Paha saa palkkansa

”…Jos tulo on ennakonkannon alaiseksi säädettyä tuloa, ennakonpidätystä ei tarvitse toimittaa, ellei kysymyksessä ole työkorvaus tai käyttökorvaus ja tulonsaaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. …” Verohallituksen ohje 938/31/98, 4.6.1998.

Tämäkin siteeraus palkkakirjanpitoa säätelevistä lukuisista laeista, asetuksista, työehtosopimuksista, paikallisista sopimusasiakirjoista, verohallituksen päätöksistä ja ohjeista jne. osoittaa, miksi niin moni yritys ja yrittäjä katsotaan talousrikolliseksi. Kaikkia tuhansia säännöksiä on mahdoton saada edes tietoonsa ja vaikka saisi, ei niitä ymmärtäisi vaikka kuinka monta iltaa pohtisi.

Työmarkkinajärjestöt ovat sekoittaneet palkkalaskentajärjestelmiä vuosien mittaan aamuun asti jatkuneissa neuvotteluissaan. Palkkalajeja ja laskentakaavoja on saatu muutaman päivän varoitusajalla kymmeniä. Pekkaspäivät ovat kirosana monille yrityksille, mutta myös päivien seurannasta aiheutuvaa byrokratiaakin tulisi kirota. Yksi hauskimmista lienee saunalisä. Kun työntekijät eivät enää voineet käydä saunassa työaikana, päätettiin sopia saunalisä korvaamaan tämä saavutettu etu. Hulluin taas on seisokin palautuslisä. Viagran aikakautena senkin maksamisen voisi lopettaa.

Tällaiset kaikenlaiset lisukkeet tulisi tarkastella uudestaan. Ilta-, yö- ja viikonloppulisät ja ylityökorvaukset ovat muistoja menneestä elämästä. Monet meistä haluaisivat olla töissä viikonloppuna ja pitää lepoa arkena. Iltatyö olisi sopivaa ihmisille, jotka haluavat herätä ihanana aamuna ja loikoilla rakkaansa vieressä ihan lähekkäin pitempään. Miksi siitä ilosta pitäisi maksaa 50 %:n, 100 %:n ja 200 %:n palkanlisiä?

Työmarkkinajärjestöjä pahempi byrokratian kehittäjä on kuitenkin julkishallinto. Palkanlaskijan on palkkojen lisäksi hallittava eläkejärjestelmät. Sama yritys joutuu maksamaan TELlit, LELlit ja nyt vielä TaELlitkin. Kuinkahan moni suomalainen yritys on tietoinen siitä, että vuoden 1998 alusta alkaen heidän pienimmistä palkoista ja palkkioistaan pitääkin maksaa taiteilijan eläkevakuutusmaksut? Myös yhden illan töissä olleista postituspojista. Sinänsä on hyvä asia, että eläkejärjestelmät kattavat myös yhä tärkeämmiksi tulevat lyhytaikaiset työsuhteet ja pienet palkat. Mutta miksei samantien yhdistetä kaikki eläkejärjestelmät yhdeksi. Samalla luovuttaisiin ennakkojärjestelmistä kokonaan ja eläkemaksut maksettaisiin maksettujen palkkojen perusteella.

Palkkojen lisäksi on maksettava sosiaaliturvamaksut, työttömyysvakuutusmaksut, ryhmähenkivakuutusmaksut, tapaturmavakuutusmaksut, perittävä ay-jäsenmaksut, annettava palkkaennakkoja, hoidettava ulosottoviranomaisen määräykset. Maksut on jaettava yrityksen osuuteen ja työntekijältä perittävään osuuteen. Kaikista on tehtävä lomakkeita, ilmoituksia ja tositteita. Paljon auttaisi, jos kaikki maksut teknisesti yhtenäistettiin ja maksun saajien tietokoneet hoitaisivat keskenään rahojen jakamisen.

Ehkä hauskimmat byrokratian vaalijat nekin löytyvät julkishallinnosta. Siellä on laadittu lomakkeita jos toisiakin palkkioiden maksamiseksi. Lomakkeet on täytettävä käsin, eikä palkkaa makseta, jos samat tiedot annetaan taulukkolaskennalla tehdyillä paperilomakkeilla. Lomaketta ei saa edes niitata virallisen lomakkeen yhteyteen – ei liitteeksi, eikä korvaamaan käsin täytettyjä rivejä.

Lomakkeita meillä on moneen lähtöön. On MAVA-ilmoitusta, vuosi-ilmoitusta, eläkevakuutusyhtiön ilmoitusta, vuosi-ilmoituksen yhteenvetoa, etuuksien vuosi-ilmoitusta, palkansaajakohtaista erittelyä jne ja jokaista lomaketta varten vielä erikseen korjauslomakkeet. Kaikkiin palkkasumma määritellään eri tavalla. MAVA-ilmoituksen on keksinyt itse piru. Ensin maksun yhteydessä annetaan konekielisesti verottajalle osa ennakkoperintätiedoista. Sitten viisi päivää myöhemmin annetaan samat tiedot ja vähän lisää paperilla. Yhdessä edellisen kuukauden arvonlisäverotietojen kanssa. Näin voidaan olla varmoja siitä, ettei kukaan pysty saamaan näitä tietoja kirjanpidostaan, eikä ainakaan automaattisesti tuottamaan tietoja Internetissä tehtävää ilmoittamista varten.

Palkkakirjanpito on vielä paljon manuaalista. Automatisointia ovat kellokortit ja laskukoneet. Kumpiakaan ei pitäisi enää käyttää. Toki teollisuudessa tarvitaan työvaiheiden kirjaamista varten kortinlukijoita ja viivakoodeja. Sen sijaan kellokorttien ja plus/miinus-minuuttien seurannan sijasta pitää keskittyä hoitamaan hommat. Fiksuimmat yritykset eivät enää välitäkään siitä, milloin ja missä palkat lasketaan ja milloin palkanlaskijat ovat työssään. Riittää kun palkat ovat pankkitilillä palkkapäivänä.

Pienyrityksen palkkahallinnon monimutkaisuutta pyritään ratkaisemaan tuomalla markkinoille uusia byrokratiaa paremmin hallitsevia tietokonejärjestelmiä. Niitä onkin joka lähtöön: pienyrityksen TEL-tietojen ilmoittamiseen, TaEL-tietojen hallintaan, palkkalaskentaan, palkkojen ilmoittamiseen verottajalle. Ei vääriä asioita pitäisi automatisoida, vaan jättää kokonaan tekemättä. Sekamelska vaan lisääntyy, jollei itse perusteisiin, eli järjestelmän monimutkaisuuteen puututa kovalla kädellä.

Tietojärjestelmät kuitenkin palvelevat käyttäjiään. Yrityksen ei tarvitse joka vuosi muuttaa palkansaajan ennakonpidätysprosentteja tietokantaan käsityönä, sillä verohallintoon voidaan Internet-aikakautena lähettää magneettinauha, joka pahimmillaan kahden kuukauden kuluttua palautetaan uusilla veroprosenteilla täydennettynä.

Miten paha saa palkkansa? Se kerrotaan pakinan toisessa osassa Tilisanomissa 1/1999 jutussa ”Pahat (byrokratia ja ahneus) saavat palkkansa”.