Kaksi vuotta sitten ei koronasta tiedetty mitään ja verkkokokoukset olivat harvojen herkkua. Nyt yhä useammat osallistuvat päivittäin netti­palavereihin, chattailevat ja jakavat verkossa asiakirjoja.

– Etätyötä tekevät ihmiset ovat paljon ja aktiivisesti ­verkossa. Microsoftin maailmanlaajuisen tutkimuksen ­mukaan Teams-ohjelmiston chatin käyttö nousi nopeasti 45 prosenttia. Suomessa kasvuprosentti oli varmasti vielä enemmän, sanoo Elisa Oyj:n pilvikonsultti Risto Lauri.

Etätyöskentely jatkuu varmasti myös koronapandemian laannuttua. Yhden tutkimuksen mukaan useimmat työntekijät toivovat jatkossa etätyöskentelevänsä puolet viikoittaisesta työajasta. Toimiston ja kotikonttorin yhdistävä hybridityö näyttääkin nousevan jatkossa työntekemisen uudeksi normaaliksi.

Lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta

Tietotyön tekeminen verkossa vaatii sopivia työkaluja, teknisiä ratkaisuja ja pilvipalveluita – sekä oikeaa asennetta.

– Mobiilit ratkaisut ja 5G-verkko vapauttavat edelleen etätyöskentelyä. Kokeilunhalun lisäksi ne lisäävät läpinäkyvyyden ja luottamuksen merkitystä, Lauri arvioi.

– Läpinäkyvyyttä on esimerkiksi tarjota tiedostoja kaikkien asianomaisten käytettäväksi ja muokattavaksi. Esihenkilöiden puolestaan pitää luottaa siihen, että etänä ­todella tehdään töitä.

Lauri rohkaisee kokeilemaan ja opiskelemaan tiimiyhteistyön mahdollistavien pilvipalveluiden uusimpia ominaisuuksia. Tarjolla on muun muassa pienryhmätiloja ja luonnoslehtiöitä sekä mahdollisuuksia vahvistaa vuorovaikutusta kyselemällä ja näyttämällä tunnetiloja.

Kokousvälineitä kannattaa vaihdella ­kokoustyylin mukaan. Strategianeuvottelussa tarvitaan toisenlaisia välineitä kuin ideointipalaverissa tai toimiston aamukahvitapaamisessa.

Älä panttaa tietoja ja taitoja

Tietotyön tuotavuuden nostamisessa korostuu yhdessä oppimisen tärkeys.

–Esimerkiksi toimintaprosesseista ja parhaista käytännöistä kannattaa jakaa tietoa organisaation sisällä. Se on tekemisen täsmäkoulutusta, Lauri sanoo.

Teams-kokouksiin voi jo nyt ottaa asiak­kaitaan vieraiksi. Jatkossa tämä mahdollisuus vielä monipuolistuu ja helpottuu. ­Samalla toimintaympäristöön voidaan sisällyttää kolmannen osapuolen sovelluksia.

Tietotyön kehittämiseksi Lauri ­muistuttaa tilitoimistoja myös kuuntelemaan asiak­kaitaan. Taloushallintoliiton koulutuksesta vastaava johtaja Juha Sihvonen ­komppaa, mutta rohkaisee toimimaan myös itse proaktiivisesti.

– Tilitoimistojen tulee tarjota asiakkaille uusia palveluja ja opastaa niiden käyttöä. Työkalujen hyödyt ja mahdollisuudet konkretisoituvat esimerkkien avulla.

Pelisäännöt selviksi

Tietotyön edistäminen edellyttää pelisääntöjen miettimistä ja noudattamista. Pelisäännöt varmistavat tietoturvaa ja auttavat järjestämään vaikkapa verkkokokouksia.

– Millainen kokous järjestetään ja kuinka, miten niihin osallistutaan, mihin pannaan muistiot, Lauri luettelee muutamia ennen etäkokouksia mietittäviä seikkoja.

– Toisaalta taas pelisääntöjen mukaan etenevien asiakokousten rinnalla tarvitaan vapaamuotoisempia etäkokoontumisia. Henkinen hyvinvointi vaatii välillä ihan vain kuulumisten vaihtamista.
Taloushallintoliitto edistää jäsenkuntansa digitaalista kehitystä tarjoamalla työvälineiden koulutusta.