Etätyö ulkomailla – mitä siitä on sovittava?

Työlainsäädännön näkökulmasta etätyö näyttäytyy pitkälti tavanomaisena työnä, jossa sovittuja ja tyypillisesti työnkuvaan kuuluvia työtehtäviä tehdään paikasta riippumatta. Etänä – myös ulkomailla – työskentelyä koskevat lähtökohtaisesti samat oikeudet ja velvollisuudet kuin työnantajan tiloissakin tapahtuvaa työskentelyä. Ulkomailla tehtävässä etätyössä on kuitenkin seikkoja, jotka on tärkeä tiedostaa. Ne liittyvät erityisesti sosiaaliturvaan ja verotukseen.

Etätyö ulkomailla on eri asia kuin ulkomaan komennus

On hyvä huomioida, että etätyö ulkomailla on eri asia kuin perinteisempi ulkomaan komennus, jossa työntekijä lähtee työnantajan osoittamana ulkomaille suorittamaan perinteisestä työnkuvastaan poikkeavaa ja projektiluontoista tehtävää. Pääsääntöisesti etätyö ulkomailla tarkoittaa vapaaehtoista, vakituisesti Suomessa asuvan työntekijän omasta aloitteesta tapahtuvaa työskentelyä ulkomailta käsin.

Etätyöstä ei ole lain näkökulmasta pakko sopia kirjallisesti. Suullinen sopiminenkin riittää. Kirjallinen sopiminen on kuitenkin suositeltavaa ainakin silloin, jos etätyönteko pitkäkestoista ja toistuvaa. Erityisen tärkeää kirjallinen sopiminen on silloin, jos työntekijä lähtee työskentelemään ulkomaille.

Sovittiin etätyöstä – ja ulkomaan etätyöstä – kirjallisesti tai ei, etätyötä koskevat pitkälti samat työlainsäädäntöön ja työsopimukseen kytkeytyvät oikeudet ja velvollisuudet kuin työnantajan tiloissakin tapahtuvaa työtä. Se tarkoittaa sitä, että työntekopaikasta ja -valtiosta riippumatta työnantajalla säilyy vastuu muun muassa työaikasuojelusta ja työturvallisuudesta.

On kuitenkin hyvä huomioida, että vaikka työsuhteessa noudatettaisiin työnantajan kotimaan lainsäädäntöä, on myös kohdemaan työlainsäädäntö tärkeä tunnistaa. Työnantajalla ei näet ole oikeutta heikentää työntekijän oikeuksia suhteessa siihen, millaisia oikeuksia kohdemaan pakottava työlainsäädäntö työntekijälle tarjoaa.

Myös verotuksen osalta verovelvollisuus säilyy Suomessa, mikäli etätyö ulkomailla ei ole pysyvää. Asiaa määrittää kuitenkin Suomen sääntelyn ohella kohdemaan verolainsäädäntö. Yleensä verovelvollisuus kohdemaassa syntyy oleskeluajan ylittäessä puoli vuotta, mutta asiasta on poikkeuksia.

Ulkomaan etätyössä on huomioitava erityisesti vakuutus- ja sosiaaliturva

Etätyö ulkomailla ei ole työntekijän automaattinen oikeus eikä se toteudu yksipuolisesi ilmoittamalla. Toki on hyvä tunnistaa, että ulkomaan työnteon mahdollistaminen voi osaltaan kasvattaa työtyytyväisyyttä, -hyvinvointia ja -motivaatiota. Parhaimmillaan se siis palvelee sekä työntekijän että työnantajan intressejä.

Jos työntekijä kysyy lupaa työskennellä etänä ulkomailta käsin, on asiaan kuitenkin hyvä paneutua tapauskohtaisesti. Se, millaisia asioita työnantajan tulee tilanteessa huomioida, riippuu myös kohdemaasta. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset maakohtaiset ilmoitus- tai rekisteröintivelvoitteet, viisumit ja työluvat.

Etätyö ulkomailla eroaa kotimassa tehtävästä etätyöstä erityisesti työntekijän sosiaali- ja vakuutusturvan näkökulmasta, Vaikka työntekijä olisi Suomen kansalainen, asuisi vakituisesti Suomessa ja tekisi etätöitä suomalaiselle yritykselle, hän ei automaattisesti kuulu ulkomailla työskennellessään Suomen sosiaaliturvan piiriin. Tilanne edellyttää erillistä todistusta Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta.

Mikäli kohdemaa on EU/ETA-maa, Sveitsi tai Britannia, kysymys on A1-todistuksesta. Muissa maissa on tarkistettava mahdollisen sosiaaliturvasopimuksen olemassaolo. Mikäli työntekijän ei katsota kuuluvan Suomen sosiaaliturvan piiriin, on työnantajan huolehdittava sosiaalivakuutusmaksuista ja sosiaaliturvan järjestämisestä kohdemaassa.

Kiinteä toimipaikka ulkomaan etätyöntekijän kotiin tai loma-asunnolle

Yhdenkin työntekijän etätyö ulkomailla voi muodostua yllättävän suureksi verotukselliseksi kysymykseksi työnantajalle. Voi näet olla niin, että etätyöntekijän työskentelyvaltio katsoo työnteon muodostavan työnantajaorganisaatiolle kiinteän toimipaikan, josta liiketoimintaa harjoitetaan. Tällöin etätyöntekijän työnantaja rinnastuu kohdemaassa paikalliseksi työnantajaksi. On hyvä huomata, että tällainen kiinteä toimipaikka voi syntyä varsinaisen toimiston ohella myös työntekijän kotiin tai loma-asuntoon, mikäli hän käyttää sitä säännönmukaisesti työntekopaikkanaan.

Se, millaisissa tilanteissa kiinteä toimipaikka muodostuu, määrittyy valtioiden välisten verosopimusten ja kohdemaan lainsäädännön perusteella. Todennäköisyys kiinteän toimipaikan muodostumiseen kuitenkin kasvaa, kun etätyönteko ulkomailla on pitkäkestoista. Myös työntekijän asemalla on vaikutusta asiaan. Esimerkiksi jos työntekijällä on mahdollisuus tehdä merkittäviä sopimuksia työnantajan lukuun tai hän hoitaa myyntitoimintaa kohdemaasta käsin, on kiinteän toimipaikan muodostuminen todennäköisempää.

Koska asia vaikuttaa sekä yrityksen että työntekijän verotukseen sekä työnantajan raportointivelvoitteisiin, on siihen hyvä perehtyä erityisesti silloin, kun työskentely ulkomailla on toistuvaa, jatkuvaa tai pitkäkestoista.

Etätyö ulkomailla voi olla myös pysyvää

Etätyö ulkomailla tarkoittaa yhä useammin myös tilannetta, jossa ulkomainen työntekijä rekrytoidaan suomalaisen työnantajan palvelukseen, mutta annetaan hänelle mahdollisuus työskennellä osin tai kokonaan etänä omasta kotimaastaan käsin. Tällaisessa tilanteessa sosiaaliturva ja verotus ovat jälleen huomioitavina, muun työstä sopimisen ohessa.

Tarve tehdä valtioiden rajat ylittävää etätyötä on tuoreeltaan tunnistettu myös EU:ssa. Euroopan komissiossa sosiaaliturvakysymyksiä käsittelevä hallintotoimikunta nimesi jo vuoden 2022 syksyllä työryhmän selvittämään rajat ylittävän etätyön kysymyksiä. Tahtotilana on lisätä EU:n alueella työskentelevien mahdollisuuksia tehdä etätöitä kotoaan käsin tapauksissa, joissa työnantaja on toisessa maassa. Työryhmä laati heinäkuun 2023 alussa voimaantulleen etätyösopimuksen mallin, joka mahdollistaa jatkossa aiempaa – ja EU:n sosiaa­liturva-asetusta – laajemman etätyönteon työntekijän kotimaassa ilman sosiaaliturvan siirtymistä työntekijän kotimaahan. Sen perusteella työntekijä voi tehdä etätyötä asuinmaassaan yli neljäsosan, mutta kuitenkin alle puolet kokonaistyöajastaan. Tällöin työntekijään voidaan soveltaa työnantajan kotimaan sosiaa­liturvalainsäädäntöä.

Käytännössä malli toimii ainoastaan silloin, kun sekä työnantajan että työntekijän kotimaa ovat allekirjoittaneet etätyösopimuksen ja soveltavat sitä. Työnantajan on haettava sopimuksen soveltamista ja A1-todistusta Eläketurvakeskukselta.

Edellä mainitun työryhmän työ kuitenkin jatkuu, ja uuden sopimusmallin luomisen on kerrottu olevan vain ensiaskel valtioiden rajat ylittävän työnteon aiempaa paremmalle mahdollistamiselle EU:n sisällä.