Kirjanpitäjästä neuvonantajaksi
Haluan että kerrot mitä voin tehdä paremmin.” ”Tarvitsen neuvonantajaa”. ”En halua, että minun täytyy jatkuvasti kysyä talousosastolta missä mennään, vaan haluan, että he ovat aktiivisia minun suuntaani.”
Tässä esimerkkejä kommenteista, jotka ovat toistuneet uudelleen ja uudelleen sen reilun kymmenen vuoden aikana, jonka olen työskennellyt pk-yritysten ja -yrittäjien taloushallinnon kumppanina. Ja tästähän myös taloushallintoalalla on puhuttu ties kuinka pitkään: talousosastojen, olivatpa ne talon sisäisiä tai ulkoisia palveluntarjoajia, pitäisi siirtyä liiketapahtumien kirjaajasta ja veroilmoituksen täyttäjästä konsulteiksi.
Nykytekniikka mahdollistaa taloushallinnon perusprosessien yhä tehokkaamman hoitamisen. Tiliöintiautomatiikan ja eri järjestelmien välisten rajapintojen lisäksi monet ovat jo ottaneet käyttöön ohjelmistorobotiikkaa. Seuraava askel on sääntöihin nojautuvan ohjelmistorobotin korvaaminen aidolla koneoppimisella ja tekoälyllä. Taloushallintoalan keskeinen tunnusluku liikevaihto per henkilö onkin digitalisaation tuoman tehokkuuden ansiosta vuosi vuodelta kasvanut. Sen sijaan alan kokonaishenkilöstömäärä kääntyi vuonna 2016 vajaan viiden prosentin laskuun. Olisiko jo aika alkaa prosessien tehostamisen rinnalla miettiä, minkälaista lisäarvoa voisimme asiakkaillemme tuottaa ajan vapautuessa perustekemisestä? Mitä tämä meiltä talousihmisiltä oikein vaatii?
pelkkää rahaprosessia tarkastelemalla ei päästä pitkälle, jos yrityksen johto hakee vastausta esimerkiksi kannattavuusongelmiin.
Palataanpa perusteisiin. Kirjanpito ja tilinpäätös on yrityksen rahaprosessin määrämuotoinen kuvaus. Eli siis sen, kuinka myynneistä saadut tulot ja joko oman tai vieraan pääoman muodossa saatu rahoitus käytetään tuotannontekijöistä aiheutuviin menoihin, velkojen takaisinmaksuun ja hyvässä lykyssä myös osinkoihin. Tämänhän me osaamme. Tiedämme kyllä, minkä otsikon alle jokin kulu tuloslaskelmassa kuuluu ja miten investoinnista aiheutunut meno pitää missäkin tapauksessa jaksottaa kuluksi. Ongelma on vain siinä, että pelkkää rahaprosessia tarkastelemalla ei päästä pitkälle, jos yrityksen johto hakee vastausta esimerkiksi kannattavuusongelmiin.
Toinen liiketoiminnan perusprosessi on reaaliprosessi. Siinä tuotannontekijät kootaan tuotantoprosessiksi ja lopputuloksena saadaan suoritteita eli tuotteita ja palveluita. Ja juuri tähän meidän pitäisi päästä käsiksi. Kun talousosastolla katse siirretään yrityksen rahaprosessin sijaan reaaliprosessiin, muuttuu kysymyksenasettelu. Onko tuotantoprosessi tehokas? Ovatko tuotannontekijät oikeita? Ovatko tuotteemme sellaisia, jotka tuottavat asiakkaille lisäarvoa? Kun etsimme käytettävissä olevan tiedon perusteella vastauksia näihin kysymyksiin, voimme jo puhua liiketoiminnan kehittämisestä.
On aika suunnata resursseja talousdatan keräämisestä sen analysointiin. Lisäksi johdon raporteille on usein tarpeen kerätä muutakin dataa kuin ulkoisen laskennan lukuja. Jos ainoina mittareina on liikevaihto ja käyttökate, niin käytännön tekemistä on aika vaikea pelkästään näiden perusteella johtaa. Tarvitaan myös mittareita, joiden yksiköt ovat metrejä, tonneja tai tunteja. Mutta liikkeelle voi lähteä pienestäkin. Joskus jo tilikartan muokkaaminen liiketoimintalähtöisemmäksi on iso askel eteenpäin. Vai onko perusteltua, että seuraamme usein materiaaleja ja palveluita vain muutamalla eri tilillä, kun liiketoiminnan muille kuluille niitä on käytössä helposti kymmenkertainen määrä?
Kaikki lähtee aidosta halusta ymmärtää liiketoimintaa. Tämä vaatii ensinnäkin sitä, että lähdemme liikkeelle tutusta ja turvallisesta työpisteestämme asiakkaan luo. Ei kukaan oleta, että taloushallinnon asiantuntija on jokaisen liiketoiminnan erikoisasiantuntija, joka osaa sormia napsauttamalla taikoa kannattamattomasta bisneksestä kultakaivoksen. Sen sijaan asiakkaalla, olipa se sitten ulkoinen tai sisäinen, on oikeus olettaa, että olemme kiinnostuneita hänestä. Ja että olemme valmiit laittamaan itsemme likoon asiakkaan ongelmien ratkaisemiseksi.
