Taloyhtiö­­koulu osa 2: Talo­yhtiön tilin­päätös ja toiminta­kertomus

Termillä ”tilinpäätöspaketti” tarkoitetaan tässä artikkelissa informaatiokokonaisuutta, joka muodostuu taloyhtiön toimintakertomuksesta ja tilinpäätöksestä ilmenevistä tiedoista. Vaikka nykylainsäädännössä toimintakertomus ja tilinpäätös onkin juridisesti erotettu toisistaan ja ne ovat siten itsenäisiä kokonaisuuksia, käytännössä taloyhtiömaailmassa nämä kuitenkin usein mielletään yhdeksi kokonaisuudeksi.

Toimintakertomuksen sisältö

Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaan taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus. Kirjanpitolainsäädännön toimintakertomuksen laatimista koskevat vapautukset eivät siten riitä taloyhtiöille, koska niiden tulee laatia toimintakertomus yhtiölainsäädännön perusteella. Samalla voi todeta, että toimintakertomus on myös usein se osa tilinpäätöspakettia, joka parhaiten palvelee lukijaa. Näin ainakin silloin kun tämä ei ole esimerkiksi kirjanpidon ammattilainen. Tilikauden kirjanpidollinen tuloksen laskenta tai taseesta kirjanpitoarvoin ilmenevät yhtiön varat ja velat eivät useinkaan ole riviosakkaalle tilinpäätöspaketin selkeintä osuutta tai välttämättä edes mielenkiintoista luettavaa.

Toimintakertomus sisältää yleensä yleisen kuvauksen yhtiöstä, sen kiinteistöstä ja huoneistoista, hallinnosta ja esimerkiksi ostetuista palveluista (isännöinti, huolto, siivous ja niin edelleen). Lisäksi toimintakertomukseen tiivistetään tietoja yhtiön taloudesta ja siihen liittyvistä seikoista, esimerkiksi tilikauden aikana perityistä vastikkeista, yhtiöllä olevista lainoista, yhtiön maksuvalmiudesta ja vakuutuksista. Kertomuksessa annetaan myös taloyhtiön kulutustietoja (lämpöenergia, vesi, sähkö).

Kaikkien näiden tietojen esittäminen on hyvin vakiintunutta ja tiedot ovat toimintakertomuksen lukijan kannalta kiinnostavaa ja tärkeää informaatiota. Lainsäädännössä ei ole yksityiskohtaisia vaatimuksia yleisten tietoja antamisesta, mutta toimintakertomuksen laatijan on hyvä tiedostaa vakiintuneet käytännöt sekä alalla yleisesti että kyseessä olevassa taloyhtiössä.

Toimintakertomuksen vapaaehtoisten tietojen antamisessa liika on liikaa.

Tulee kuitenkin muistaa, että toimintakertomuksen vapaaehtoisten tietojen antamisessa liika on liikaa. Toimintakertomusta ei siten pidä käyttää esimerkiksi yleisen osakastiedottamisen apuvälineenä. Toimintakertomuksessa annettavien tietojen tulee olla olennaisia ja niillä tulee olla merkitystä myös riittävän ja oikean kuvan saamiseksi asunto-osakeyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Muu osakas- ja asukastiedottaminen hoidetaan muissa kanavissa. Määrällisesti lukuisat ylimääräiset tiedot voivat jopa vaarantaa oikean ja riittävän kuvan antamisen (näin KILA 1874/2011), joten lukijaa ei tule näännyttää ulkopuolisella informaatiotulvalla.

Asunto-osakeyhtiölain nimenomaiset tietovaatimukset taloyhtiön toimintakertomukselle löytyvät kyseessä olevasta laista sen 10 luvun 5–7 pykälistä. Tärkeää on luonnollisesti täyttää ne tietovaatimukset, jotka kyseisissä lainkohdissa on nimenomaisesti säädetty: 10:5 pykälässä säädetään tavanomaisemmista toimintakertomustiedoista, 10:6 pykälän mukaiset tiedot koskevat rakenne- ja rahoitusjärjestelyjä, joita – ehkä osakeantia lukuun ottamatta – tavanomaisissa taloyhtiöissä ei juurikaan jos koskaan tapahdu, ja 10:7 pykälän tiedot koskevat taloyhtiön omia osakkeita. Viime mainittuja omien osakkeiden hankkimisia ja lunastuksia taloyhtiöissä tapahtuu aika ajoin.

Toimintakertomuksen lakisääteisiin tietovaatimuksiin kuuluvat erillislaskelmat, eli vastikerahoituslaskelma ja talousarviovertailu, ovat tilinpäätöspaketin keskeistä sisältöä. Taloyhtiön on toimintakertomuksessaan annettava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastiketta voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein. Käytännössä selvitys annetaan erillisellä laskelmalla vastikkeiden käytöstä eli niin kutsutulla vastikerahoituslaskelmalla. Vastikerahoituslaskelma tulee laatia kaikissa useamman osakkaan omistamissa taloyhtiöissä, joissa peritään samanaikaisesti eri tarkoituksiin eri vastikkeita, tyypillisesti hoitovastiketta ja ainakin yhtä pääomavastiketta.

Vastikerahoituslaskelman keskeinen tehtävä on omalta osaltaan pyrkiä estämään eri vastikkeiden sekoittuminen ja varmistaa osakkaiden yhdenvertainen kohtelu. Riviosakkaan on todennäköisesti myös helpompi ymmärtää vastikerahoituslaskelmaa, jota usein myös jälkilaskelmaksi kutsutaan, kuin vaikkapa tuloslaskelmaa, johon taloyhtiön kaikki rahankäyttö, esimerkiksi lainojen lyhentäminen, ei vaikuta. Vastikerahoituslaskelmalla syntyy myös tieto eri vastikkeisiin liittyvistä yli/alijäämistä, jolloin nämä voidaan ja tuleekin ottaa huomioon esimerkiksi seuraavan budjettikauden vastikkeiden määrää päätettäessä.

Toimintakertomuksessa on ilmoitettava myös tiedot talousarvion toteutumisesta sekä annettava riittävä selvitys olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden. Tämäkin tehdään tyypillisesti erillisen laskelman eli talousarviovertailun avulla, vaikka asialle ei lakisääteistä esittämistapaa tai laskentakaava olekaan säädetty. Talousarviovertailun tarkoituksena on antaa informaatiota siitä, miten onnistuneesti taloyhtiö on budjetissaan pysynyt. Jos poikkeamia on syntynyt suuntaan tai toiseen, on asiaa avattava lukijalle yksityiskohtaisemmin. Poikkeaman olemassaolon toteamisen lisäksi on esitettävä riittävä selvitys eli syyt siihen, miksi budjetissa ei pysytty. Poikkeama on olennainen aina, jos se on euromääräisesti suuri. Jos poikkeama on prosentuaalisesti suuri, myös tällöin selvitystä on syytä antaa, paitsi jos asiassa on kyse taloyhtiön kokoon suhteutettuna euromääräisesti epäolennaisesta erästä.

Jos taloyhtiöllä on päättyneellä tilikaudella päättynyt korjaushanke, toimintakertomuksessa tulisi olla myös hankerahoituslaskelma kyseisestä hankkeesta. Niin ikään keskeneräisissä hankkeissa jokaiseen hankkeen toteutuksen aikana laadittavaan toimintakertomukseen olisi syytä sisällyttää hankerahoituslaskelma, josta ilmenee korjaushankkeesta tilinpäätöshetkeen mennessä toteutuneet menot ja niiden rahoitus, kuten myös lukujen täsmäytys kirjanpitoon. Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä tärkeämpi tämän informaation antaminen on. Lainsäädännössä ei ole nimenomaisia vaatimuksia hankerahoituslaskelman antamiselle tai sen sisällölle. Siitä huolimatta nämä olisi syytä sisällyttää toimintakertomuksiin.

Toimintakertomus on usein se osa tilinpäätöspakettia, joka parhaiten palvelee lukijaa.

Laajoihin korjaushankkeisiin liittyy taloyhtiössä tyypillisesti erillisbudjetointi. Asunto-osakeyhtiölain vaatimuksen toimintakertomuksen talousarviovertailusta voi myös ajatella koskevan pakollisenakin seikkana erillisbudjetoidun hankkeen vertailulaskelmana sitä, miten hanke on onnistunut taloudellisesti talousarviokaudella. Usein taitaa olla on kuitenkin niin, että hankerahoituslaskelma annetaan vasta hankkeen valmistuttua. Tätä ei voi pitää riittävänä. Kirjanpitolautakunta on taloyhtiöyleisohjeessaan antanut mallin hankerahoituslaskelmasta, ja kyseisen laskelmamallin käyttö toimintakertomuksissa on erittäin suositeltavaa kaikissa korjaushankkeen tilinpäätöspaketeissa.

Toimintakertomuksen pakollisia tietoja ovat olennaiset tapahtumat sekä tilikaudella että sen päättymisen jälkeen. Kun yhtiötä koskevista merkittävistä asioissa on tarkoitus antaa toimintakertomuksessa selkoa, tällaiset olennaiset tapahtumat ovat ymmärrettävästi aina osa toimintakertomuksessa annettavaa informaatiota. Toimintakertomuksessa tulee esittää myös arvio todennäköisesti tulevasta kehityksestä. Tällöin annetaan tyypillisesti tietoja taloyhtiön käynnissä olevista tai suunnitteilla olevista taloyhtiön kiinteistöön kohdistuvista korjaus- ja uudistushankkeista, varsinkin jos niihin liittyvät kustannukset arvioidaan merkittäviksi. Tulevaan kehitykseen liittyy myös asunto-osakeyhtiölain vaatimus siitä, että hallituksen on annettava vuosittain yhtiökokouksessa kirjallinen selvitys talon kunnossapitotarpeista seuraavan viiden vuoden aikana. Tämä selvitys perustuu usein kuntoarvioon ja/tai kunnossapidon PTS-suunnitelmaan. Kunnossapitoselvitystä ei ole asunto-osakeyhtiölaissa kytketty liittyväksi toimintakertomukseen tai tilinpäätökseen, eikä sitä näin ollen liitetä tilinpäätöksen tai toimintakertomuksen osaksi. Selvityksen tiedot eivät kuitenkaan voi olla ristiriidassa toimintakertomuksesta ilmenevien tietojen kanssa, joten toimintakertomuksessa tulevaa kehitystä tulee kuvata peilaten sitä esimerkiksi taloyhtiössä laadittuun PTS-suunnitelmaan.

Tuloslaskelman ja taseen esittäminen

Taloyhtiöt ovat käytännössä joko mikro- tai pienyrityksiä. Näin ollen niiden tilinpäätöstiedoista on säädetty PMA:ssa (valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä seikoista 1753/2015). Asetuksesta löytyvät muun muassa sovellettavat tuloslaskelma- ja tasekaavat. Lähtökohtaisesti näitä siis sovelletaan tilinpäätöksessä. Taloyhtiöiden tuloslaskelmakaava eli niin sanottu kiinteistökaava on samanlainen sekä kirjanpitoasetuksessa että PMA:ssa. Taseen esittämisen osalta on pien- ja mikroyrityksillä mahdollista hyödyntää PMA:n sallimia lyhennettyjä malleja.

Suositeltavaa on, että asetuskaavojen asemasta laskelmat esitetään Kilan taloyhtiöyleisohjeessaan (yo 1.2.2017) antamien mallien mukaisesti. Kilan kaavamallit laajentavat ja täsmentävät tuloslaskelmassa ja taseessa annettavia tietoja siten, että raporteista on helpommin luettavissa taloyhtiöille tyypillisiä seikkoja. Jos taloyhtiössä on käytetty tilikaudella esimerkiksi rahastointimenettelyä, käytännössä siis verosuunnittelun takia osakkailta perittyjä lainaosuussuorituksia on rahastoitu omaan pääomaan (yleensä lainanlyhennysrahastoon), Kilan malleja käytettäessä tämän voi todeta myös tuloslaskelmasta, jossa lainanosuussuoritukset esitetään omana nimikkeenään rahoitustuotoissa ja rahastoidut lainaosuuden esitetään niin ikään omana eränään rahoitustuottojen oikaisueränä ”Rahastoidut lainaosuudet”.

Taseen esittämisessä Kilan suositus on, ettei pien- ja mikroyrityksille annettuja mahdollisuuksia esittää tase lyhennetyssä muodossa käytettäisi. Tilinpäätöksen selkeyden ja informatiivisuuden takia taloyhtiössä on suositeltavaa esittää tase normaalin tasekaavan mukaisella tarkkuustasolla. Kilan yleisohje sisältää myös mallin oman pääoman esittämiselle, tämän avulla esimerkiksi omaan pääomaan kuuluvien eri rahastojen esittämistapaa on pyritty yhtenäistämään taloyhtiöissä.

Riviosakkaan on todennäköisesti helpompi ymmärtää vastikerahoituslaskelmaa kuin vaikkapa tuloslaskelmaa.

Tilinpäätöksen liitetiedot

Tuloslaskelma- ja tasekaavojen lisäksi taloyhtiön tilinpäätöstä koskevat liitetietovaatimukset on säädetty PMA:ssa. Asetuksessa taloyhtiöille ei ole säädetty enää erillisiä helpotuksia liitetietojen esittämiseen, kuten oli ennen vuoden 2015 kirjanpitolakiuudistusta. Liitetiedot laaditaan kuten muissakin pien- tai mikroyrityksissä PMA:n vaatimusten mukaisena. Kirjanpitolautakunta kehottaa harkitsemaan mikroyritysten suojasatamasäännöksen soveltamisen tarkoituksenmukaisuutta niissä mikrokokoisissa taloyhtiöissä, joissa on useampia omistajia. Ei välttämättä kannata siis hyödyntää suojasatamasäännökseen perustuvaa helpotusta siitä, että ”ylimääräisiä liitetietoja” eli niin kutsuttuja tapauskohtaisia liitetietoja ei anneta. Nämä lisätiedot ovat tärkeitä tilinpäätöksen oikean ja riittävän kuvan varmistamisen kannalta. Taloyhtiöissä tilanne on siis toisenlainen kuin esimerkiksi mikrokokoisessa perheomisteisessä liikeyrityksessä, joka suojasatamasäännöksen nojalla haluaa esittää pelkät lakisääteiset liitetiedot minimivaatimusten mukaisena. Taloyhtiössäkin asian tarkastelu on toki erilainen, jos kyseessä on yhtiöitetty yhden asunnon omakotitalo.

Kuten edellä on todettu toimintakertomus ja tilinpäätös ovat itsenäisiä dokumentteja, vaikka käytännössä niistä yleensä muodostetaan yhteinen tilinpäätöspaketti. Kun dokumentit ovat itsenäisiä, ne tulee laatia sen mukaisesti. Päällekkäisiä tietovaatimuksia on jonkin verran toimintakertomuksen ja liitetietojen välillä. Selkeintä on, että vaaditut tiedot annetaan sekä toimintakertomuksessa että tilinpäätöksessä täydellisinä omien tietovaatimustensa mukaisesti. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, että tiedot varmuuden vuoksi kopioidaan saman sisältöisenä paikasta toiseen. Esimerkiksi pien- ja mikroyrityksen on PMA:n mukaan annettava tilinpäätöksen pakollisena liitetietona tiedot tilikauden jälkeisistä olennaisista tapahtumista. Toimintakertomuksessa tietovaatimus koskee myös tilikauden aikaisia olennaisia tapahtumia. Tarvetta ei siten ole antaa liitetiedoissa tietoa muista kuin tilikauden jälkeen tapahtuneista olennaisista tapahtumista, mutta liitetiedoissa nämä tulee esittää siitä huolimatta, että tieto löytyy myös toimintakertomuksesta.

Tilinpäätöksen laadinta ja suunnittelu

Edellä on kuvattu toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tietosisältöä sekä raporttimallisuosituksia. Tilinpäätöstä laadit­taessa on hyvä huomata, että taloyhtiöitä koskevat lähtökohtaisesti samat kirjanpitolainsäädännön arvostus- ja jaksotussäännökset, jotka koskevat muitakin yhteisömuotoisia kirjanpitovelvollisia. Sama koskee kirjanpitolaissa säädettyjä tilinpäätöksen yleisiä laadintaperiaatteita. Näitä säännöksiä on siten noudatettava, kun on laatimassa taloyhtiön tilinpäätöstä. Taloyhtiöllä ei ole viimeksi mainittuihin säännöksiin liittyviä erivapauksia, joten taloyhtiöissä laaditaan siten normaali suoriteperusteinen tilinpäätös.

Merkittävänä poikkeuksena jaksotussäännöksiin on kuitenkin se, että kirjanpitovelvollinen, jonka toiminta perustuu kiinteistön hallintaan, saa poistaa pysyviin vastaaviin kuuluvan hyödykkeen hankintamenon vaikutusaikanaan ilman ennalta laadittu suunnitelmaa. Näin ollen taloyhtiöissä poistoja ei tarvitse tehdä ennalta laaditun poistosuunnitelman mukaisesti, mutta poistojen tekemisessä on noudatettava jatkuvuutta ja johdonmukaisuutta. Poistoja ei myöskään voi jättää tekemättä siten, että hyödykkeen tasearvo tilinpäätöksessä ylittäisi siihen liittyvät tulonodotukset, eli niin sanottua yliaktiivaa ei taloyhtiönkään taseessa voi olla.

Yksittäisenä seikkana voi nostaa erikseen esiin taloyhtiön vastike- ja vuokrasaamisiin (saamiset kiinteistön tuotoista) liittyvän arvostamisen. Saamiset merkitään taseeseen nimellisarvoonsa tai tätä alempaa todennäköiseen arvoon, ja kukin saaminen arvioidaan erikseen. Tilinpäätöksen yhteydessä sen laatijoiden onkin siten arvioitava mitkä osakkaiden ja vuokralaisten vastike/vuokrasaatavat tai saatavien osat voidaan esittää tilinpäätöksessä taseen varoina. Jos on todennäköistä, ettei epävarmasta saatavasta tai sen osasta tulla saamaan taloyhtiölle suoritusta, ne tulee kirjata kirjanpidossa luottotappioksi eli vähentää tuloslaskelmassa ja poistaa taseessa esitettävistä saamisista. Toisin kuin joskus virheellisesti tulkitaan, tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että itse saaminen annettaisiin samalla velalliselle anteeksi, vaan velan periminen voi jatkua edelleen, jos sitä pidetään tarkoituksenmukaisena. Kyse on saamisten esittämisestä tilinpäätöksen taseessa, ei velan perintään liittyvästä asiasta.

Kuten muidenkin kirjanpitovelvollisten, jotka ovat verovelvollisia, myös taloyhtiöiden tilinpäätöksen laadintaan liittyy suunnittelua, johon liittyy joustokohtia. Näitä ovat esimerkiksi edellä esitetty poistojen määrään liittyvä ”joustovara” sekä mahdollinen verotusperusteisten varausten (asuintalovaraus) muodostaminen ja aiemmin tehtyjen varausten käyttö ja purkaminen. Tämä tilinpäätössuunnittelu on vahvasti kytköksissä taloyhtiön tuloverotukseen, joten näitä asioita käsitellään yksityiskohtaisemmin taloyhtiökoulun myöhemmässä eli taloyhtiöiden tuloverotusta käsittelevässä osassa.

Lisää aiheesta esimerkiksi Kilan sivustolta: Yleisohje asunto-osake­yhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjan­pidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta.