Kiertopalkinto

”KLT on taloushallintoalan asiantuntijatutkinto ja arvostettu merkki ammattitaidosta.” 

Kirjanpitoalalla on huutava pula pätevistä ammattilaisista etenkin pääkaupunki­seudulla. Kaikki alalla toimivat eivät ole asiantuntijoita eivätkä ammattitaitoisia. Jopa jotkut tutkinnon suorittaneista voivat olla tilitoimiston ja yritysten kannalta tuhoisia. Kun tuho irtisanotaan, jää alalle paikasta toiseen kiertävä kiertopalkinto. Riski palkkauksen epäonnistumiseen on suurin ennen talven ruuhka-aikaa, jolloin kirjanpitäjän työn ohjaamiseen ja valvontaan ei kellään ole riittävästi aikaa.

Tämä kirjoitus voi tuntua pahalta. Hekin, jotka ovat palkanneet kiertopalkinnon, haluavat unohtaa. Siksi on hyvä tunnustaa, että tällaisia onnettomia on kaikissa ammateissa. Jos muurari tai laatoittaja ei osaa, sen näkee heti jäljestä. Kirurgi, jonka käsi ei ole vakaa, voi siirtyä byrokraatiksi. Parturin tekemä vahinko korjaantuu muutamassa viikossa. Mistä tietää, että hammaslääkäri osaa työnsä. Sen voi huomata 20 vuoden kuluttua, ja silloin on liian myöhäistä.  Mutta mitä tehdä kirjanpitäjälle, joka ei osaa. 

Jokainen meistä yrittää selviytyä elämässään. Vaikka olisi huomannut olevansa väärässä ammatissa, on elanto yritettävä hankkia sieltä, mihin on saanut koulutuksen. Kaikki, niin yritykset, työntekijät kuin rakkautta etsivät tuunaavat itsensä tavoitteensa toteutumiseksi. Jos tilitoimisto on huomannut tehneensä palkkauksessa pahan virheen, joka johtaa työ­suhteen katkaisemiseen, ei työtodistukseen voi kirjoittaa ”sopimaton kirjanpitäjäksi”. Vahinko kiertää. 

Tattoomerkki

Tilitoimiston työnhakuun tulee joskus henkilöitä, jotka eivät suin surminkaan enää halua kirjanpitäjäksi. Jos on jäänyt työttömäksi tilitoimistosta, työvoimatoimisto pakottaa työnhakuun työttömyyskorvauksen vastineeksi. Eräs tuntemani kirjanpitäjä kertoi tällaisessa vastahakoisessa työ­haastattelussa laittaneensa riettaan puseron päälleen ja varmuuden vuoksi irtotatuoinnin rintoihinsa. Työpaikkaa ei tullut.

Mistä tuhokirjanpitäjän tunnistaa? Hän on vaihtanut tilitoimistoa tiuhaan tahtiin. Haastattelutilanteessa hän esittää poikkeuksellisen itsevarmana osaamistaan. Hänen palkka­toivomuksensa voi olla yläkanttiin. Hänellä on hyvät selitykset aiempien työsuhteitten päättymiseen. Kun työt alkavat, hän eristäytyy muista kirjanpitäjistä, mikä saattaa näyttää itsenäiseltä työnteolta. Hän ei juurikaan kysele neuvoja keneltäkään. Hän voi olla hyvin tarkka työajoista, eikä ylitöihin ole suurta halukkuutta ruuhka-aikoinakaan.

Hän saattaa saavuttaa tavoitteet laskutettavien työtuntien määrästä, mutta tunnit asiakasta kohden ovat poikkeuksellisen suuret.  Näitä lisätunteja ei voida asiakkaalta laskuttaa. Ensimmäiset merkit saadaan asiakaspalautteista. Asiakkaat saattavat vaatia kirjanpitäjän vaihtamista, vaikkei mitään huonoa työnlaatua ole vielä havaittukaan. Asiakkaatkaan eivät osaa perustella vaadettaan, he vain kokevat saaneensa aiempaa huonompaa palvelua. Epävarmuus asioiden hoidossa näkyy asiakkaalle. Tilitoimistoyrittäjän tulisi osallistua asiakaspalavereihin alusta saakka, jotta asioiden hoito tulisi heti esille. Osallistumisen voi perustella toimistoa koskevien yhdenmukaisten työtapojen varmistamisella.

Tilinpäätösten määrämuotoistaminen on johtanut siihen, että kaikki tilinpäätökset näyttävät hyviltä, vaikka olisivat silkkoa sisältä. Kerran tarkastin ison toimiston tekemän pienen yhteisön tilinpäätöksen, jossa ainoa oikea tieto oli pankkisaamisten määrä. Jokainen osaa copypastea tilinpäätöstietoja, joten numeroiden perusteella ei voi nähdä työn laadusta mitään. 

Oikosulku

Hyväkin kirjanpitäjä voi tehdä pahan virheen. Joskus vaan tulee oikosulku ihan selvissä asioissa. Voimme tehdä saman asian 100 kertaa peräkkäin aina oikein. Ja sitten tulee musta hetki ja 101. työ menee väärin. Olemme inhimillisiä ja musta hetki voi tulla mistä vain: puhelinsoitosta työn ollessa kesken, omista perheen huolista, rakkaussuruista, juuri saaduista moitteista. Kun on tehnyt virheen, voi siihen jäädä loukkuun ja tekee saman virheen samalla asiakkaalla uudestaan ja uudestaan. Automaattikirjauksen sääntöjen virhe voi jatkua vuosia, koska automaatioon opitaan luottamaan. 

Olen vuosien mittaan kirjoittanut kaikenlaista kirjanpidon automaation puolesta. Siperia opettaa. Kirjanpito on osaamistyötä, eikä osaamista voi automatisoida. Osaajaksi ei opi kouluissa, ei kursseilla eikä kirjoja lukemalla. Työ tekijäänsä opettaa. Kirjanpitotyön ihmeellisyyksiä on se, että vuosi­kymmentenkin jälkeen huomaa joka päivä oman vajavaisuutensa ja mahdollisuuden oppia uutta. Oppiminen on todellista, eikä uusien säännösten omaksumista.

Kirjanpidon raid

Yksin toimija on aivan liian yksin. Jos yksi on ylivertainen ja tilitoimiston kymmenen muuta kirjanpitäjää hyviä, voi joukossa silti olla yksi, joka on aivan väärässä paikassa. Hänellä voi olla hyvä koulutus ja hän voi olla tutkinnon suorittanut, mutta hän on väärässä työssä. Tällaista kirjanpitäjien mustaa lammasta ei saa päästää kirjanpitotyöhön, koska hän voi tehdä mitä tahansa. 

Mutta ei hänestä pääse eroonkaan, jos ei ole tehty työ­sopimusta, joka mahdollistaa irtisanomisen koeaikana. Etenkin talvella tuo neljä kuukautta on liian lyhyt aika.

Onneton kirjanpitäjä saa palkkansa, irtisanomisajan palkan ja hyvässä lykyssä vielä ammattiyhdistysliikkeen juristien hankkimat vahingonkorvaukset irtisanomisen muoto­virheistä. On irvokasta, että kirjanpitäjä on voinut tehdä työnantajalleen kymmenien tuhansien eurojen vahingot, mutta juristit tulevat paikalle vaatimaan lisää rahaa. Tällainen Suomi ei kannusta työntekijöiden palkkaamiseen edes pakkotilanteessa.

Tilitoimistoyrittäjä voi kirjanpitäjän virheen takia menettää koko vuoden tulonsa. Palkattujen kirjanpitäjien kate on pieni silloinkin kun kirjanpitäjä on hyvä työssään. Katteesta pitää maksaa vahingonkorvaukset asiakkaille. Vakuutus saattaa kattaa osan, mutta suurten virheiden yhteydessä tulee 10 000 euron katto vastaan.  Kun tilitoimistot haluavat yhä suurempia asiakkaita, on korvauskatto aivan liian pieni.

Kallista on myös huonoksi osoittautuneen kirjanpitäjän töiden valvonta ja tarkastus. Tarkastamiseen ja virheiden korjaamiseen voi mennä enemmän aikaa kuin saman työn tekeminen uudelleen. Kun tilitoimistoyrittäjä tekee valvonnan, ei kirjanpito kerro vahingon suuruutta eikä ylimääräisen työn määrää. Toisen työn tarkastaminen on poissa oikeasta työstä: omien asiakkaiden palvelusta ja asiakas­palvelun kehittämisestä.

Olen alkanut epäröidä suurten asiantuntijaorganisaatioiden­ mielekkyyttä niin tili- kuin tilintarkastustoimistoissakin. Asian­tuntijan palkka tulee selkänahasta, eikä siitä riitä sijoittajien edellyttämää tuloa, eikä isojen tukiorganisaatioiden­ aiheuttamiin kuluihin. Isoissa organisaatioissa henkilökunnan vaihtuvuus on suuri. Se johtaa jatkuvaan kouluttamiseen ja ohjaamiseen.

Isoissa organisaatioissa erikoistutaan. Yksi hoitaa palkat, toinen reskontran, kolmas maksuliikenteen, neljäs tekee tilinpäätökset. Erikoistuminen johtaa siihen, ettei kukaan hallitse asiakkaan kokonaisuutta.  Kenelle yrittäjä soittaa kun haluaa saada tukea omassa ongelmassaan. 

Yksin aivan liian yksin on. Ehkä optimaalisin tilitoimiston koko on 3–7 henkilöä. Jokainen tekee kaiken yksittäisen asiakkaan kirjanpidossa. Tuuraamista tarvitaan lomien ja muiden poissaolojen takia. Toimistoon saadaan paljon osaamista ja henkilökunta voi ratkoa vaikeampia asioita yhdessä. Isommat tilitoimistot kannattaa organisoida pienempiin työryhmiin, ehkä 10–15 kirjanpitäjän soluihin.

Miten taloushallintoalalta saataisiin pois nämä täystuhot? Ei mitenkään. Tilintarkastajia valvotaan pikkutarkasti, mutta valvonta ei koske lainkaan osaamista ja tehdyn työn laatua. Laaduntarkastus koskee byrokratian säännösten toteuttamista. Lisääntynyt byrokratia vain heikentää työn laatua. Sama ongelma on tilitoimistoalalla. KLT-tutkinto on joku mittari, mutta kaikista tutkinnoista voi päästä läpi vaikkei osaisi vielä mitään. Tutkinto on oikeastaan ajokortti, lupa harjoitella työn ohessa hyväksi osaajaksi.

Ei elämästä selviä hengissä

Elämä on tarkoitettu elettäväksi. Raha on vain rahaa, ei sen enempää. Väliaikaista kaikki on vain. Näin elämään on suhtauduttava. Huono kirjanpitäjä voi tehdä pahaa jälkeä, mutta ei hän tilitoimistoyrittäjän elämäniloa saa tuhottua. Asioita, joille ei mitään voi, ei kannata surra.

Huono kirjanpitäjä ei välttämättä saa aikaan suurta tuhoa. Vaikka kirjanpitotaito olisi hukassa ja oikein olisi vain ­pankkitilin saldo, ei virheistä välttämättä aiheudu mitään katastrofaalista. Monien virheiden verovahingot saadaan ainakin osin korjattua kun seuraavan vuoden kirjanpidon tekee toinen henkilö. Virheet eivät yleensä vaikuta yrityksen saamiin luottoihin. Tuska tulee siitä, ettei tarkastamatta voi tietää, onko virheitä lainkaan, onko virheiden vaikutus vähäinen vai onko virheellä jopa tilitoimiston olemassaoloa vaarantava merkitys.

Tilintarkastukseen tulee osittainen tarkastajien vaihtopakko. Omasta työstäni sanoisin, ettei pienissä yrityksissä tilintarkastajalla ole enää uutta annettavaa kolmannen vuoden jälkeen. Tarkastajien ja kirjanpitäjien vaihtaminen 5–7 vuoden välein voisi olla hyvä tapa muutoinkin. Kuin tilitoimistossa on useampia työntekijöitä, voidaan vaihdokset tehdä toimiston sisällä.

Tilitoimistoissa pitää töitä tehdä ristiin, vaikkapa 1–2 kuukauden ajan joka vuosi. Jokaista uutta työntekijää pitää ohjata ja valvoa kunnes tilitoimistossa syntyy luottamus henkilön osaamiseen. Kaikkien asiakkaiden kirjanpidon taseiden tila pitää tarkistaa ainakin 2–4 kertaa vuodessa – mieluiten tase-erittelyt varmistetaan kuukausittain, jotta taseeseen ei jää epäselviä eriä (selvittelytili, ennakot, siirtyvät erät). Jokaisen kirjanpitäjän asiakaspalavereihin olisi tilitoimiston vetäjän osallistuttava muutaman kerran vuodessa.

Itse asiassa, tilitoimistoalan kannalta huonoa kirjanpitäjääkin karmeampaa ovat viranomaisten jatkuvasti kiristyneet tulkinnat ja uudet säännökset. Säännösten monimutkaisuuden­ takia paraskaan kirjanpitäjä ei voi selviytyä virheittä työssään. Huonosti toteutetut verottajan sähköiset palvelut johtavat tabulointivirheisiin, jotka verottaja tulkitsee törkeäksi veropetokseksi ja lätkäisee 10 000 euron veronkorotuksia. Jos haluttaisiin parantaa kaikkien elämää, kannattaisi satsata enemmän säännösten yksinkertaistamiseen ja palvelujen selkeyteen. 

Ei elämästä selviä hengissä
Kas elämä se kaikkein vaikeinta lie
Sen kun hyvin teet se kaiken aikasi vie
Jos nyt haluat täysillä päästellä
Voit kenties elämäsi säästellä
Jee jee
Mut edes niin et sitä tee

Voit reilusti heilua svengissä
Et elämästä selviä hengissä

Lyrics Juice Leskinen