Edellytykset onnistumiselle

Onnistuminen työssä on laaja kokonaisuus, johon liittyvät perehdytys, osaamisen kehittäminen, työkyvyn tukeminen sekä turvallisuudesta huolehtiminen. Taloushallinnon ammattilaisten työssä nämä kysymykset korostuvat, sillä työn tulokset vaikuttavat suoraan yrityksen taloudelliseen raportointiin, asiakassuhteisiin ja lainmukaisuuteen. Virheiden kustannukset voivat olla merkittäviä, ja niiden taustalla on harmittavan usein se, ettei työnantaja ole riittävällä tavalla varmistanut työn edellytyksiä.

Työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 1 §:n yleisvelvoitteen mukaan työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijä voi suoriutua työstään. Lainsäädäntö asettaa työnantajalle tämän lisäksi joukon muitakin velvollisuuksia, jotka tukevat työntekijän onnistumista. Toki työntekijälläkin on oma vastuunsa tekemisestään – esimerkiksi työnantajan antamien ohjeiden noudattaminen, työyhteisön pelisääntöjen kunnioittaminen ja lojaliteetti työnantajaa kohtaan.

Työturvallisuussääntely korostaa entistä vahvemmin yksilöllisten ja erityisesti yli 55-vuotiaiden sekä nuorten työntekijöiden tarpeiden huomioimista.

Erityisesti asiantuntijatyössä osaamisen ylläpitäminen kuuluu isolta osin työnkuvaan. Se on erottamaton osa arkea, josta asiantuntija osaltaan vastaa itse – samoin kuin muidenkin tehtäviensä hoitamisesta. Osaamisen kehittäminen ja onnistumisen tukeminen kysyvät kuitenkin panostusta, resursseja, aikaa ja asenneilmapiiriä, mistä suurinta vastuuta kantaa työnantaja.

On hyvä huomata, että vaikka lainsäädäntö asettaa tiettyjä vaatimuksia työntekijän suoriutumisen tukemiseksi, onnistumisen määrittely on lopulta tilannekohtaista. Jokainen työnantaja määrittelee, mielellään yhdessä henkilöstönsä kanssa, ne tavoitteet, joilla onnistumista mitataan. Jotta voidaan arvioida, miten työntekijä on onnistunut, tulee tehtävien ja tavoitetason olla selvästi määritelty.

Työyhteisön ja organisaation onnistumista mitataan yhteisillä tavoitteilla. Tavoitteet ovat usein ajassa muuttuvia. Parhaimmillaan ne on johdettu päivittyvästä ja ajantasaisesta strategiasta riittävän konkreettisiksi kokonaisuuksiksi.

Onnistuminen on tietenkin myös henkilö- ja yksilökohtaista. Se, minkä toinen kokee onnistumiseksi, ei välttämättä merkitse onnistumista toiselle. Tässä konkreettisten tavoitteiden sijaan onnistumista määrittelee työntekijän kokemus – ja siitäkin vastuullisen työnantajan tulee olla kiinnostunut. Onnistuminen koetaan vahvemmin sosiaalisessa vuorovaikutuksessa. Lopulta onnistuminen on yhteispeliä, jossa molemmat osapuolet kantavat vastuunsa.

Työntekijöiden onnistumisen tukeminen ei ole vain velvoite, vaan myös kilpailutekijä. Yritykselle se tarkoittaa vähemmän virheitä, korkeampaa työntekijätyytyväisyyttä, pienempiä henkilöstön vaihtuvuuskustannuksia ja tyytyväisempiä asiakkaita. Jokainen työntekijän onnistuminen on myös työnantajan onnistuminen ja näkyy lopulta suoraan toiminnassa sekä sen tuloksessa.

Perehdyttäminen on työn onnistumisen perusta

Työturvallisuuslaki (738/2002) edellyttää, että työnantaja perehdyttää työntekijän työtehtäviin, työvälineisiin sekä työpaikan olosuhteisiin niin työsuhteen alussa kuin olosuhteiden muuttuessa. Perehdytysvelvoite on siis jatkuva ja sen laiminlyönti ei ole vain lainvastaista, vaan myös inhimillinen ja liiketaloudellinen riski. Virheellisesti hoidettu kirjanpito, väärin tehty palkanlaskenta tai puutteellinen raportointi voivat aiheuttaa sanktioita ja vahinkoa asiakassuhteille. Puutteellinen perehdyttäminen on omiaan syömään työntekijän motivaatiota, lisäämään työn kuormitusta ja vähentämään työhyvinvointia.

• Esimerkki: Tilitoimistossa uusi työntekijä aloittaa palkanlaskennan parissa. Jos hän ei saa selkeää perehdytystä työssä käytettäviin ohjelmistoihin ja työtapoihin tai asiakasyrityksen palkanmaksusta sovittuihin yksityiskohtiin, virheelliset palkkalaskelmat voivat johtaa työnantajalle sanktioihin, mainehaittaan ja jopa oikeudellisiin riitoihin asiakkaiden kanssa.
• Vinkki työnantajalle: Perehdytys kannattaa suunnitella, ohjeistaa ja dokumentoida. Kun työnantaja voi osoittaa, että työntekijälle on annettu riittävä opastus, vastuun rajat ovat selkeämmät mahdollisten virheiden sat­tuessa. Dokumentointi tukee myös yhdenvertaisuutta: jokainen uusi työntekijä saa saman tasoisen perehdytyksen, yksilölliset tarpeet huomioiden, eikä tietoa jää vain satunnaisten kahvipöytäkeskustelujen varaan. Järjestelmällisyys tukee myös sitä, että jokaisen työsuhteessa olevan työntekijän perehdytykseen panostetaan olosuhteiden, työtapojen ja -välineiden muuttuessa ja työsuhteen kuluessa. On hyvä muistaa, että yhdenvertaisuuden ohella työturvallisuussääntely korostaa entistä vahvemmin yksilöllisten ja erityisesti yli 55-vuotiaiden sekä nuorten työntekijöiden tarpeiden huomioimista.
• Liiketoiminnan näkökulma: Perehdytys on sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin. Hyvin perehdytetty työntekijä saavuttaa täyden työtehon nopeammin, tekee vähemmän virheitä, on tyytyväisempi työhönsä ja palvelee asiakkaita laadukkaammin. Perehdytyksen laiminlyönti puolestaan näkyy paitsi virheinä myös henkilöstön vaihtuvuutena. Molemmat tulevat työnantajalle kalliiksi.

Osaamisen kehittäminen kuuluu jokaiseen työsuhteeseen

Työsopimuslain mukaan työnantajan on edistettävä työntekijän mahdollisuuksia kehittyä työurallaan kykyjensä mukaan. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että työnantajan on huolehdittava työntekijän osaamisen riittävyydestä myös muuttuvissa olosuhteissa.

Asiantuntijatyö ja erityisesti taloushallinnon ala on hyvä esimerkki jatkuvasta oppimisen tarpeesta ja nopeasta muutoksesta: lainsäädännön muutokset, automaatio, tekoäly ja jatkuvasti uudistuvat raportointivelvoitteet vaativat jatkuvaa kehittymistä ja kouluttautumista. Jos työnantaja ei tue osaamisen kehittämistä arjessa ja pidemmällä aikavälillä, seuraukset näkyvät virheinä työssä sekä lopulta koko organisaation kilpailukyvyn heikentymisenä.

• Esimerkki: Kirjanpidon ammattilainen, joka ei saa tukea ja opastusta siihen, miten pitää itsensä ajan tasalla työtään koskevien lainsäädännön vaatimusten ja muutosten seurannasta, voi menetellä vanhentuneiden vaatimusten mukaisesti esimerkiksi verotietoja ilmoit­taessaan. Virheellisesti ilmoitetut tiedot voivat johtaa verottajan huomautuksiin tai jopa sakkoihin.
• Vinkki työnantajalle: Osaamisen varmistaminen ei aina tarkoita pitkiä koulutuspäiviä. Arjessa käytössä olevat ohjeistukset ja ajantasaisen sääntelytiedon hakua tukevat työkalut, lyhyet sisäiset tietoiskut, mentorointi ja osaamisen jakaminen asiantuntijatiimin sisällä ovat toimivia ja kustannustehokkaita tapoja pitää osaaminen ajan tasalla.
• Liiketoiminnan näkökulma: Osaava taloushallinnon henkilöstö tuottaa vaatimusten mukaista ja laadukasta työtä, mikä näkyy suoraan asiakastyytyväisyydessä, luottamuksessa ja uusien toimeksiantojen saamisessa. Jokainen asiakas, joka kokee saavansa luotettavaa palvelua, on potentiaalinen suosittelija.

Työkyvyn tukeminen on ennaltaehkäisevää

Työkyky tarkoittaa henkilön kykyä suoriutua työstä. Työkykyjohtaminen ei ole valinnainen asia. Työnantajalla on työturvallisuuslain mukainen yleinen huolehtimisvelvoite. Työterveyshuoltolaki (1383/2001) velvoittaa lisäksi työnantajaa järjestämään työterveyshuollon, jonka keskeinen tarkoitus on ennaltaehkäistä työstä johtuvia terveyshaittoja ja tukea työkykyä. Lakisääteiset vaatimukset antavat pohjan työkykyjohtamiselle, työpaikan käytännöille ja toimivalle työyhteisölle.

Asiantuntijatyö ja erityisesti taloushallinnon ala on hyvä esimerkki jatkuvasta oppimisen tarpeesta ja nopeasta muutoksesta.

Työkyky ei tarkoita pelkästään fyysistä ja henkistä ter­veyttä, vaan rakentuu myös muun muassa osaamisesta ja motivaa­tiosta. Taloushallinnon työssä fyysiset riskit ovat usein pieniä, mutta henkinen kuormitus ja kiire ovat merkittäviä. Pitkät asiakaspalaverit, tilinpäätösruuhkat ja jatkuva lainsäädäntömuutosten seuraaminen voivat kuormittaa liikaa. Asiantuntijatyössä kuormitus esiintyy usein ennakoitavissa tai äkillisissä kiirepiikeissä työssä vuoden varrella. Työnantajan velvollisuus on seurata työn määrää ja sen kiireellisyystasoa sekä työaikaa ja poissaoloja. Vastuunsa kantava työnantaja kuuntelee herkällä korvalla ja ottaa varhain esiin työn kuormitukseen sekä työkykyyn liittyvät huolet ja järjestää tarvittaessa työkykyneuvottelun yhdessä työterveyshuollon kanssa.

• Esimerkki: Tilinpäätöskiireessä uupunut työntekijä jää pitkälle sairauslomalle. Jos työnantaja olisi jo varhaisessa vaiheessa havainnut liiallisen työkuorman sekä jaksamisen ongelmat ja pyrkinyt vähentämään kuormitustekijöitä esimerkiksi tehtäviä jakamalla ja henkilöstöresursseja kasvattamalla tai viimeistään järjestänyt työnkuvan muutoksia yhdessä työterveyshuollon kanssa, pitkittynyt poissaolo olisi voitu välttää.
• Vinkki työnantajalle: Työkyvyn seurantaan kannattaa luoda selkeä malli siitä, miten pitkiksi venyviin työpäiviin suhtaudutaan, millaista keskustelua työn kiirejaksoista käydään, kuinka monen sairauspoissaolopäivän jälkeen otetaan asia puheeksi ja milloin työterveyshuolto otetaan mukaan. Selkeät käytännöt vähentävät epävarmuutta ja lisäävät työntekijöiden luottamusta siihen, että heitä tuetaan.
• Liiketoiminnan näkökulma: Toimivalla työkykyjohtamisella on positiivisia vaikutuksia työntekijöiden työkyvyn ja työhyvinvoinnin lisäksi muun muassa työn tuottavuuteen, laatuun, yrityksen maineeseen ja työntekijöiden sitoutumiseen. Jokainen sairauspoissaolopäivä maksaa työnantajalle paitsi palkkakuluina myös menetettynä tuottavuutena. Varhainen puuttuminen säästää rahaa, tukee inhimillistä hyvinvointia ja parantaa henkilöstön sitoutumista.

Työturvallisuusvelvoitteet koskevat myös siistiä sisätyötä

Työturvallisuuslain yleinen huolehtimisvelvoite velvoittaa työnantajaa huolehtimaan työn turvallisuudesta ja terveellisyydestä. Tämä kattaa myös toimistotyön ja tietotyön. Taloushallinnon työssä keskeisiä kysymyksiä ovat tyypillisesti psyko­sosiaalinen turvallisuus ja ergonomia.

• Esimerkki: Jos työntekijä tekee pitkään töitä epäergonomisesti ilman kunnollista työtuolia ja näyttöä, seurauksena voi olla pitkä sairausloma tuki- ja liikuntaelinvaivojen vuoksi. Toisaalta työyhteisön psykososiaaliset suhteet voivat heijastella työssä jaksamiseen niin fyysisesti kuin henkisesti.
• Vinkki työnantajalle: Työturvallisuus ei ole vain vuosittainen riskikartoitus, vaan jatkuvaa seurantaa. Esihenkilöiden kannattaa säännöllisesti keskustella työntekijöiden kanssa työolosuhteista sekä työyhteisön tilasta ja kuunnella huolia, jotka eivät välttämättä näy tilastoissa. Vuosittaiset onnistumiskeskustelut eivät ole riittävä hetki arjen havainnointiin. Suositeltavaa on käydä kahdenkeskisiä keskusteluja vähintään kuukausittain.
• Liiketoiminnan näkökulma: Työturvallisuuteen panostaminen pienentää riskiä työkyvyttömyydestä, mutta myös vahvistaa työntekijöiden työssä viihtymistä ja työterveyttä sekä työnantajamielikuvaa. Turvallinen ja terveellinen työpaikka houkuttelee osaajia ja sitouttaa heidät.

Työntekijälläkin on vastuunsa työstään

Vaikka työnantajalla on laajat velvoitteet, myös työntekijällä on vastuita. Työsuhteessa työntekijän velvoitteena on työsopimuslain 3 luvun 1 §:n mukaan tehdä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja hänelle työnjohto-oikeutensa nojalla antaa. Työntekijän tulee myös aina välttää kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuudella vaadittavan menettelyn kanssa ilman, että tästä velvoitteesta erikseen työsopimuksessa mainittaisiin. Työntekijän on lisäksi kokemuksensa, työnantajalta saamansa opetuksen ja ohjauksen sekä ammattitaitonsa mukaisesti työssään huolehdittava käytettävissään olevin keinoin niin omasta kuin muiden työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä.

Työntekijällä on myös vastuu kehittää osaamistaan, pyytää apua ja perehdytystä sekä kertoa työnantajalle, mikäli ei koe saaneensa riittävästi perehdytystä työhönsä. Osallistuminen työnantajan järjestämiin koulutuksiin ja oma-aloitteinen uusien työvälineiden opettelu on osa ammatillista vastuuta.

• Esimerkki: Jos työntekijä ohittaa työnantajan vaatimat ja arjessa käytössä olevan taloushallinnon järjestelmän tarjoamat tarkistustoiminnot, hän voi myös itse joutua vastuuseen virheistä, jotka olisivat olleet vältettävissä.
• Liiketoiminnan näkökulma: Kun työntekijät kantavat vastuunsa ja suhtautuvat työhönsä ammattimaisesti, työnantajan panostukset koulutukseen ja työkykyyn tuottavat todellista arvoa. Vastuu ei ole yksisuuntainen tie.

Onnistumisen tukeminen on tärkeä investointi

Työnantajan vastuu työntekijän onnistumisesta on laaja kokonaisuus, joka sisältää muun muassa perehdytyksen, osaamisen varmistamisen, työkyvyn tukemisen sekä työturvallisuuden. Lainsäädäntö antaa selkeät velvoitteet, mutta työnantajan sekä työntekijän oma panostus ja asenne lopulta ratkaisevat, miten nämä toteutuvat käytännössä.

Työntekijällä on oma vastuunsa – hän ei voi sysätä onnistumistaan kokonaan työnantajan harteille. Onnistuminen syntyy yhteistyöstä, jossa työnantaja tarjoaa edellytykset ja työntekijä kantaa oman osansa vastuusta.

Taloushallinnon asiantuntijatyössä panostus työntekijän onnistumiseen ei ole pelkästään lain velvoite. Se on myös paras tapa varmistaa työn laatu, tehokkuus ja asiakastyytyväisyys – ja sitä kautta koko yrityksen menestys. Kun työnantaja näkee vastuun investointina, hyöty kertautuu. Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö on kilpailuetu, joka parantaa tulosta, vahvistaa brändiä ja tuo uusia asiakkaita.