Taloyhtiö­­koulu osa 3: Taloyhtiön talouden suunnittelu

Taloyhtiön hallinnon tehtävänä on laatia talousarvioesitys yhtiökokoukselle. Talousarvioesitys on käytännössä rahamääräinen toimintasuunnitelma tulevalle jaksolle, toisin sanoen talousarvio sisältää arvion tulevan talousarviokauden tuloista ja menoista rahamääräisenä.

Tuloihin ja menoihin ja muuhun rahankäyttöön vaikuttavat paitsi kyseisen ajanjakson (yleensä 12 kuukautta) tavanomaiset juoksevat kiinteistön hoitokustannukset ja pääomavastikkeiden osalta lainanhoitoon liittyvät kustannukset. Huomioitava on myös aiemmilta budjettikausilta siirtyvät asiat eli lähtötilanne sekä tulevilta budjettikausilta ennakoivasti huomioon otettavat tekijät. Asiaan vaikuttaa myös se, että taloyhtiön tulee jatkuvasti huolehtia maksuvalmiudestaan eli siitä, että se kykenee hoitamaan velvoitteensa ja myös yllättävät budjetoimattomat menonsa.

Vastikkeiden määrittely

Tulevan talousarviokauden hoitovastiketta arvioitaessa peruslähtökohdaksi otetaan tyypillisesti edellisellä budjettikaudella tai edellisellä tilikaudella toteutuneet kustannukset. Näitä oikaistaan joko tiedossa olevan kustannuskehityksen mukaisesti, esimerkiksi jo tiedossa olevat uudet taksat hankittavista palveluista ja tavaroista, tai tuleva kustannuskehitys arvioiden. Tässä rutiininomaisessa määrittelyssä pitää huomioida lisäksi lähtötilanne, toisin sanoen aiemmilta tilikausilta siirtyvä hoitovastikkeen yli- tai alijäämä, sekä taloyhtiön toiminnan muutokset ja/tai tulevaisuuteen varautumisen vaikutukset.

Jos esimerkiksi hoitovastike on aiemmilla tilikausilla ollut alimitoitettu, eli vastikkeella ei ole kyetty kattamaan kaikkia vastikkeella rahoitettavia kiinteistön hoitokuluja, on vastikkeeseen
muodostunut kumulatiivista alijäämää. Uudelle budjettikaudelle lähdettäessä tämän vajauksen tulee olla mukana budjettikauden vastikkeiden määrittelyssä, sillä kyseinen alijäämä on lopulta kurottava umpeen. Jos näin ei toimita, tämä voi pahimmillaan johtaa eri vastikkeiden sekoittumiseen, esimerkiksi siten että ylijäämäisellä pääomavastikkeella rahoitetaan alijäämäistä hoitotaloutta.

Jos yhtiössä on päätetty asumisen laatutason parantamisesta vaikkapa tehostamalla yhteisten tilojen tai piha-alueen hoitoa (esimerkiksi siivous- ja kiinteistönhuoltokulut), näistä syntyvä kustannusten lisääntyminen on luonnollisestikin otettava budjetoinnissa huomioon. Pelkkä indeksitarkistus edellisen tilikauden kustannuksiin ei tällöin riitä. Muutoinkaan talousarviota ei ole syytä pitää budjettikauden kustannusten minimointiin tähtäävänä suunnitelmana, vaan taloyhtiön laajempaa toiminta- ja kunnossapitostrategiaa osaltaan palvelevana apuvälineenä.

Merkittävä tekijä kiinteistön hoitokulujen määrässä ovat taloyhtiön korjausmenot ja niiden huomioon ottaminen. Taloyhtiön elinkaaren aikana yhtiössä tulee väistämättä tehtäväksi erilaisia peruskorjaus- ja parannushankkeita. Sekä teknisen että taloudellisen suunnittelun kannalta parasta on, että tämä tapahtuu hallitusti. Rakennuksen teknisen kunnon tunteminen on luonnollisestikin keskeinen edellytys korjaushankkeiden suunnittelun ja ajoittamisen kannalta.

Asunto-osakeyhtiölaissa edellytetään nykyisin, että varsinaisessa yhtiökokouksessa esitetään yhtiön viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys. Yhtiöillä on yleensä laadittuna tätäkin pidempää ajanjaksoa koskeva kunnossapitosuunnitelma (PTS-suunnitelma). Suurten hankkeiden huomioiminen talouden suunnittelussa on näin paremmin hallinnoitavissa, eikä yhtiö vain ajaudu pakkoremontista toiseen. Toki on kuitenkin niin, että mikäli suunnitelmat eivät osakaskunnan vastustuksen takia muutu toteutukseksi kuin pakon edessä, kyseisellä tiedolla ei ole varsinaista vaikutusta.

Suunnitelmallisessa taloudenpidossa tulevat korjaushankkeet otetaan huomioon, kun tehdään pitkän aikavälin taloussuunnittelua. Tällöin välttämättömistä korjaushankkeista syntyviä menoja voidaan myös jaksottaa tasaisemmin osakkaiden maksettaviksi pidemmälle ajanjaksolle. Jos harvoin tapahtuva mittava korjaushanke, esimerkiksi LVIS- tai julkisivuremontti rahoitetaan keräämällä siihen varoja etukäteen (esimerkiksi 5–10 vuotta) ja rahoittamalla loppuosa pankkilainalla (esimerkiksi 15–25 vuotta), voidaan osakkaiden maksurasitusta jakaa merkittävästi pidemmälle ajanjaksolle. Myös lainarahan saatavuuteen ja hintaan voi vaikuttaa se, ettei taloyhtiö rahoita hanketta sataprosenttisesti lainalla (vaikka lainaa olisi saatavissakin), vaan sillä on omarahoitusosuutta eli etukäteen säästettyjä varoja hanketta varten.

Pääomavastikkeet, joita peritään taloyhtiön nostamien lainojen kuluja ja takaisinmaksua varten, eivät yleensä sisällä edellä mainittua säästöosuutta. Tavanomaista on, että pääomavastikkeet pidetään tasolla, jolla merkittävää ylijäämää vastikkeeseen ei kerry. Vastaavasti pääomavastikkeet eivät voi olla kumulatiivisesti myöskään alijäämäisiä, muutoin vaarana on edellä kuvattu vastikkeiden sekoittuminen, eli hoitovastikkeista lainataan varoja pääomavastikelainan hoitamiseen.

Talousarvioesityksen muoto

Talousarviolle ei ole samalla tavalla lakisääteistä kaavaa kuin esimerkiksi tilinpäätöksen tuloslaskelmalle ja taseelle. Vakiintuneesti talousarviolaskelma kuitenkin noudattelee esimerkiksi tuottojen ja kulujen erittelyn osalta pitkälti tuloslaskelmakaavaa. Informatiivisuuden lisäämiseksi tietoja täydennetään yksityiskohtaisemmiksi muun muassa niiden erien osalta, jotka eivät kirjanpidossa ole tuloslaskelmaeriä, esimerkiksi lainanlyhennykset.

Mikäli talousarvioesityksessä esitetään vastikkeita perittävän etukäteen säästöön tulevia korjaushankkeita varten, on talousarvioesityksen lukijan kannalta tärkeää, että tämä ilmenee selkeästi talousarvioesityksestä. Se, mitä verosuunnittelukeinoa aiotaan kyseisen säästön verovaikutuksen eliminointiin (poistot, asuintalovaraus, rahastointimenettely) käyttää, ei ole niin olennainen tieto kuin itse säästötavoitteen avoin ja selkeä esittäminen osakkeenomistajille, kun nämä tekevät vastikepäätöksiä yhtiökokouksessa.

Vastikkeiden määrittely tapahtuu luonnollisestikin vastikekohtaisesti, eli jokaisella päätettävällä vastikkeella on oma laskelmansa. Ja kuten edellä on jo todettu, lähtötilanne eli kuhunkin vastikkeeseen kohdistuva kyseisen vastikkeen kumulatiivinen yli- tai alijäämä aiemmilta tilikausilta on peruslähtökohta uuden vastikekauden vastikkeiden määrittelyyn. Näin ollen tiedon, millaisesta tilanteesta uudella talousarviokaudella jatketaan, on syytä ilmetä laskelmalta selkeästi. Jos tuleviin hankkeisiin on säästetty tavoitteellisesti jo aiemmillakin budjettikausilla, on hyvä kertoa tämä ylijäämä omana kohtanaan. Lisäksi toteutettavaksi päätettyjen korjaushankkeiden kustannuksiin ja rahoitukseen laaditaan yleensä oma erillinen hankebudjettinsa.

Maksuvalmiuden huomioiminen

Taloyhtiöiden tulot kertyvät varsin tasaisesti kuukausittain, kun yhtiön osakkaat ja vuokralaiset suorittavat vastikkeensa ja vuokransa yhtiölle säntillisesti. Yhtiön menot eivät tule maksuun yhtä tasaisesti, vaan ennakoidut, säännöllisesti tapahtuvatkin menot aiheuttavat maksupiikkejä yhtiön pankkitilille. Näitä ovat esimerkiksi kerran tai kaksi kertaa vuodessa maksettava vakuutusmaksu tai kiinteistövero. Yllättävät menot ovat oma luku sinänsä, nimensä mukaisesti niitä ei voi täsmällisesti ennakoida budjettia laadittaessa.

Kun taloyhtiön tulee selvitä maksuistaan, yhtiön maksuvalmiutta on turvattava riittävällä pankkitilin puskurilla. Esimerkiksi Suomen Kiinteistöliitto suosittelee nykyisin, että taloyhtiöllä tulisi olla pankkitilillään vähintään 3–4 kuukauden vastikkeita vastaavat varat turvaamassa maksuvalmiutta. Mikäli tällaista maksuvalmiutta ei taloyhtiöllä vielä ole, maksuvalmiusvarojen kerääminen luonnollisesti vaikuttaa tarvittavien vastikkeiden suuruuteen.

Yhtiön maksuvalmiutta voi turvata myös muilla tavoin, esimerkiksi siten, että yhtiön pankkitiliin liittyy luottolimiitti. Limiitin käyttö aiheuttaa kuitenkin yhtiölle korko- ja muita rahoituskustannuksia, koska kyse on lainarahasta. Ja valitettavasti joskus käytettävissä olevan limiitin takia yhtiön hoitovastiketta ei koroteta edes kustannusten nousun edellyttämällä tavalla, vaan limiittiä hyödynnetään vastikkeen alimitoitukseen, eli toisin ilmaisuna limiitin käytöllä ”otetaan syömävelkaa”. Tätä yhtiön osakaskunta ei välttämättä edes tiedosta, vaan on tyytyväinen, kun yhtiövastike ei nouse, vaikka hoitokulujen ymmärretään jo pelkästään inflaationkin takia nousevan.

Omalta osaltaan yhtiön maksuvalmiutta turvaavat myös perittäviin vastikkeisiin liittyvät vastikepäätösten joustot. Vastikejoustot mahdollistavat taloyhtiön hallinnon nopeamman reagoinnin lisärahoitustarpeisiin kuin ylimääräisen yhtiöko­kouksen järjestäminen vastikkeiden määrän muuttamiseksi. Varsin yleistä on, että hoitovastikkeiden osalta taloyhtiön hallitus saa yhtiökokoukselta valtuutuksen periä tarvittaessa ylimäärästä hoitovastiketta, tyypillisesti 1-2 kuukauden vastiketta vastaavan määrän. Valtuutus voi koskea myös vastikkeiden perimättä jättämistä vastaavalla tavalla, jos hoitokuluissa on syntynyt säästöä ennakoidusta kuluista.

Taloyhtiöissä tehdään enenevässä määrin myös pääomavastikkeiden osalta vastaavia joustopäätöksiä. Tällöin yhtiön hallitus saa valtuuden korottaa pääomavastiketta yhtiön pankkilainan korkotason muutosten takia. Tällainen päätös on ollut varsin käytännöllinen apuväline, kun korkotaso on muuttunut voimakkaasti lyhyen ajan sisällä.

Vastikepäätöksiin liittyvät joustokohdat eli valtuutukset hallitukselle ovat sinänsä toimiva keino vaikuttaa yhtiön tuloihin varsin nopeastikin. Pankkitilillä jo olemassa olevaan maksuvalmiuspuskuriin verrattuna joustoihin liittyvä heikkous on kuitenkin se, että yhtiön kassatilanne ei ylimääräisistä vastikkeista korjaannu, mikäli osakkaat eivät niitä maksa esimerkiksi oman tiukan taloutensa takia. Toki riski koskee muitakin kuin ylimääräisiä yhtiövastikkeita.

Ylimääräisiä vastikkeita ei pidä myöskään käyttää normaalivastikkeen korvaajina. Vastikejoustolla eli valtuutuksella ylimääräisten vastikkeiden keräämiseen ei tavoitella sitä, että taloyhtiö pitää hoitovastikkeen alimitoitettuna ja kerää säännöllisesti jokaisella 12 kuukauden budjettikaudella vastikkeen 14 kertaa.

Vastikeseuranta

Taloyhtiön talouden kannalta on tärkeää mitoittaa vastikkeet lähtötilanteen, yhtiön tavoitteiden ja arvioitujen kustannusten mukaiseksi maksuvalmiuden turvaamista unohtamatta, mutta myös seurata vastiketulojen kertymistä sekä reagoida riittävän ripeästi mahdollisiin vastikerästeihin. Tämä edellyttää yhtiön hallinnolta jatkuvaa ja aktiivista vastikekertymän reaaliaikaista seurantaa sekä nopeaa puuttumista maksuhäiriöihin maksumuistutuksin ja tarvittaessa muilla perintätoimilla.

Todennäköisesti sekä taloyhtiön että myös maksuvaikeuksissa olevan osakkaan etu on, että maksurästit eivät pääse kertymään suuriksi. Viimesijaisena keinona yhtiössä joudutaan pohtimaan huoneiston ottamista yhtiön hallintaan. Tämä on juridisesti tarkkaan säännelty prosessi, josta on taloyhtiössä syytä päättää ja sitä hoitaa huolellisella harkinnalla.