Järjestelmäajojen perusteella muodostuvien dokumenttien säilytysaika 2025/2092
Lausunnon hakija pyytää lausuntoa siitä, kuuluvatko niin sanotut järjestelmäajojen tai muiden ohjaustekijöiden perusteella muodostuvat dokumentit kirjanpitolaissa säädetyn tositteiden tai muun kirjanpitoaineiston säilytysajan piiriin. Tällaisilla tositteilla hakija tarkoittaa esimerkiksi avaavan taseen tositteita, kohdistus-/vyörytystositteita, liittymätositteita ja niiden täsmäytykseen liittyvää materiaalia sekä käyttöomaisuustositteita. Tyypillistä näille tositteille on, ettei niiden tietosisältö yleensä ole juurikaan pääkirjan vientiselitettä laajempi. Olennainen syy lausuntopyynnölle on, että yksittäiset tositteet, joilla ei ole lisäarvoa suhteessa pääkirjaan, ja niiden mahdollinen arkistointi vaikuttavat merkittävästi arkiston kokoon ja kustannuksiin sekä tulevaisuuden automaatio- ja järjestelmäratkaisuihin.
Lausunnossa Kila kertaa tositteen sisältöä, muotoa ja säilytystä sekä kirjausketjua koskevia kirjanpitolain säännöksiä. Kilan lainaa lausunnossaan Kilan yleisohjetta kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021.
Kila toteaa, että niin sanottujen järjestelmäajojen tai muiden ohjaustekijöiden perusteella muodostuvat dokumentit sisältyvät kirjanpitolain tositteille säädetyn 6 vuoden säilytysajan piiriin, jos ilman niitä tositteen tietosisältö ei olisi niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että se mahdollistaa oikean kirjauksen tekemisen. Jos taas edellä tarkoitetut dokumentit ovat sellaisia, että kirjanpitolaissa säädetyn kirjausketjun toteutumista eri kirjanpitojen välillä ei voida todentaa ilman niitä, näitä dokumentteja koskee vaatimus 10 vuoden säilytysajasta. Eli kyseisillä dokumenteilla voi olla kaksi erilaista roolia kirjanpitojärjestelmässä ja tämä määrittää niiden säilytysajan, mikäli kyseessä ovat säilytettävät dokumentit.
Lausunnon lopussa Kila kiinnittää vielä huomiota kirjanpitolain vaatimukseen, jonka mukaan kirjauksen tulee aina perustua tositteeseen pääkirjan olemassaolosta huolimatta. Tämä ei tänä päivänä aina ole itsestään selvää esimerkiksi tilipäätöstositteiden osalta, vaan esimerkiksi tilintarkastuksessa voidaan viitata vientiselitteeseen riittävänä dokumenttina asiaa kysyttäessä.
