Sähköpolkupyörällä sähköiseen taloushallintoon
1930-luvun Suomi-filmeissä oli polkupyörälähettejä, jotka veivät myyntilaskun perille ja joskus myös ottivat suorituksen vastaan. Jos nykyisin Helsingin ruuhkassa filistäville polkupyöräläheteille hankittaisiin sähköpolkupyörät, heidän kuljettamansa paperilaskut muuttuisivat sähköisiksi laskuiksi. Vielä kun laskut tulostetaan laserilla, joka on eräänlaista sähköllä painamista, olisivat nämä laskut vähintään sähköisiä verkkolaskuja.
Maksuliikenteen sähköisyys on niin arkipäiväistä, ettemme juurikaan pohdi, miksi se toimii Suomessa niin hyvin. Korkeintaan ulkomailla maksuja hoitaessamme ihmettelemme, miksi emme näe viitenumeroita, mutta sitä enemmän shekkejä. Suomalaisten pankkien tilisiirtolomakestandardi on ollut käytössä jo 58 vuotta, joten emme todellakaan enää muista, mitä maksaminen kirjavilla maksulomakkeilla on ollut. Suomalaiset voivatkin pitää monia kehittyneitä maita omina maksuliikenteen museoinaan.
Maksuliikenteen toimivuuden taustat on hyvä muistaa, koska niiden avulla on helpompaa erottaa verkkolaskut sähköpostilaskuista. Maksuliikenne toimii Suomessa, koska tapahtumat kulkevat muutaman ”operaattorin” eli pankin kautta, tapahtumien tekninen sisältö on yhdenmukaistettu standardeilla, perustietoturva on standardoitu ja sekä lomakkeet että tulosteet (tärkeimpänä tiliote) on standardoitu. Kaikki käyttävät yhdenmukaisia tunnistejärjestelmiä, sillä viitenumeron lisäksi standardoitu on pankkitilin numerot. Tämä yhdenmukaisuus on mahdollistanut sen, että sadat maksuja käsittelevät tietojärjestelmät on saatu toimimaan luotettavasti.
Olemme innostuneet sähköpostiin, joka tuntuu ilmaiselta postiliikenteeltä. Tosiasiassa tietoliikenteen automatisoinnin kuluista osa on sähköpostien aiheuttamaa kulua, joten sanottakoon näin, että sähköpostin lähettämisen muuttuvat kulut ovat nolla. Paperilaskusta maksamme kirjekuoren lisäksi postimerkin, jolloin on helppo laskea, että sähköpostilaskun säästöt ovat 500 myyntilaskua lähettävässä yrityksessä 300 euroa kun kuluja seurataan postimerkkikulujen pääkirjatililtä. Säästöt syntyvätkin, jos samalla laskemme, että oma työmme on arvotonta ja tiedon nopeamman saatavuuden merkityskin on nolla.
Sähköpostilaskut sopivat hyvin esimerkiksi nuorten yhdistysten jäsenmaksujen perintään. Sähköpostilla ei kuitenkaan voida automatisoida kirjanpitoa silloinkaan kun lähetettäisiin liitteenä verkkolaskustandardin mukaisia tiedostoja. Sähköpostin liitteiden käsittelyä ei voi automatisoida, koska liitteitä tulisi yrityksen eri sähköpostiosoitteisiin, ehkä tilitoimistollekin suoraan. Jos kuka tahansa voi tehdä liitetiedostoja, niitä olisi helppo lähettää, mutta niiden vastaanotosta tulisi painajainen, koska tiedoston sisällöt eivät olisi kaikilta osin yhdenmukaisia. Verkkolaskustandardikaan ei ole niin yksiselitteinen, että kaikissa tilanteissa laskut voitaisiin käsitellä ilman pdf-liitteitä. Ja yhden, globaalin standardin saaminen on utopiaa. Esimerkiksi jo nyt globaaleilla luottokorttiyhtiöillä on omien määrittelyjen mukaan tehtyjä laskuja, jotka eivät ole verkkolaskuissa käytettävän standardin mukaisia. EDIFACTin mukaan kulkee tällä hetkellä miljoonia laskuja, eivätkä ne ole kuolemassa, joskaan eivät enää merkittävästi lisäännykään.
Vapaat sähköiset laskujärjestelmät johtaisivat myös siihen, että nigerialaislaskutkin muuttuisivat sähköpostilaskuiksi. Vaikkei Suomessa niitä maksaisikaan kuin yksi entinen ministeri ja valtion yhtiöiden pääjohtaja, se tulisi sekoittamaan tulevaisuuskirjanpidon mahdollisuuksia.
Sähköpostilaskut olisi siksi käsiteltävä manuaalisesti ja siirrettävä kirjanpitoon yksitellen. Vapaassa maassa kaikki on kuitenkin mahdollista. Ne, jotka uskovat sähköpostilaskuihin, voisivat tehdä järjestelmän. Jos se menestyy ja toimii paremmin kuin alan toimijoiden kehittämä verkkolasku, niin olen valmis ensimmäisenä myöntämään olleeni väärässä.
Verkkolaskuoperaattorien kautta toimivassa sähköisessä laskutuksessa tehokkuus ja turvallisuus voidaan maksimoida. Alan useiden toimijan kilpailu alentaa hinnat. Laskujen lähettäjät ja vastaanottajat ovat tiedossa samalla tavalla kuin pankkitilien haltijat. Laskutusjärjestelmien erot poistuvat ja jokainen pääsee yhden luukun periaatteeseen. Kaikki voivat tehdä yhden mallin mukaan laskuja ja operaattori muuntaa laskut vastaanottajan käsittelymahdollisuuksien mukaan verkkolaskuiksi, EDIFACT-laskuiksi ja eKirjeiksi. Ja laskujen vastaanottaja voi vastaanottaa yhdenmukaisia laskuja siitä riippumatta ovatko laskut alunperin olleet verkkolaskuja, EDIFACT-laskuja, Visa-laskuja vai jonkun oman määrittelyn mukaan tehtyjä.
Verkkolaskujen standardoinnin avulla voidaan yrityksen operatiiviset toiminnot ja kirjanpito automatisoida. Verkkolaskujen avulla taloushallinnon prosessit voidaan jakaa siten, että mitään työtä ei tehdä kahdesti. Verkkolaskustandardin mukaan voidaan lähettää myös myyntitilauksia, vastaanottaa ostotilauksia, hoitaa proforma laskuja, veroja, korkolaskuja. Laskut voidaan lähettää yhdenmukaisesti perintätoimistoon ja factoring yhtiölle. Kirjanpidon automaatiota edistävät kahdet toimituspäivät, joiden avulla vakuutus-, vuokra-, ylläpito- jne laskujen jaksotukset voidaan automatisoida. Perustililuettelon yhdistäminen verkkolaskustandardiin mahdollistaa myyjän tekemät tiliöinnit. Kirjaavathan melkein kaikki laskun vastaanottajat matkapuhelinlaskun **kuluihin ja tilitoimiston lähettämän laskun **kuluihin. On tarpeetonta, että jokainen kirjanpitäjä jokaiselle laskulle tekee tästä päätöksen ja kirjanpitomerkinnän manuaalisesti – usein vielä tiliöintileimalle erikseen.
1990-luvun alussa pankkisiirto- ja postisiirtolomakkeet yhdistettiin tilisiirroksi, joka on kaikkialla samannäköinen. Samanlainen uudistus tulee myös laskuihin sen jälkeen kun verkkolaskuja kehittävät tahot julkistavat yhdenmukaisen layoutin niin näytöille kuin paperillekin. Uutta layoutia ei tietenkään ole pakko käyttää, mutta tuskin yritysten suuri enemmistö haluaa maksaa laskujen ulkoisen asun räätälöinnistä suuria summia. Etenkään, koska se vaikeuttaisi asiakkaiden ostolaskujen käsittelyrutiineja.
Verkkolaskujen avulla kirjanpito automatisoituu ja suuntautuu tulevaisuuteen. Onhan tärkeämpää tietää, riittävätkö rahat seuraavan kuukauden palkkojen maksamiseen kuin tietää, kuinka paljon suunnitelman mukaiset poistot aktivoiduista konttorikalustoista olivatkaan. Nämä kirjanpidon automaation tuomat hyödyt ovat aivan eri luokkaa kuin postimerkkien säästöistä saatavat pennoset.
Sähköisiin laskuihin liittyy muutakin tuttua maksuliikenteestä. Olen ollut näkemässä Suomen ensimmäisen viitenumerollisen laskun tekemisen, palkkapussien muuttumisen sähköisiksi palkoiksi (totta siitäkin on vasta 30 vuotta), ensimmäiset maksuliikennejärjestelmät, sähköisten tiliotteiden tulemisen ja ollut ensimmäisten joukossa maksamassa laskuja Internetissä. Jokaiseen uudistukseen on liittynyt taloushallinnon ammattilaisten kriittinen arvostelu: heidän työtään viedään, pankit sanelevat miten he hoitavat kirjanpitonsa, rikokset tulevat lisääntymään jne. Siksi tämä verkkolaskukeskustelu on ollut osaltaan niin tutun tuntuista. Siksi on helppo uskoa, että kyse on vain kaikkiin uudistuksiin liittyvästä vastarinnasta. Kun vuodet kuluvat, kaikki käyttävät sähköisiä laskuja. Ja jo tämän vuosikymmenen lopulla voimme ulkomaan matkoillamme käydä katsomassa, millaista laskutus Suomessa joskus on ollut.
Muuten, verkkolaskujen tuomaa työajan säästöä ei ole tarkoitettu käytettäväksi uusien töiden haalimiseen. Kirjanpidon automaatio antaa myös kirjanpitäjille inhimilliset talvet, vähemmän ylitöitä, normaalimittaiset kesälomat ja enemmän aikaa perheelle, ystäville ja itselle.
