Hyvinvointialueiden palkkapalvelut painetestissä – Sote-muutoksen haasteet kiteytyvät kiireeseen ja inhimillisiin virheisiin

Sote-uudistus on pääsemässä maaliinsa, mikä koskettaa noin 220 000 sosiaali- ja terveydenhuollossa työskentelevää ja muutoksen myötä työnantajaa vaihtavaa henkilöä. Kyseessä on Suomen kuntataloushistorian massiivisin muutos, jonka organisointi ja nimitykset saatiin valtaosin tehdyksi viime kesään mennessä. Sen jälkeen on keskitytty kaikkein tärkeimpiin käytännön uudistuksiin. Niihin lukeutuvat palkanlaskentajärjestelmien toiminta ja välttämättömät tieto- ja viestintätekniikan muutokset.

Käytännössä kaikkien sosiaalityöntekijöiden, lääkäreiden ja sairaanhoitajien palkkojen pitäisi tulla ajallaan, jos heidän tietonsa ovat palkanlaskentajärjestelmässä oikein. Ongelmia voi kuitenkin syntyä esimerkiksi siksi, että työntekijöiden tiedot on siirretty loppusyksyn aikana uuteen hyvinvointialueen palkkajärjestelmään, mutta loppuvuoden palkat on laskettu vielä vanhassa kunnan palkkajärjestelmässä. Loppuvuoden aikana muuttuneet tiedot joudutaan siirtämään myöhemmin erikseen hyvinvointialueen palkkajärjestelmään. Näiden tietojen kirjaamisessa ja syöttämisessä tapahtuneet inhimilliset virheet voivat konkretisoitua palkanmaksussa. Käytännössä asia on kuitenkin yleensä pakko hoitaa näin, koska näin suurta määrää henkilötietoja ei voida siirtää ja tarkastaa joulukuun viimeisen ja tammikuun ensimmäisen palkanmaksun välillä.

Ongelmista on otettu opiksi

Tukipalveluiden tuottamiseen erikoistuneen kuntaomisteisen Monetran toimitusjohtaja Päivi Pitkänen sanoo, että alkuvaiheessa esimerkiksi joitakin lisiä saattaa puuttua hyvinvointialueiden työntekijöiden palkoista. Tällaisiin tilanteisiin on kuitenkin varauduttu.

– Mahdollisista häiriöstä palkanmaksussa on kerrottu hyvinvointialueille siirtyville henkilöille. Heille on myös annettu toimintaohjeet palkanmaksuvirheestä ilmoittamiseksi. Toki työskentelemme ahkerasti sen eteen, että uudistus onnistuisi mahdollisimman hyvin. Olemme varanneet lisäresursseja hyvinvointialueiden käyttöönottovaiheeseen, korostaa Pitkänen.

Helsingin kaupungin palkanmaksujärjestelmää vaivanneet ongelmat ovat olleet ikävää luettavaa, mutta niiden saama julkisuus on terävöittänyt valmistautumista hyvinvointialueiden starttiin. Tietojen oikeellisuuden ja testattujen järjestelmien lisäksi muutos edellyttää IT:n ja taloushallinnon rautaisten ammattilaisten työpanosta. Tältä osin resurssit ovat olleet tiukilla, sillä osaajia ei ole saatavilla pilvin pimein ja tämän vuoden palkanmaksun on pyörittävä taustalla normaalisti.

Tuhansien palkansaajien siirtäminen palkkaohjelmistosta toiseen on ollut jo itsessään valtava urakka, mutta on myös muistettava, että nämä palkansaajat ovat tulleet eri työehtosopimuksista ja kunnista, joissa jokaisessa palkkoja on hoidettu hieman eri tavalla.

– Sote-palveluiden piiriin kuuluu useampia sellaisia ammattiryhmiä, joiden TES on monisyinen tulkittava. Tähän joukkoon lukeutuvat esimerkiksi lääkärit, muistuttaa Pitkänen.

Esihenkilöiltä toivotaan reagointia palkanmaksun puutteisiin

Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tarjoavan Provincian kehitysjohtaja Terhi Saarinen kertoo, että muutosvauhti on kiihtynyt mentäessä kohti vuodenvaihdetta. Kuukausien ja viikkojen sijaan on ryhdytty puhumaan päivistä. Ensimmäinen uusien hyvinvointialueiden palkanmaksu tapahtuu 13.1.2023.

– Onnistuminen pyritään varmistamaan järjestelmien huolellisella testaamisella, mutta silti palkanmaksuhäiriöihin on syytä varautua. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää, että hyvinvointialueilla ja erityisesti esihenkilöillä on ajantasainen ohjeistus ongelmatilanteiden varalle, sanoo Saarinen.

Pientä pelivaraa saadaan siitä, että palkka-ajot tehdään useampia päiviä ennen varsinaista H-hetkeä pankkien mahdollisten viiveiden takia. Jos esihenkilö huomaa, että työntekijöiden palkoissa on selkeitä puutteita, pystytään muutokset validoimaan varsinaiseen palkanmaksuajankohtaan mennessä.

– Uudistuksen aikataulu on ollut haasteellinen, ja sen yhteydessä on konvertoitu isoja tietomassoja. Lisäksi sote-alan toimintaympäristö on siinä mielessä eläväinen, että työsuhteita ja työehtosopimuksia on monenlaisia ja henkilöstömäärät voivat vaihdella jopa päivittäin. Esimerkiksi sairaalassa tuo vaihtelu voi olla 150 työntekijää, kuvailee Saarinen.

Tulorekisterin ja arvonlisäveroilmoitusten tietoja korjataan jälkikäteen

Pitkänen ja Saarinen korostavat, että työ ei suinkaan ole tammikuussa valmis. Ensimmäisessä vaiheessa on priorisoitu palkanmaksun ja ostolaskujen käsittelyn kaltaisia kriittisiä toimintoja. Esimerkiksi tulorekisterin tiedot saattavat mennä virheellisinä sisään, sillä verottaja ei ole kyennyt antamaan niiden toimittamiselle lisäaikaa. Lisäaika olisi vaatinut lakimuutoksia, mihin ei ollut aikataulusyistä mahdollisuuksia. Myös arvonlisäveroilmoitusten tietoja joudutaan alkuvuonna hyvin suurella todennäköisyydellä korjaamaan. Pidemmällä tähtäimellä tekemistä riittää muun muassa järjestelmien ja raportoinnin kehittämisessä.

– Onneksi näistä asioista on saavutettu yksimielisyys asiakkaan kanssa. Kaikki osapuolet tietävät, että kaikkea ei saada kerralla valmiiksi. Prosessia viilataan ja kehitetään eteenpäin yhteistyössä, kunhan perusasiat saadaan ensiksi pyörimään, summaa Saarinen.