Olemme ammattitaitoinen ja ystävällinen, taloushallintopalveluita tarjoava arvostettu tilitoimisto
Usean tilitoimiston todelliset asiakkaat ovat verottaja ja tilintarkastaja. Ei riitä, että verottajan tietotarpeet on nostettu ylimmäksi, vaan aivan liian usein asiakasta uhkaillaan verotarkastuksilla, tilintarkastajilla ja kaikenlaisilla veroseuraamuksilla.
Uudessa palvelussa asiakas on täysimääräisesti yritys ja yrittäjä. Muut ovat vain kumppaneita ja sidosryhmiä. Jotta tämä olisi mahdollista, on ymmärrettävä, millaista asiakkaan liiketoiminta oikeasti on, ja millainen ihminen yrittäjä on. Tämä edellyttää asettumista yrityksen ja sen omistajan asemaan. Jokainen kirjanpitäjä lähetetään asiakkaan luo tuntemaan asiakkaansa ja heidän oikeat ongelmansa ja tarpeensa. Mietin, miten toimisin, jos olisin itse tässä tilanteessa.
Rutiinikirjanpito automatisoituu kiihtyvää vauhtia. Automatisointi tapahtuu integroimalla Internetin avulla yrittäjän työt samaan tietojärjestelmään, jota tilitoimisto käyttää. Myyntilaskut käsitellään vain kerran, ostolaskut ovat kirjanpitovalmiit maksuunpanon jälkeen ja koko maksuliikenne automatisoituu. Uudet kassakoneet voidaan Internetin avulla integroida kirjanpitoon, mikä tehostaa ja automatisoi kymmenien tuhansien käteiskassaa ja korttimaksuja käyttävien yritysten kirjanpidon.
Kirjanpitoammattilaisen tarve ei automaation myötä katoa. Vaikka täsmäytyksetkin voidaan automatisoida, tarvitaan aina henkilö, joka seuraa päältä, että täsmäytykset toimivat ja valvoo, että kirjanpito ja viranomaisilmoitukset ovat ajan tasalla, sekä laatii tilinpäätöksen. Mitä enemmän automatisoidaan, sitä tärkeämpiä täsmäytykset ovat. Niitä on toiminnan laajuudesta riippuen tehtävä kuukausittain. Vain aivan pienissä yrityksissä voidaan täsmäytykset tehdä 1–2 kertaa vuodessa.
Uusi palveluympäristö edellyttää tapahtuma- ja tuntiveloituksista luopumista. Nykyiset laskutusperusteet ovat vääriä maailmassa, jossa rutiinien tekemiseen pitäisi mennä vähän ja jatkuvaan opiskeluun sekä verkoston ylläpitämiseen paljon aikaa. Lisäarvolaskutus on välttämätöntä, kun halutaan kannattavaa ja laadukasta toimintaa, joka on motivoivaa sekä asiakkaille että henkilökunnalle.
Tilitoimistot ja erilaiset julkiset palvelut avustavat yritystä perustettaessa. Palvelut voivat kuitenkin olla paljon monipuolisemmat kuin yhtiön perustamiseen liittyvien asiakirjojen laatiminen. Perustamisessakin on mahdollisuuksia enemmän, minimiyhtiöjärjestyksen sijasta tulisi tarjota vakioitua yhtiöjärjestystä, joka kestää vuosien patinan ja yrityksen kasvun. Osakassopimuksia tulee esittää asiakkaalle aina kun osakkaita on enemmän kuin yksi.
Niinkin pienellä yksityiskohdalla kuin tilikauden valinnalla on suuri merkitys asiakaspalvelulle. Murretun tilikauden johdosta menetetään joka vuosi verotonta osingonjakoa jopa kahden vuoden tuloksesta.
Aloittava yrittäjä on ensimmäisenä vuotenaan monen tulen välissä. Uusia palveluja on tuotettava ja markkinoitava, asiakkaita on hankittava, rahoitusta on järjestettävä. Samaan aikaan yrittäjä juoksee kymmenien eri asioiden perässä, jotka kaikki vievät aikaa ja joiden yhteiskustannukset tulevat yllätyksenä. Kuka tarjoaa ensimmäisenä tilitoimistopalveluja, jotka kattavat toimitilojen hankinnan, avainten järjestelyn, pankkipalveluiden valinnan, sopimukset ja organisoinnin, nettiyhteydet, matkustuksen pelisäännöt yhdellä paperilla, kahvinkeittimien ja talouspapereiden hankinnat, luottokortit, luottokorttiasiakaspalvelun, ohjeet käteiskassasta ja pankkikorttien käytöstä, pysäköintien järjestämisen, pakolliset työnantajavakuutukset, murto- ja muut vakuutukset, yrittäjän sosiaaliturvan järjestämisen, postisopimukset, puhelimet ja muut tiedonvälityslaitteet. Osa näistä palveluista voitaisiin saada yhdestä luukusta tilitoimistosta verkoston avulla. Pelkästään näiden asioiden listaaminen ja kustannusten arviointi on hyvä alku.
Uuden pienyrityksen rahoitus on useimmiten kriittinen. Yrittäjän tulisi elääkin ja verottomia osinkoja ei ole käytettävissä. Kaikkein surullisinta on nähdä kun yrittäjä ottaa itselleen valtion yrittäjälainan, johon hän on joutunut antamaan avoimen takauksen, mikä käytännössä tarkoittaa koko elämän panttaamista yrityksen onnistumiselle. Sen jälkeen hän maksaa elannokseen palkkaa itselleen yrityslainasta ja maksaa palkkaveron lisäksi kaikki palkkaperustaiset maksut. Voiko onnettomampaa alkua yrittämiselle saada.
Kuka olisi se rohkea, joka kertoisi yrittäjälle heti alkuun kaikki ne mahdollisuudet, jotka hänellä on laillisesti toimien siirtää yrityksen ja yrittäjän välistä veteen piirrettyä viivaa yrityksen puolelle. Kilometrikorvaukset, kotityötilan korvaus, työsuhdepuhelimet, koti-adsl:t, matkakulut, neuvottelukulut, edustuskulut… Niistä tulee joka vuosi pitkä penni, joka vähentää tarvetta lainan käyttöön oman palkan maksamiseksi. Neuvottelukulun ja edustuskulun raja ei kulje lounaalla juodussa keskioluessa. Myös veronkierron ja laillisen toiminnan raja kannattaa heti tehdä selväksi. Veronkiertoa on merkitä matkalaskuun aika, joka venyttää 9,5 tunnin työmatkan 10 tunnin mittaiseksi. Laillista on pysähtyä matkalla puoleksi tunniksi kahville ja levähtää liikenneturvallisuuden varmistamiseksi.
Verotus on Suomessa aivan liian monimutkaista. Se joka luulee hallitsevansa verotuksen, ei tiedä verotuksesta tarpeeksi. Yrityksen ja yrittäjän verotuksessa tehdään helposti suuria virheitä. Ainoa lohtu on se, etteivät liikaa maksetut verot juurikaan tule esille muutoin kuin tilitoimiston ja tilintarkastajan vaihtojen yhteydessä. Jos silloinkaan. Verotuspalveluissa ainoa toimiva ratkaisu on yhteistyö veroasiantuntijoiden kanssa. Koulutuksella on pyrittävä siihen, että kirjanpitoa laadittaessa havaitaan tilanteet, joissa tarvitaan apua ja varmistusta.
Kun tilitoimisto saa uuden asiakkaan, sen tulee käydä asiakkaan prosessit läpi paikan päällä ja suunnitella sinne parhaat toimintatavat. Jos samassa yhteydessä vaihdetaan asiakkaan tietojärjestelmät, on uusi läpikäynti tehtävä puolen vuoden jälkeen. Sen jälkeen tarkistuskäynnit tulee tehdä 2 – 3 vuoden välein. Prosessien suunnittelu vie kokeneelta osaajalta pienessä yrityksessä yllättävän vähän aikaa. Puolessa työpäivässä saa jo paljon aikaan, jos on käytössä toimiva tavoitetila, johon pyrkiä. Tällaisen tavoitetilan voi dokumentoida ja siirtää koulutuksella laajaan käyttöön.
Kaikista tärkeintä yrittäjän palvelua, tulevan kassan kirjanpitoa, ei tarjoa vielä kukaan. Se tulee olemaan todellinen succee, joka mullistaa lähivuosina yritysten taloushallinnon. Yrittäjät kokevat saavansa jotain suurenmoista, mitä he ovat aina halunneet, vaan eivät ole osanneet pyytää. Yritysten likviditeetin hallinta mahdollistuu ja konkurssit vähenevät.
Miten tällainen uusi tilitoimistopalvelu tuotetaan? Ainoa toimiva ratkaisu on yhteistyö ja verkottuminen. Eri palvelujen tuottajat muodostavat yhteisen verkon, joka muodostaa yhden luukun asiakkaalle. Keskenään kilpailevat tilitoimistot voivat olla tällaisen palvelun käyttäjiä, mm. koska maantieteellä on aina tärkeä sijansa asiakaspalvelussa. Luukku on Internetissä. Palveluverkosto on jonkun organisoitava ja palvelut on tuotteistettava. Tarvitaan tuotekehitystä ja koulutusta. Tähän työhön menee useampi vuosi. Sillä yhteistyö on jotain ihan muuta kuin kilauttaa kaverille silloin tällöin.
Hyvä esimerkki tilitoimiston verkostopalveluista on yrittäjän eläke- ja sosiaaliturvapalvelu. Internettiin tilitoimistopalvelujen osaksi laaditaan lomake, johon siirretään perustietoa kirjanpidosta ja johon yrittäjä merkitsee lisätietoja. Palvelu laskee yrittäjän sosiaaliturvan tason. Jos se on hälyttävän heikko, voidaan palvelusta siirtää konsultointipyyntö verkostoon kuuluvalle vakuutusasiantuntijalle, joka ei toimi vakuutusyhtiössä. Tällainen henkilö voi pienyrityksessä puolen päivän asiakaskäynnillä selvittää, miten sosiaaliturva oikaistaan tyydyttävälle tasolle.
Palveleva tilitoimisto palvelee monella eri tasolla ja yhdenmukaisella tavalla. Työt sujuvat nopeammin ja laatu paranee, kun kaikki tekevät samanlaiset rutiinit samalla tavalla. Asioita on helpompi opettaa uusille työntekijöille. Aikaa jää aitoon keskusteluun asiakkaiden kanssa. Tietoa taas jaetaan omistajien ja kirjanpitäjien kesken, kirjanpitäjien keskuudessa, asiakkaille ja tilintarkastajille. Kirjatietoa tärkeämpää on lampun syttyminen oikeaan aikaan.
Yhteistyön ansiosta myös pienet tilitoimistot voivat menestyä uudessa kilpailutilanteessa. Itse asiassa ne voivat pärjätä suuria tilitoimistoketjuja paremmin vikkelyytensä ja sopeutumiskykynsä ansiosta. Kilpailukykyä tehostavat erikoistuminen ja yhteistyö. Sillä parempi osata yksi asia hyvin kuin monta huonosti.
Uuden palvelun kulmakiviä ovat asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen, yhteisten prosessien kehittyminen, laadukas yhteistyöverkosto ja todellisen lisäarvon tuottaminen asiakkaalle.
