritysten toimitusjohtajilta, mitä he eniten odottavat yrityksensä talousjohtajalta, nousee tärkeimmäksi osaamisalueeksi yrityksen strategioiden ja toimintojen ymmärtäminen ja kyky sparrata talouteen liittyvissä kysymyksissä. Ei siis riitä, että taloushallinto kykenee tuottamaan yritykselle luvut oikein; niitä on myös pystyttävä tulkitsemaan ja arvioimaan.

Vaatimustaso talousammattilaisille on noussut nopeasti. Vaikuttaa aivan siltä, että automaation lisääntyessä vaatimukset ja odotukset kasvavat vielä hieman nopeammin kuin mahdollisuudet. Vaativat johtajat haluavat täsmällistä, relevanttia ja oikeaa tietoa yhä laajemmista asioista, ilman raportointiviiveitä ja juuri silloin kun tietoa tarvitaan. Jotta tieto olisi relevanttia, on tiedon tuottajan ymmärrettävä hyvin, mistä ja mitä raportoi. Pelkkä kirjanpitäjän perusosaaminen ei silloin riitä. Tarvitaan huomattavasti enemmän osaamista ja perehtymistä asioihin.

Mitään yritystä ei pystytä johtamaan pelkän taloushallinnon tuottaman tiedon avulla. Tarvitaan laajempaa näkemystä yrityksen eri sektoreista. Tietoa yhdistelemällä voidaan rakentaa tasapainoitettu mittaristo, jonka avulla yritysjohto todella voi seurata yrityksen kehittymistä ja johtaa sitä. Tunnetuin tämän alueen johtamisjärjestelmistä lienee Kaplan & Nortonin kehittämä Balanced Scorecard, tasapainoitettu mittaristo.

Mittariston idea on seurata kehitystä neljällä keskeisellä alueella. Kehittämällä näitä neljää aluetta tasapainoisesti saavutetaan paras tulos pitkällä tähtäimellä.

Mitä kaikkea taloushallinnon osaajalta vaaditaankaan

Pienenkin yrityksen toiminnot sähköistettyinä sisältävät useita eri prosesseja, joiden hallintaan käytetään erilaisia tietojärjestelmiä. Taloushallinnon osaaja on usein näiden eri toimintojen tuottamien tietovirtojen valvoja ja tarkistaja pääkirjanpidossa. Tiedot kyllä siirtyvät modernissa järjestemässä oikein pääkirjanpitoon, kunhan alkuperäinen tieto on ollut oikea. Esimerkiksi myyntitapahtumien tiliöinti tapahtuu jo tuoterekisterin ylläpidossa, ei enää pääkirjanpidon laadinnan yhteydessä.

Usein eri prosesseja hallinnoivat ja niistä vastaavat eri henkilöt. Työtehtävät eriytyvät ja pääkirjanpitäjän rooli on vastata myös muiden hallinnoimien prosessien sisällöstä ja toteuttamisesta siltä osin, kun näistä syntyy tietoja ja kirjauk-sia yrityksen kirjanpitoon.

Tehtävien eriytyminen ja prosessien hallinta uusilla toimintatavoilla siirtää myös taloushallinnon vaativia tehtäviä sellaisille henkilöille, joilta emme ole odottaneet erityisen vaativien työtehtävien hallintaa. Ostolaskujen käsittelijä tiliöi ostolaskut pääkirjanpitoon saakka ja on näin pääkirjanpitäjä, kun vanhassa maailmassa totuimme pitämään ostoreskontran hoitajan tehtäviä vaatimattomina.

Aina kun tehdään ryhmässä työtä yhteisen päämäärän aikaansaamiseksi, tarvitaan ihmisten välistä yhteistyötä ja kommunikaatiokykyjä. Perinteisesti aktiivinen vuorovaikutus ei ole koettu olevan kirjanpitäjien vahvuuksia. Pikemminkin päinvastoin, kirjanpitäjä on mielletty yksin työtä tekeväksi, hiljaiseksi puurtajaksi.

Uudessa maailmassa, työtehtävien eriytyessä, kokonaisvastuu taloushallinnosta on entistä korostetummin pääkirjanpidosta vastaavalla taloushallinnon ammattilaisella. Tehtävän onnistumiseksi hyvät vuorovaikutustaidot ovat täysin välttämättömät.

Olen kuvannut muutosta perinteisestä kirjanpitäjän vuorovaikutuksesta tilitoimistossa nykyiseen, sähköisen taloushallinnon ulkoistuksen edellyttämään toimintatapaan oheisilla kuvilla:

Asiakasyhteyshenkilö, joka vastaa palveluiden tuottamisesta asiakkaalle, on taloushallinnon rautainen ammattilainen, joka pystyy vastaamaan asiakkaan kysymyksiin, pystyy sparraamaan strategisissakin kysymyksissä, osaa kannustaa ja tukea toimintojen tekijöitä ja tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa hyvin.

Olisi liian helppoa, jos kaikki menisi aina suunnitelmien mukaan. Kun jokin menee pieleen tai huomataan virheitä, on asiakasyhteyshenkilö myös taitava ja rakentava selvittelemään ongelmia ja sovittelemaan erilaisia näkökulmia. Aktiivisuus lähtee osaajasta, joka pystyy soveltamaan tietojaan, taitojaan ja ymmärrystään asiakkaan tilanteeseen ja kykenee siten ratkaisemaan asiakkaan ongelmia parhaalla mahdollisella tavalla.

Suomi on pienenä maana hyvin riippuvainen ulkomaankaupasta. Ulkomaiset yritykset perustavat Suomeen tytäryhtiöitä ja sivuliikkeitä. Taloushallinnon ammattilaiset saavat haastavia ja mielenkiintoisia tehtäviä ulkomaisten yritysten taloushallinnon toteutuksen parissa. Tällöin edellä kuvaamieni osaamisvaatimusten listaan on lisättävä sujuva kielitaito ja usein myös kansainvälisten tilinpäätösnormistojen tunteminen.

Taloushallinnon kieleksi on vakiintunut hyvin yleisesti englanti. Kansainvälinen yritys, joka tulee Suomeen, hoitaa hyvin yleisesti koko konsernin taloushallintonsa englanniksi, olipa konsernin emoyhtiö mistäpäin maailmaa tahansa.

Pelkän kielitaidon lisäksi eri kansallisuuksista tulevien ihmisten kulttuuri eroaa merkittävästi omastamme. Ammattiasioiden lisäksi joudumme opettelemaan vieraita kulttuureita, käytöstapoja ja perehtymään itsellemme vieraisiin tapoihin nähdä asioita ja johtaa yrityksiä.

Taloushallinnon osaavana ammattilaisena opiskelu ja kouluttautuminen ei lopu koskaan. Avoimella mielellä ja positiivisuudella voi uudet haasteet nähdä elämää rikastuttavana voimavarana, joka varmistaa mielenkiintoiset työtehtävät ja jatkuvan ammatillisen kehittymisen.

Voimakkaasti alkanut taloushallinnon sähköistyminen ei pysähdy eikä kehityksen loppua ole näkyvissä. Entistä tehokkaammat, modernit tavat hoitaa myös taloushallinnon tiedon käsittelyä muuttaa tehtäväkenttäämme jatkuvasti. Samalla vaatimukset ja odotukset alan ammattilaisilta nousevat. Näiden vaatimusten täyttämiseksi meidän on kehitettävä ammattitaitoamme ja toimialaamme jatkuvasti. Todelliset osaajat erottuvat ja heille on aina tarjolla mielenkiintoisia, haastavia tehtäviä.