Tabut kirjanpidossa
Kirjanpidossa on paljon asioita, jotka ovat muodostuneet tabuiksi. Niiden toteuttaminen muistuttaa riittejä, jotka tehdään vuosi toisen jälkeen kenenkään kyseenalaistamatta niitä.
Tosite, päiväkirja ja pääkirja ovat kirjanpidon pyhä kolmiyhteys, jonka murtamista ei kukaan uskalla edes ajatella. Kuitenkin jo TITO-järjestelmä osoitti, että tositteet olivat tulleet valetositteiksi, joita tehtiin kun laki vaati, vaikkei niitä kukaan tarvinnut eikä kukaan myöskään koskaan käynyt läpi. Missä tahansa yrityksessä törmätään tilanteeseen, jossa päiväkirjaa ei koskaan tarvitse kukaan ja pääkirjaakin tarvitaan vain edustustilien osalta, jos niitäkään. Kuulemma tilintarkastajat niitä kyllä lukevat – mitähän sieltä hakevat? Pitäisikö luopua yhdestä em. riitistä.
Tositenumeroinnin juoksevuus lähti liikkeelle esipainetuista numeroista paragon-kuiteissa. Kun tositteet järjestettiin numerojärjestyksessä mappiin, uskottiin, että kaikki rahat on päivän myynnistä tilitetty. Tuskin silloinkaan uskottiin, ettei tositteettomia myyntejä voitaisi tehdä, mutta vieläkin uskotaan, että numeroinnin jatkuvuus on sisäisen kontrollin takuu. Tänään tositenumero tulee nähdä hakuavaimena tietokantaan ja myös mappiin silloin kun paperitositteita vielä tarvitaan kirjanpidossa. Täydellisyys voidaan varmentaa täsmäytyksin, mutta numerosarjan aukottomuus ei merkitse yhtään mitään. Hulluimpia ratkaisuja ovat ne, joissa kirjapainon esipainamalle numerolle saadaan toveri tietokoneen tekemästä numerosta. Aukkoja syntyy tällöin mm. kirjoittimen ruttaamista sivuista.
Paperista on tullut vuosikymmenien aikana kirjanpidon luotettavuuden vertauskuva. Samat henkilöt, jotka syyllistävät tietokoneita manipulaatiomahdollisuuksista uskovat, että vaikka kopiokoneisiin on tullut jo kuva- ja tekstimanipulaatiomahdollisuudet, tiedot ovat kuitenkin oikein, kunhan ne ovat paperilla. Paperin laadusta ei ole väliä, ja niin monista tositteista häviävät tekstit jo puolen vuoden kuluttua tositteen laatimisesta. Jos tietokoneiden hurjimmat vastustajat olisivat eläneet Venetsiassa 1500-luvulla, he varmaankin olisivat kieltäneet paperin käytön kirjanpidossa, koska paperilla olevia merkintöjä voitiin silloinkin muuttaa tai kokonaan vaihtaa. Ei ole kulunut kuin 20 vuotta siitä kun tilintarkastajat saivat aikaan väittelyjä siitä, voidaanko kirjanpitoa pitää kosmoskynällä.
Hyväksymismerkintä on kaiken aa ja oo. Kuitenkin kirjanpitolaki edellyttää vain sisäisiin oikaisutositteisiin hyväksymismerkinnän. Mutta nyt merkintöjä laitetaan tilaukseen, lähetysluetteloon, rahtikirjaan, ostolaskuun, ostolaskujen maksatusluetteloon, tiliotteeseen … ja vielä kaksin kerroin jokaiseen. Suurin osa hyväksymismerkinnöistä tehdään mekaanisesti ajattelematta sen kummemmin, mistä tässä on kyse, mutta kun merkintä on tehty ollaan tyytyväisiä. Joissakin firmoissa vaaditaan, että hyväksymismerkinnän tekee johtotason henkilö. Kun hän ei ole paikalla, asiat makaavat ja maksuehdot vilistävät ohi. Fiksuimmat ovat teettäneet hyväksymisleimasimen, jolla toimitusjohtajan puumerkit saadaan kätevästi tositteisiin, vaikka henkilö ei olisi mailla eikä halmeilla.
Kirjanpidon täsmäytettävyys iskostetaan jo kauppaopistossa niin ihmisten päähän, ettei suurempaa syntiä kirjanpidossa olekaan kuin täsmäysero. Sen vuoksi kirjanpitäjät istuvat iltakausia ylitöissä etsimässä kymmenen pennin eroja. Tilintarkastajat taas vaativat eron selvittämistä, koska “kukaan ei kuulemma voi muutoin tietää, ettei kyseessä ole miljoonan markan ero, jonka vastakirjauksena on miljoona markkaa ja 10 penniä”.
Työnjakokontrollit on viety niin pitkälle, että monissa suurissa yrityksissä on henkilöitä, jotka vaan “kirjaa, mutta eivät tiedä mitään”. Näin toteutuu työnjaon negatiiviset puolet: kukaan ei hallitse kokonaisuutta, mikä on tosiasiassa suurempi riski kuin ns. vaaralliset työyhdistelmät. Pienissä taas sanotaan, ettet saa tehdä sitä etkä tätä ja kuitenkin koko taloushallinnon hoitaa yksi ja sama henkilö.
Kirjanpito pitää tehdä kahden kuukauden kuluessa ja maksutapahtumat pitää kirjata viipymättä sanoo laki. Vasta arvonlisäverolain voimaantulo toi näille aikarajoille todellista sisältöä kymmenille tuhansille kirjanpitovelvollisille. Kaikille meille on tutut tarinat kenkälaatikoista, jotka tuodaan tilitoimistoon helmikuussa. Kenkälaatikot sisältävät sievässä sekamelskassa niin laskut, kassatositteet kuin tiliotteetkin: ja kaikki on kirjaamatta.
Tuntipalkkojen laskenta on onnistuttu tekemään TUPO-pöydissä niin sekavaksi, ettei maassa taida olla yhtään henkilöä, joka hallitsee palkkalaskennan kiemurat. Sitä vaan kirjataan 15 minuuttia sinne ja 13 tänne ja toivotaan, että palkansaaja osaa valittaa, jos palkat on väärin maksettu.
Eräs Business Controller sanoi, että mapit elävät omaa elämäänsä riippuen siitä, ovatko tositteet kloorivalkaistusta vai valkaisemattomasta paperista. Tositteet mapitetaan siististi numerojärjestykseen ja vielä asiakkaan nimen mukaan aakkosiin. Aakkostus tehdään käsin. Parhaat laittavat tositteet ensin numerojärjestyksestä aakkosiin ja sitten maksamisen jälkeen takaisin numerojärjestykseen. Ja kun maksusta on kulunut viikko, ei tositteesta ole kukaan koskaan kiinnostunut.
Tehdään, tarkastetaan, tarkastetaan, tehdään. Kirjanpidossa on paljon ihmisiä, joiden työhön ei luoteta, vaan toinen henkilö tarkastaa työn tulokset. Parhaimillaan prikkaukset on viety suurissa yrityksissä, joissa kirjanpitäjät ensin täsmäyttävät työnsä, osaston esimies hyväksyy tehdyn työn, sisäiset tarkastajat prikkaavat paperit ja vielä tulee paikalle tilintarkastaja, joka laskee taskulaskimella yhteen tase-erittelyt, jotka on tietokoneella tehty ja moneen kertaan tarkastettu.
Kirjanpidossa on toteutunut haave siitä, että voimme elättää itsemme toistemme paitoja pesemällä. Niin kauan kuin löytyy maksajia tälle kaikelle.
