Kirjanpitolautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaoston lausunnot
Kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon niin sanottujen järjestelmäajojen perusteella muodostuvien dokumenttien säilytysajasta. Koska lausuntopyynnössä pyydettiin ottamaan kantaa myös julkishallinnon asiakkaiden kirjanpitoaineistoon, lautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaosto antoi erikseen lausunnon koskien kuntia ja hyvinvointialueita. Lisäksi jaosto on antanut oma-aloitteisen lausunnon työvoimaviranomaisen myöntämien tukien ja korvausten kirjaamisperusteesta kirjanpitokäytäntöjen yhdenmukaistamiseksi, vaikka lausunnossa käsiteltäviin asioihin löytyy pääosin ohjaus voimassa olevista yleisohjeista ja aiemmista lausunnoista.
Lausunto niin sanottujen järjestelmäajojen perusteella muodostuvien dokumenttien säilytysajasta (147/2025)
Hyvinvointialue- ja kuntajaoston mukaan kuntien ja hyvinvointialueiden kirjanpidossa sovelletaan kirjanpitolautakunnan antamaa lausuntoa 2092/2025 niin sanottujen järjestelmäajojen perusteella muodostuvien dokumenttien säilytysajasta.
Jaosto muistuttaa lausunnossaan kuitenkin kuntia ja hyvinvointialueita koskevasta erityislainsäädännöstä, josta seuraa lisävaatimuksia dokumentoinnille ja aineiston säilyttämiselle. Kuntien ja hyvinvointialueiden tulee ottaa huomioon kirjanpidon järjestämisessä, aineistojen säilytyksessä ja säilytysajoissa erityislakien ja niiden nojalla annettujen määräysten vaatimukset. Esimerkiksi kunnilla on kuntalain ja hyvinvointialueilla hyvinvointialuelain mukainen taloustietojen raportointivelvoite. Kirjanpitolain vaatimus kirjausketjun aukottomuudesta koskee myös erityislainsäädännössä edellytettyä raportointia, jota on esimerkiksi palveluluokittaisten tuotto- ja kulutietojen raportointi.
Lausunto työvoimaviranomaisen myöntämien tukien ja korvausten kirjaamisperusteesta (148/2025)
Kunnissa ja kuntayhtymissä järjestettäviin julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvat myös työnantajalle ja henkilöasiakkaalle myönnettävät tuet ja korvaukset. Tällaisia tukia ja korvauksia ovat esimerkiksi palkkatuki, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistuki, starttiraha, työolosuhteiden järjestelytuki, matka- ja yöpymiskustannusten korvaus sekä harkinnanvarainen kulukorvaus.
Työvoimapalveluiden järjestämistehtävään sisältyvät tuet ja korvaukset myönnetään pääsääntöisesti ennen kuin itse tuettava tai korvattava toiminta tapahtuu. Kun myöntöpäätöksen mukainen toiminta on toteutunut ja toiminnasta aiheutuvat kustannukset ovat tiedossa, tuen saaja voi hakea tukea maksuun. Jos maksatushakemusta ei toimiteta määräajassa, asiakas menettää oikeutensa myönnettyyn tukeen. Samalla myöntöpäätöksellä voidaan hakea useita maksatuksia tuettavan toiminnan keston ja maksatusjaksojen mukaisesti. Työvoimapalveluiden järjestämistehtävään kuuluvien tukien maksatuksia on tyypillisesti useita yhtä myöntöpäätöstä kohden, ja ne voivat ajoittua pitkälle aikavälille. Kalenterivuoden aikana voidaan maksaa huomattava määrä sellaisia tukia ja korvauksia, joiden peruste on syntynyt edellisenä vuonna. Hyvinvointialue- ja kuntajaoston lausunnossa otetaan kantaa siihen, millä periaatteilla tukia ja avustuksia jaksotetaan kirjanpidossa.
Tukien ja avustusten kirjaamisperuste
Koska tukia ja avustuksia ei vastaa mikään tietty tuotannontekijä tai suorite kunnan toimintaprosessissa, tuet ja avustukset jaksotetaan lausunnon mukaan eri tilikausille saamisoikeuden tai maksuvelvoitteen syntymisen perusteella. Lopullinen saamisoikeus tai maksuvelvollisuus voi syntyä eri tilikaudella kuin tukea tai avustusta koskeva päätös. Suoriteperusteen mukainen kirjaamisajankohta on tuen tai avustuksen myöntäjällä ja saajalla pääsääntöisesti sama, mutta varovaisuuden periaatteesta voi seurata tähän pääsääntöön poikkeuksia.
Lausunnon mukaan tuet ja avustukset voidaan jaksottaa tilinpäätökseen joko henkilöittäin tai päätöskohtaisesti tai olennaisuuden periaate huomioiden laskennallisesti. Kirjaukset voidaan tehdä esimerkiksi yhteissummina tukimuodoittain. Puolivuosi- ja neljännesvuosikatsauksen tuloslaskelman ja taseen laadinnassa noudatetaan yleisten tilinpäätösperiaatteiden mukaisia jaksotusperiaatteita, jos jaksotettavat erät ovat olennaisia. Työvoimaviranomaisen itselleen myöntämiä tukia tai korvauksia käsitellään sisäisten erien tavoin.
Työvoimaviranomaisena toimiva kunta tai kuntayhtymä antaa tarvittaessa selostuksen kirjaamisperiaatteiden vaikutuksesta tilikauden tuottojen ja kulujen sekä saamisten ja velkojen muodostumiseen liitetietojen lisäksi toimintakertomuksessa.
Tuet ja avustukset niiden myöntäjän kirjanpidossa
Lausunnon mukaan tuen tai avustuksen myöntäjä tekee kirjaukset suoriteperusteen mukaisesti silloin, kun maksuvelvoite syntyy. Työvoimaviranomainen kirjaa tuen tai avustuksen esimerkiksi ajan kulumisen perusteella tilikauden kuluksi ja siirtovelaksi, kun sitova myöntöpäätös on tehty. Kun päätökseen perustuvaa tukea tai avustusta maksetaan, kirjataan maksu siirtovelan vähennykseksi. Jos lopullisesti toteutunut määrä on päätöksen mukaista määrää pienempi, kirjataan erotus menonoikaisuna sille tilikaudelle, jolloin lopullinen määrä on tiedossa.
Työvoimaviranomainen voi kirjata tuet ja avustukset tilikauden aikana myös maksuperusteisesti. Tällöin viimeistään tilinpäätöksessä kaikki tilikaudelle kuuluvat erät kirjataan suoriteperiaatetta vastaavalla tavalla kuluksi ja siirtovelaksi. Mahdollisesti ennakkoon maksetut erät oikaistaan kuluista siirtosaamisiin.
Tuet ja avustukset niiden saajan kirjanpidossa
Kunta tai kuntayhtymä kirjaa saamansa tuen tai avustuksen suoriteperusteen mukaan tuotoksi, kun sille on syntynyt lopullinen oikeus tuen saamiseen. Esimerkiksi tiettyyn käyttötarkoitukseen kohdennettuja tukia jaksotettaessa keskeinen periaate on kohdistaa tuki samalle tilikaudelle, jolloin tukeen oikeuttavat menot ovat syntyneet tai jolloin oikeus saada tukea on syntynyt muulla tavalla lopullisesti.
Tuloksi kirjatun ja toteutuneen määrän erotus kirjataan tulonoikaisuna sille tilikaudelle, jolloin tuen tai avustuksen maksettava määrä on tiedossa.
