Keisarin uudet vaatteet
Sisäinen laskenta. Kustannuslaskenta. Operatiivinen laskenta. Strateginen ohjaus ja johdon laskentatoimi. Siinä sanoja, jotka seuraavaksi pitää räjäyttää. Ja aloittaa puhtaalta pöydältä uusi elämä.
Perinteiset laskentatoimen menettelyt ja meno-tulo-teoria ovat tehneet tuhoja myös sisäiseen laskentaan. Yritetään kohdistaa ja jaksottaa. Ja samalla siirretään vastuu seuraaville sukupolville. Lasketaan korkoja ja kohdistetaan kahvipullalaskuja.
Tulosyksikkö. Laskentakohde. Kustannuspaikka (mikä hirveä sana). Myyntipiiri. Projekti. Henkilö. Osasto. Näitä riittää ja siksi taloushallinnon järjestelmissä onkin nähty 40 merkin koodijonoja, joilla kustannukset saadaan jaettua kaikille tasapuolisesti. Tuskin kukaan näitä jonoja osaa virheettömästi kirjoittaa, ja siksi tarvitaan sisäinen tarkastus seuraamaan tositteiden tiliöintejä. Kalliit ovat laulujen lunnaat.
Kaikkein karmeimpia sisäisen laskennan viritelmiä ovat ne, joissa yritetään selvittää yksittäisen tuotteen tai tuoteryhmän kannattavuutta vyöryttämällä sille kustannuksia jos jollakin tavalla. Tässä tietokoneet ovat olleet negatiiviseksi avuksi, koska on ollut liian helppo rakentaa erilaisia automaattikirjauksia ja jakosääntöjä miettimättä sen tarkemmin onko niissä mitään järkeä. Toivottavasti mikään yritys ei enää vyörytä käyttöomaisuuden jälleenhankintahintaan perustuvia poistoja ja sisäisiä korkoja sisäisessä laskennassaan.
Sisäisen myynnin tekeminen on aina helpompaa kuin ulkoisen. Siksi itse kukin yrittää ujuttaa omia kustannuksiaan toisille sisäisen laskutuksen nimissä. Tunnin työhön saa kulumaan puoli päivää, kun sen voi laskuttaa muilta. Tämä taas johtaa jatkuvaan kinasteluun siitä, ovatko veloitukset asiallisia vai ei. Muuten ensimmäisellä tilintarkastusasiakaskäynnilläni tämä raju taisto käytiin firman hississä, ja oli siinä maalaispojalla ihmettelemistä.
Sisäinen laskenta on pääsyyllinen siihen, miksi ostolaskujen käsittelyrutiinit ovat niin raskaat ja kalliit. Koska ”Minun kustannuspaikalleni ei kustannuksia ujuteta”-ajatus on voimassa, on ostolasku asiatarkastuksen lisäksi hyväksytettävä jokaisella vastuullisella, jonka kustannuspaikalle ostolaskusta aiheutuu kustannuksia. Tätä byrokratiaa yritetään tehostaa hankkimalla ostolaskujen kierrätysjärjestelmä, jotta voidaan ylpeillä että meillä on ostolasku hyväksytetty kolmella eri henkilöllä kahdessa tunnissa. Tämä olisi hyvä tieto vain turhuuksien ennätysten kirjassa, sillä typeryyksiä ei kannata automatisoida vaan ne pitää jättää tekemättä.
Sisäisen laskennan aiheuttamia hassutuksia löytää kaikkialta. Olen nähnyt ostolaskun, jossa on 17 hyväksymismerkintää. Yksi ostolasku oli jaettu 130 kustannuspaikalle: kyse oli yrityksen työmaaruokalan kahvitusten ja pullien jakamisesta. Yhdestä kolmen markan ostolaskusta oli saatu aikaan 5 vientiä: markka kolmelle kustannuspaikalle, arvonlisäverosaaminen ja ostovelat. Ja laskun maksaminenkin piti vielä kustantaa. Jokainen meistä on käyttänyt kopiokonetta, jota voi käyttää vain antamalla kustannuspaikan koodit. Ja nämä laskurien tiedot sitten jyvitetään kopiokonekululaskuille. Yleensä käsin.
Kahvit ja pullat ovat firman yleiskustannuksia siinä kuin vuokrat, puhelinvaihteet ja toimitusjohtajan palkkakin. Jos joku yrittää kavaltaa syömällä paljon pullaa, seurauksena on vain kolesteroliongelmat ja lääkärin moitteet ylipainosta.
Budjetointikin on sisäistä laskentaa, johon saadaan kulumaan paljon aikaa. Budjetointitarpeet ovat tulleet, koska kirjanpito on ollut niin hidastempoista. Budjetointi ei kuitenkaan jatkuvanakaan anna riittäviä ohjaustyökaluja, koska budjetoidut kulut on helppo täyttää, mutta myyntiä ei kukaan pysty budjetoimaan, korkeintaan arvailemaan. Siksi tarvitaan uutta tulevaisuuteen suuntautuvaa taloushallintoa, joka poistaa lopullisesti budjetointitarpeet.
Sisäinen laskenta voi eräissä tapauksissa olla tuhoisaa yrityksen tulevaisuudelle. Tuotanto toimii budjetoidun ja suunnitellun myynnin perusteella, ja mikäli myynti ei onnistukaan toivotulla tavalla, ei tuotantoa voida ajaa nopeasti alas mm. työntekijöiden lomautukseen liittyvien viiveiden takia. Tämä johtaa varaston kasvuun, johon lisämausteena antaa työn hidastumisesta aiheutuva työn hinnan kohoaminen, koska töille kirjataan enemmän tunteja. Tuloslaskelman menotuloteoriatulos jopa paranee tästä syystä, koska meillä on nämä FIFOt varastoarvostusperiaatteena ja nämä kalliimmat, myymättömät tavarat kirjataan taseeseen. Ja voi kauhistus: KILA uusi juuri ohjeet, joiden mukaan voidaan varastoon aktivoida vielä korkoja, käyttöomaisuuden 40 vuoden poistoja ja muita kiinteitä menoja. Toivottavasti näitä ohjeita ei kukaan käytä. Varmuuden vuoksi voisi ohjesivut niitata umpeen. Ja poistaa linkit KTM:n sivuilta.
Työseurantaa vaivaa usein pikkutarkkuus. Töille kirjataan kaikki mutterit pikkutarkasti ja työvaiheita on liian paljon. Sitten on saatu joku omakustannushinta, jolle roiskaistaan 40 % myyntikatetta päälle. Näin helppoa se on tuloksen tekeminen. Työlaskenta on aivan liian hidastempoista, eikä kuukausia vanhoilla jälkilaskelmilla ole mitään arvoa edes paperittomina.
Laskentatoimen tuottamaan tietoon on oltu tyytymättömiä. Siksi markkinat ovat olleet avoinna keisarin uusille vaatteille. Balance Scorecard. ABC-laskenta. Toimintolaskenta. EVA. Kaikkea tällaisia uusia ajatuksia ajetaan konsulttien voimin suurella rahalla yrityksiin. Konsultit tulevat ja menevät. Yritetään yhtä ja kun siitä ei tule mitään, lopetetaan hanke. Vuoden kahden päästä tulevat samat konsultit uusilla ideoillaan, jotka ovat kuitenkin samanlaisia kuin ennenkin. Nimi on vain vaihtunut (niin konsulttiyhtiöllä kuin konseptillakin) – yleensä englanninkieliseksi.
Kassavirta-ajattelu sopii mainiosti myös sisäiseen laskentaan. Tulosyksikön on oltava kannattava nimenomaan kassavirroissa eikä missään jaksotetussa tuloksessa. Insinöörit ja muut ei-ekonomit ymmärtävät kassavirrat paljon paremmin kuin tulokseen perustuvat laskelmat ja siksi yksi parhaista uudistuksista sisäisessä laskennassa onkin siirtyä kassavirtaperustaiseen seurantaan.
Projektihallinto on yksi sisäisen laskennan toiminta, joka myös syntyi siitä, että kirjanpidon antama informaatio saatiin kohtuuttoman pitkällä viiveellä ja koska informaatio oli puutteellista. Tosiasiassa melkein kaikki yrityksen toiminta on projektimaista: talonrakennus, tietojärjestelmäinvestointi, markkinointikampanja, tilitoimiston asiakkaan tilikausi, henkilökunnan koulutus… Yksi suurista uudistuksista sisäisessä laskennassa tuleekin olemaan se, jossa projekti- ja taloushallinto yhdistyvät ja ne tuottavat tulevaisuuden kassavirtalaskelmia projekti- ja talousohjausraporttien lisäksi.
