Yleisesti ottaen sisäinen kontrolli on kunnossa

Kirjoituksen taustaa:
Tilintarkastajana olin oppinut kirjoittamaan fraaseja, joilla ei ole mitään sisältöä. Kolumnin otsikko on tällaisesta usein käytetystä fraasista.

Tilintarkastustyöni alkuvaiheessa olin kovasti innostunut sisäisestä kontrollista. Kirjoitin siitä jopa kirjan Ekonomia-sarjaan vuonna 1984. Kirjan nimi oli ”Atk-toiminnan sisäinen tarkkailu”. Yritin siis tuoda uutta termiä vierastamani kontrollin sijaan. Tarkkailu oli pehmeämpi sana kuin ”valvonta”, joka lienee voittanut tämän termikisan.

Taloushallintoon liittyvä valvonta on suurissa yhteisöissä edelleen rituaalinomaista puuhaa, jota paperittomuus ja laskujen kierrätysjärjestelmät eivät ole uudistaneet. Laskut kiertävät nyt tietoverkoissa nopeammin kuin aiemmin sisäisessä paperipostissa, mutta itse työmenetelmiä ei ole osattu uudistaa. Valtiokonttori tunnusti syyskuussa 2004 eräässä seminaarissa, että heillä ostolaskujen käsittelytehokkuus on 2,1 laskua tunnissa per henkilö. Samassa ajassa terveyskeskuslääkäri hoitaa kahdenkertaisen määrän potilaita. Laskuista muuten melkein puolet on alle 100 euron määräisiä….

Pienyrityksissä ei ole varaa tällaiseen paperinpyörittämiseen, mutta vielä toistaiseksi on ollut varaa kahdenkertaiseen työhön: ensin yrittäjän laskujen maksamiseen ja sitten samat tiedot käsitellään uudestaan tilitoimistossa. Tämän tarpeettoman raskaan prosessin verkossa toimivat taloushallinnon palvelut tulevat uudistamaan.

PV

—

…mutta arvopostikirja puuttuu. Tällaisia fraaseja kirjoitettiin vielä 1980-luvulla kun ainoa oppikirja sisäisestä kontrollista piti tällaista postikirjaa tärkeänä.

1990-luvulla sisäinen kontrolli keskittyy kassanhoitajan työn varjelemiseen. Mitä ihmeellisimpiä kontrolleja kehitetään, jotta kassat varmasti täsmäisivät. Salasanoja jaetaan kahtia, pankin maksuluetteloita allekirjoitetaan, ja hakkereita vastaan varustaudutaan hankkimalla ajastimia tietokoneisiin. Tarkastajat ovat kauhuissaan maksujärjestelmistä, joilla maksut voidaan tehdä nopeasti, luotettavasti ja jäljet jääden. Sen sijaan he eivät ole lainkaan huolissaan siitä, että pankkitilin numerovirhe on niin yleinen, että se koskettaa jokaista yritystä parin vuoden aikana. Ja tahattomasti väärin siirretyt rahat ovat miljoonia, jollaisia pahinkaan kassanhoitaja ei saa tahallaan aikaiseksi edes monen vuoden kavallusten aikana. Ja vaikka tällaisia kassanhoitajia ei pienessä maassamme ole vuosikymmenessä tavattu kymmentäkään. Yleisesti ottaen hyvästä sisäisestä kontrollista se varmaan johtuu.

Kaksi allekirjoitusta pitää olla lapussa kuin lapussa – on sitten kyse kulutilin vaihtamisesta 10 markan kulukuitille tai maksutapahtumaluettelosta, tiliotteesta, laskujen maksuluettelosta tai muusta niistä yhdeksästä eri listauksesta, jotka jokaisesta maksusta tehdään.

Varmaan senkin pankin kaikki kassat täsmäsivät joka päivä. Sen pankin, josta rosvot kuskasivat pankinjohtajan avustuksella kottikärryllisittäin rahoja pankin ulkopuolelle paratiisisaariin ja muuallekin. Mutta oli sentään jokaisessa kuitissa kaksi allekirjoitusta: toinen pankinjohtajan ja toinen kassanhoitajan, joka esimiehensä pelossa allekirjoitti kaikki laput, jotka hänelle kehdattiin johtajan huoneesta tuoda. Oli kaksi allekirjoitusta myös vilpillisessä kiinteistön arviokirjassa, jossa 10.000 markan suopahanen oli muuttunut 15 miljoonan markan luksuskiinteistöksi. Ja kaksi allekirjoitusta oli myös pöytäkirjassa, jossa laina ja sen vakuudet oli hyväksytty.

Yleisesti ottaen sisäinen kontrolli oli siis kunnossa, mutta eräänä päivänä kassanhoitaja ei saanut kassaansa täsmäämään. Sisäinen tarkastus huomasi yhden markan ja kolmenkymmenen pennin eron, josta sitten raportoitiin hallitusta ja ulkomaisia omistajia myöden. Jatkossa kaikki täsmäsikin, kun kassanhoitaja laittoi puuttuvat pennit omistaan. Meillä kun on kaikki niin viimeisen päälle kunnossa.

Ja tietotekniset kontrollit ovat sitä, että laitetaan markkarajoja sille, kuinka suuria myyntilaskuja saadaan kirjoittaa. Kun raja laitetaan 100.000 markkaan, ollaan ihmeessä kun saadaan ensimmäinen puolen millin kauppa. No, ihminen on kekseliäs: tehdään viisi laskua, jotka jokainen menee kontrollirajan alle. Voi olla, että ostaja ei kontrolloi lainkaan sitä, että pilkku oli tullut väärään paikkaan – he tietenkin maksavat 500.000 markan laskun siinä kuin 50.000 markankin. Kunhan saavat kaksi allekirjoitusta. Ja siihen riittää Hessu Hopokin (todistettavasti), koska kukaan niistä harakanvarpaista ei mitään selvää ota.

Toinen puumerkin laittaja pakotetaan ottamaan kantaa asiaan, josta hänellä ei ole mitään tietoa. Kun tuotantoon ostetaan arboratumvimpain, ei talousjohtaja edes tiedä, mikä vimpain on, mutta hän luottaa siihen, että paperissa on jo joku puukstaavi. Eli se siitä kahden hengen allekirjoituksesta. Tai yhdeksäntoista, joka lienee toistaiseksi lyömätön Suomen ennätys. Kun jokainen sisäisen kustannuspaikan vastuullinen hyväksyy oman osuutensa, vaikka laskun kiertoon menisi kolme kuukautta ja vaikka kassa-alennukset menetettäisiin ja saataisiin 13 %:n viivästyskorko kierron takia. Mutta minun paikalleni ei kustannuksia salaa ujuteta.

Oletteko muuten katsoneet kun (yleensä) mies, joka tuntee itsensä tarpeelliseksi saadessaan kirjoitella nimiään kuitteihin, tulee lomalta. Hänen pöydällään on 35 senttia hyväksymättömiä tapahtumia. Tämä nippu siirtyy mapitettavaksi viidessä minuutissa. Sen verran menee pikakirjoittajalta aikaa kun kirjoittaa kerran nimensä jokaiseen nipussa olevaan paperiin. Mutta hän ei olekaan niin rutinoitu hyväksyjä kuin tämä sisäisen kontrollin viimeinen lukko.

Sitten kehitetään kontrolleja, jotka olisivat hyviä, tehokkaita, automaattisia, luotettavia ja tulisivat varsinaisen työn sivutuotteena. Kuten esimerkiksi viivakoodi. Ei mene raha väärälle pankkitilille, markkamäärä on aina oikein, ja maksupäiväkin täsmää. Puhumattakaan viitenumerosta. Eihän tällaisia saa olla. Ne kun ovat jotain tietotekniikkaa, johon liittyy suuret riskit. Eikä se ole edes selväkielinen. Minun täytyy voida tarkastaa kaikki maksut laitetta käyttämättä. Vaikka kymmenen vuotta käytettävä lukulaite maksaisikin vähemmän kuin kaksi tuntia kestävä käteiskassan tarkastus.

Kun kahvinmyyjä on vuosia laskenut illalla kassan ja merkinnyt myynniksi markat, jotka kassaan on jäänyt, on kaikki ok. Mutta kun kahvinmyyjän kärryyn tulee viivakoodilaite, joka hinnoittelee kaupat, tekee mahdottomaksi ohimyynnin ja virheet, alkavat kontrollivahdit hermoilla. Mitä jos se tekee atk-rikoksen ja siirtää rahat hakkerin avustuksella ulkomaille. Viruskin iskee ja pilaannuttaa ensin kahvit ja sitten rahat. Kyllä se kahvikärry nyt täytyy kieltää. Kun ei tiedä mitään, on kaikki kiellettävä. Jos sallii jotakin, täytyy tietää, mitä sallii. Siinä taitaa olla tämänkin kahvikärryn salaisuus.