Etätyö ulkomailla voi tuoda yllätyksiä

Suomalaisilla on Espanjassa, Virossa ja pitkin maailmaa kymmeniätuhansia asuntoja. Näiden asuntojen omistajien lähipiiriin kuuluu satojatuhansia ihmisiä, joilla on mahdollisuus varsin matalalla kynnyksellä siirtyä pidemmäksikin aikaa ulkomaille töihin ja asumaan asuntoon, joka vastaa mukavuuksiltaan suomalaista kotia. Softafirmoilla on ollut pitkään tapana työnantajakuvaansa kiillottaakseen vuokrata taloja erityisesti Välimeren maista. Näitä huviloita työntekijät ovat voineet käyttää tukikohtina etätöissään. Joskus matkaan on lähtenyt kokonainen tiimi pidemmäksi aikaa.

Ajatus tilinpäätösleirin järjestämisestä Las Palmasissa on syntynyt useammassakin tilitoimistossa. Huojuvat palmut, sangria ja porukalla pähkäillyt veroilmoitukset kuulostavat houkuttelevalta tavalta rakentaa ryhmähenkeä ja auttaa jaksa­maan kiireaikana. Ennen laukkujen pakkaamista kannattaa uhrata muutama ajatus sille, että vaikka teknisesti etätyö toimi­sikin maailmalta helposti, ei asia ole juridisesti välttämättä lainkaan yhtä yksinkertainen.

Etätyö ulkomailla poikkeaa lomasta keskeisesti siinä, että työ on tuottavaa toimintaa, jonka tulokseen ja tekemiseen kohde­valtiolla saattaa olla erilaisia intressejä. Nämä kannattaa selvittää erityisesti ennen pidempiä kuukausia kestäviä ulkomaan työrupeamia.

Etätyö ulkomailla poikkeaa lomasta keskeisesti siinä, että työ on tuottavaa toimintaa, jonka tulokseen ja tekemiseen kohdevaltiolla saattaa olla erilaisia intressejä.

Suurin riski ulkomaisessa etätyössä työnantajille piilee silloin, kun työntekijälle sattuu kohdemaassa onnettomuus tai hän sairastuu vakavasti. Tällöin saattaa nousta esille ulkomailla oleilun luonne ja kysymys siitä, onko työn­antaja huolehtinut vaadittavasta vakuutusturvasta ja sosiaaliturvavelvoitteistaan, joita kohdemaan työnantajille on asetettu. Työnantajalla on työsuojelullisia velvollisuuksia myös silloin, kun työntekijä työskentelee etätöissä.

Tuloverotus

Aivan samaan tapaan kuin Suomessa toimivalle ulkomaiselle yritykselle voi muodostua kiinteä toimipaikka, pysyvä liikepaikka tai johtopaikka, voi tilitoimiston etätyöpisteestä ulkomailla muodostua vastaava verovelvollisuuden kohdemaassa laukaiseva järjestely. Pelkkä kotityöpistekin saattaa yksinään muodostaa kiinteän toimipaikan.

Tosiasiallinen johtopaikka puolestaan sijaitsee paikassa, jossa yrityksen päätöksentekoelin tekee yhteisön tärkeimmät ylintä päivittäistä johtamista koskevat päätökset. Yrittäjä, joka johtaa toimintaa ulkomailta, voi yksinäänkin muodostaa johtopaikan. Mikäli paikallinen verovelvollisuuden kynnys ylittyy, tulee yrityksen antaa säännöllisesti veroilmoitukset kohdemaassa ja maksaa siellä tuotetusta voitosta vero kyseiseen maahan.

Arvonlisävero

Arvonlisäverovelvollisuus kohdemaahan voi syntyä, jos siellä valmistetaan tavaroita tai tuotetaan palveluita. Monessa maassa vähäinen tuotanto on vapautettu arvonlisäverovelvollisuudesta, mutta mikäli liikevaihto ylittää vähäisen liiketoiminnan rajan, muodostuu toimijalle velvollisuus maksaa arvonlisäveroa tai ainakin jättää kausiveroilmoitus siinäkin tapauksessa, että koko tehty työ eli myynti on verovapaata yhteisökauppaa. Tällöinkin edellytetään, että toisessa EU-maassa oleva ostaja on rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi. Näin esimerkiksi Espanjasta Suomeen jollekin yhdistykselle tehty tilinpäätöstyö ei välttämättä täytä verovapaan yhteisömyynnin edellytyksiä.

Työnantajavelvollisuudet

Ulkomaalaiselle yritykselle saattaa monissa maissa ­muodostua erilaisia työnantajavelvollisuuksia, mikäli sen työn­tekijä työsken­telee kyseisessä maassa. Tällainen on esimerkiksi velvollisuus maksaa eläke- ja sosiaaliturvamaksuja. Yleensä työnantaja­velvollisuuden laukaisee yllä mainittu kiinteän toimi­paikan muodostuminen tai se, että oleskelu kohdemaassa kestää riittävän kauan. Monessa maassa ja asiassa kuusi kuukautta on kriittinen raja oleskelun kestolle. Esimerkiksi toisessa EU-maassa oleskellessaan työntekijällä itsellään on velvollisuus rekisteröityä paikallisviranomaisen luona, mikäli oleskelu kestää yli kolme kuukautta. Tämä on jo verrattain lyhyt aika.

Työntekijän tekemä rekisteröityminen voi laukaista paikallisen veroviranomaisen mielenkiinnon kyseisen henkilön tekemää työtä kohtaan. Työntekijät saattavat olla eri asemassa sen perusteella, ovatko he EU-maan vai jonkin muun maan kansalaisia. Suomalaisissa tilitoimistoissa on paljon työntekijöitä, jotka ovat Venäjän kansalaisia ja joilla on työ- ja oleskelulupa Suomessa. Heidän kannattaa selvittää erityisen huolellisesti, onko heillä oikeus suomalaisen luvan turvin työskennellä toisessa EU-maassa tai miten heidän työskentelyynsä suhtaudutaan EU:n ulkopuolella, esimerkiksi Turkissa.

Tietosuoja ja tietoturva

Ennen ulkomaille etätöihin lähtemistä kannattaa ­miettiä myös tietoturvaa ja tietosuojaa. Suomalaisen tilitoimiston asiakkaalla on oikeus odottaa, että tilitoimisto huolehtii tieto­suojasta (GDPR) asiallisesti myös silloin, kun työtä tehdään etänä. Ei ole aivan itsestään selvää, saako arkaluonteisia henkilö­tietoja, kuten palkanlaskentaan liittyviä sairausloma- ja ammatti­yhdistysjäsenyystietoja, siirtää, käsitellä ja tallentaa EU/ETA:n ulkopuolisessa maassa. Niinpä palkkojen laskeminen esimerkiksi Floridassa tai Dubaissa voi jo itsessään rikkoa kotimaista lainsäädäntöämme tai tilitoimiston asiakassopimuksia. Tällä on merkitystä erityisesti silloin, jos sattuu jokin vahinko ja joudutaan määrittelemään vahingonkorvausvelvollisuutta ja korvaus­velvollisuuden rajoja.

Suomalaisen tilitoimiston asiakkaalla on oikeus odottaa, että tilitoimisto huolehtii tieto­suojasta (GDPR) asiallisesti myös silloin, kun työtä tehdään etänä.

Aivan samaan tapaan kuin etätöissä kotimaassa on myös ulkomailla työskenneltäessä varmistettava, että työntekijän työasema ja verkkoyhteydet ovat suojattuja ja että ne mahdollistavat tehokkaan työskentelyn. Nopeat ja suojatut verkko­yhteydet eivät ole itsestäänselvyys etätöissä ulkomailla, ja tämä on työnantajan huomioitava. Suojaamaton työasema ja verkkoyhteys altistavat pääsyn arkaluontoisiin asiakasaineistoihin.

Hyvä yleissääntö on, että ei käytetä avoimia verkkoja, kuten lentokoneiden, hotellien ja ravintoloiden WiFi-yhteyksiä. Mahdollisuuksien mukaan aineistosiirtoihin ja asiakasjärjestelmiin kannattaa käyttää suojattuja VPN-yhteyksiä. Puutteet tietoturvassa voivat johtaa merkittäviin asiakastietojen väärinkäytöksiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tilitoimistotyönantajalle sekä tilitoimiston asiakasyrityksille.

Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät tekniset ratkaisut ja toimintaohjeet tuleekin huomioida erityisen tarkasti etätöissä ulkomailla. Etukäteen kannattaa miettiä myös se, miten toimitaan, jos työntekijän tietokone rikkoutuu. Mistä saadaan tilalle tietoturvallinen uusi kone?

Uskaltaako etätöitä tehdä ulkomailta?

Ennen etätyöluvan antamista ulkomaille ­vastuullinen työnantaja selvittää edellä mainitut asiat ja huolehtii, että kaikki tarvittavat rekisteröinnit on tehty. Jokainen voi miettiä omalla kohdallaan, mitä vastaisi ulkomaiselle asiakkaalle, jos tämä kysyisi, että tarvitseeko Suomessa maksaa veroja, jos perustaa Leville toimiston muutamaksi kuukaudeksi. Mikäli vastaus on, että ”Suomessa ei veroja keräillä ja sosiaaliturva on aina voimassa, tänne vaan”, voi myös aika ­huoletta itse perustaa toimiston vaikkapa Thaimaahan siltä istumalta. Aina voi lohduttautua myös sillä, että ­useimmin epäselvyyksistä selviää pelkillä sakoilla ja hallinnollisilla maksuilla sekä järjettömällä määrällä paperi­työtä.

Ulkomailta käsin tehtävää etätyötä varten voi ostaa palveluita myös paikallisilta palvelun ­tarjoajilta. Suoma­lainen työntekijä voi mennä töihin paikalliseen henkilöstövuokrausyritykseen, joka sitten vuokraa työntekijän työpanoksen suomalaiselle tilitoimistolle. Paikallinen vuokrafirma hoitaa kohdemaan työnantaja­velvoitteet, verot ja muut vastuut sekä auttaa työntekijää paikallisissa rekisteröitymisissä. Suomalainen tilitoimisto maksaa palvelusta laskua vastaan.

Tällöin tilitoimiston kannattaa miettiä, kenen intressissä ulkomailla työskentely on ja kuka maksaa ylimääräiset kustannukset, työntekijä vai tilitoimistotyönantaja. Järjestelystä voi aivan hyvin sopia, että suomalainen työnantaja maksaa sen verran kuin henkilön palkka sivukuluineen olisi Suomessa ja tästä summasta veloitetaan päältä ulkolaiset palvelu- ja viranomaismaksut sekä verot. Jäljelle jäävä nettoraha muodostaa henkilön palkan.