Kassavirtakirjanpidon sisältökuvaus

Kassavirtakirjanpidon edistämiseksi ja sen sisällön vakiinnuttamiseksi julkistetaan kolumnissa sen sisältökuvaus. Liiketapahtumista pidettävä kassavirtalaskelma tulisi saattaa verotuksen perustaksi, jotta investoitaessa ei maksettaisi liian aikaisin veroja velkaantumalla. Tulevaisuuteen suuntautuvan kassavirtakirjanpidon tavoitteena on auttaa yrityksiä saamaan tarkempaa tietoa yrityksen tulevista kassavirroista ja työkaluja kassan hallintaa varten. Yritysten konkurssi- ja muut likviditeettiongelmat johtuvat nimenomaan kassan riittämättömyydestä, eikä perinteinen liikekirjanpito anna sen varalle työkaluja. Tulokseen perustuva verotus ennenaikaistaa verojen maksun.

Kassavirtakirjanpidossa voidaan kirjata liike- ja maksutapahtumien lisäksi osto- ja myyntitilaukset, sopimukset, sitoumukset, suunnitelmat ja investointilaskelmat, myyntitarjoukset sekä ennusteet samalla tavalla kuin varsinaiset liiketapahtumatkin. Kirjanpitotileinä voidaan käyttää samoja kuin pääkirjanpidossakin, koska raporttien valinnat tehdään tositelajien perusteella. Tilinpäätökseen sisällytetään vain liiketapahtumiksi luokiteltavat tapahtumat.

Kaikki samanlaista

Myyntilasku on teknisesti sama kuin ostolasku. Matkalasku ja kululasku ovat työntekijän tekemiä ostolaskuja. Palkkalaskelma voidaan tehdä ostolaskun muotoon, onhan ostettavana erilaisia työn tekemiseen liittyviä suoritteita. Arvonlisävero- ja työnantajasuoritusilmoitus voidaan laatia teknisesti laskun muotoon, vaikka niiden esitystapa on erilainen. Ilmoitukset ovat kuin ostolaskuja, jotka pitää maksaa verottajalle. Laskut ovat joko maksettuja tai maksamattomia, joten erillisiä reskontrasovelluksia ei tarvita. Kaikki tapahtumat merkitään maksetuiksi tiliotteiden ja viitemaksujen avulla.

Liikekirjanpidon ulkopuoliset tiedot, kuten myynti- ja ostotilaukset ovat teknisesti laskuja. Investointilaskelmassa on suunniteltu maksupäivä ja sen laskurivejä ovat investointihyödykkeet. Sopimus on lasku, jossa on myyjä/ostaja, maksupäivä ja laskurivit (vuokra, puhelimen perusmaksu jne.) Suunnitelmat ja budjetit voidaan teknisesti käsitellä laskuina, eikä erillistä budjetointia tarvita. Esimerkiksi myynnin edellyttämien tulevien asiakaskäyntien matka- ja neuvottelukulut voidaan käsitellä yksinkertaisen sopimuksen mukaisesti ja niistä voidaan tehdä kirjanpitosivut.

Kirjanpitosivu

Kaikkiin asiakirjoihin, joihin liittyy raha, voidaan liittää kirjanpitosivu, jossa on kaikki kirjanpitoviennin tiedot: tosite- ja maksupäivämäärä, kirjanpitotili ja dimensiot, rahallinen arvo, arvonlisäverotiedot sekä vientiselite ja erilaiset tunnistetiedot. Asiakirjaan voi liittyä kymmeniä kirjanpitosivuja, joissa on erilaiset pvm- ja rahatiedot. Esimerkiksi vuokrasopimuksiin (tulo/meno) voidaan liittää kirjanpitosivu tarkkoine tietoineen jokaiselle vuokranmaksukaudelle vuokrasopimuksen ajaksi, siis useaksi vuodeksikin. Toisaalta teleoperaattorin kanssa tehtyyn sopimukseen voidaan liittää kirjanpitosivu suunniteltujen eräpäivien mukaan ja raha-arvoksi määritellä arvio puhelinlaskun suuruudesta. Arviota voidaan muuttaa. Toinen tekninen mahdollisuus on luoda nämä tiedot laskennallisesti raportoinnin yhteydessä.

Palkkalaskelmaan voidaan sisällyttää kirjanpitosivu samalla tavalla kuin ostolaskuihin. Kun samalla kirjataan velaksi kaikki palkkaan sisältyvät eläke- ja muut sosiaalikulut, saadaan automaattisesti tiedot muista palkkakuluista. Kirjanpitosivuja voidaan laatia tulevaisuuteen palkkaperustietojen avulla samalla tavalla kuin palkkalaskelmassakin. Määräaikaisissa työsuhteissa oleville tehdään sivut sopimuksen loppuun asti.

Vuokrasopimuksen mukaiset maksut ja arvonlisäverovähennykset voidaan tehdä laskujen sijasta sopimuksen perusteella. Toisaalta, kun teleoperaattorilta tulee lasku, saadaan siitä tarkat pvm- ja rahamäärätiedot, joilla korvataan sopimuksen perusteella tehty arviotieto. Jos lasku on verkkolasku, voidaan laskun automaattiseen kirjaamiseen liittää vastaavan sopimuskirjanpitosivun mitätöinti.

Kassa ja limiittikassa

Kassaan kuuluvia rahavaroja ovat käteiskassat, pankkitilit, korttisaamiset, rahoitusomaisuuteen kuuluvat arvopaperit, matka- ja palkkaennakot. Tiliotteista tehty kirjanpito riittäisi yhdistysten, maatilojen, asunto-osakeyhtiöiden ja pienempien yritysten (nanokorporaatioiden) kirjanpidoksi.

Limiittikassa on termi laajalle kassalle. Kassan varoja vähentävät velat, jotka on maksettava niiden eräpäivästä riippumatta. Siihen kuuluvat yksinkertaisuuden vuoksi kassan lisäksi kaikki alle 2 kk:n sisällä erääntyvät myyntilaskut ja kaikki osto- ja verovelat. Jos myyntilasku on ollut maksamatta 2 kk eräpäivästä, se jätetään pois kassavirrasta ja palautetaan, kun lasku on maksettu.

Kassavirtakirjanpidossa ei ole siirtyviä eriä. Verolaskelman lisäverot ovat velkaa eli limiittikassaa. Eläkemaksuvelan määrä voitaisiin saada helposti lähettämällä sähköinen ilmoitus vakuutusyhtiölle, joka palauttaisi lasketun velan/saamisen määrän seuraavan päivän aamuun mennessä. Vuokraennakot ovat pois kassasta, joten ne palautetaan kassavirtaan vain, mikäli raha maksetaan takaisin. Vakuutusmaksuja eikä muitakaan kulueriä jaksoteta. Kassavirtakirjanpito ei tunne lomapalkkavelkaa, jos kyseessä ei ole palkkaerä, joka konkreettisesti maksetaan kassasta.

Sähköisessä taloushallinnossa laskut ovat kirjanpidossa heti, kun ne lähetetään ja ostolaskut vastaanotetaan. Näin kirjanpito kertoo heti saamisten ja velkojen määrän. Limiittikassa soveltuu paremmin kassavirtaverotuksen pohjaksi, jotta yritykselle ei syntyisi verotettavaa tuloa sen takia, ettei se pysty maksamaan laskujaan tai ettei joulumyyntiä varten hankittujen tavaroiden maksaminen tammikuussa johtaisi vero-ongelmiin.

Limiittikassa muodostaisi yritysten, kuntien ja muun julkishallinnon kirjanpidon rajat. Nykyisen lainsäädännön aikana kassavirtaraportointi on palvelua, jolla yritys voi paremmin hallita likviditeettiään.

Tuleva kassavirta

Kun tapahtumissa on tosite- ja maksupäivämäärät, voidaan laskelmia tehdä tulevien maksutapahtumien näkökulmasta. Tulevan kassavirran kirjanpito on yritykselle annettavaa palvelua, joka ei ole lakisääteistä. Tulevaisuuden tapahtumien kassavirtaraportti tehdään maksupäivämäärien mukaan, jolloin syntyy automaattisesti kassasuunnitelma. Se voidaan raportoida päivä-, viikko- tai kuukausijaksoille. Aineistosta voidaan samoilla komennoilla saada osavuosittaiset kassavirtaraportit ja tuleville vuosille ulottuvat raportit. Menojen osalta tiedot saadaan tarkoiksi, mutta tulot ovat liiketoiminnan luonteesta johtuen epätarkat. Mitä lähemmäs tätä päivää raportointi laaditaan, sitä tarkempaa tieto on.

Tulevan kassavirran tapahtumiin sisältyvä arvonlisävero ja ennakonpidätysvelka ovat kassavirtaa, jotka vähennetään kassavirtaennusteissa maksupäivinä.

Tulevan kassavirran laskennassa tarvitaan kokonaiskassaa, johon sisällytetään myös uusien lainojen nostot ja lainojen lyhennykset. Lainojen korot ovat kassavirtamenoja. Nämä tapahtumat voidaan eriyttää kassavirtalaskelmissa tulo- ja menokassavirroista.

Raportointi

Kirjanpitosivujen tietokannasta voidaan laatia niin tilinpäätös, liikekirjanpito, kassavirtalaskelma, kassavirtaennuste kuin tilauskantaraportit ja sisäisen laskennan raportitkin.Samalla tulostusrutiinilla voidaan tehdä kaikki raportit, joissa valitaan tapahtumalajit (tositelajit) ja aikavälit, jotka halutaan raportoida. Aikaväli voi olla yhtä lailla menneisyyttä kuin tulevaisuutta, ja tulevaisuuden tarkkuustasoa ja raportointijaksoja voidaan säädellä vapaasti.

Kassavirtakirjanpito tekee budjetointimenetelmät ja erilliset kassasuunnitteluohjelmat tarpeettomiksi, koska kirjanpitosivujen avulla voidaan laatia myös tulosraportointi tulevaisuuteen. Kun menot tiedetään, voidaan laskea myyntikatteen avulla se myyntimäärä, joka tarvitaan positiivisen kassavirran toteuttamiseksi. Ottamalla kassavirtaan mukaan investointilaskelmat voidaan arvioida, paljonko tarvitaan lisämyyntiä investoinnin rahoittamiseksi.

Kassavirtalaskelman lisäksi tarvitaan tase, joka täsmäytyy kassavarojen muutoksella. Taseeseen raportoidaan saamiset, velat, rahavaroiksi rinnastettavat osakkeet ja muut osakkeet.

Käyttöomaisuuden arvoa voidaan haluttaessa seurata erikseen tilinpäätöksen liitetietojen avulla. Lisäksi on seurattava varaston määrää ja sisältöä, vaikka kaikki ostot kirjataan heti kassamenoksi. Seurantamenetelmät ovat pienissä yrityksissä yksinkertaisimmillaan sitä, että myymälän hyllystä katsotaan, mitä tuotteita on myymättä. Suurimmassa osassa pienyrityksiä ei ole rakennuksia, maa-alueita, pitkäaikaisia osakesijoituksia eikä merkittäviä varastoja, joten niiden kirjanpito tulee olemaan yksinkertaista.

Kassavirtakirjanpito koostuu monista tapahtumalajeista. Niiden hallinta helpottuu, jos kirjanpitoon sisällytetään pitkälle automatisoidut täsmäytysrutiinit.

Standardit

Verkkolaskustandardia voidaan käyttää laskujen lisäksi kaikkeen missä lopuksi liikkuu raha, siis myös tilauksiin ja korttitapahtumien osto- ja kassakonetositteisiin. Yhteisesti on sovittava kirjanpitosivun teknisestä sisällöstä. Kun kaikki järjestelmät käyttävät tai pystyvät tuottamaan samaa sivustandardia, on helppo luoda kassavirtalaskelmia. Lisäksi järjestelmien vaihto ja kirjanpidon sähköinen arkistointi olisi helposti tehtävissä. Samalla luotaisiin mahdollisuudet kaikille yrityksille koosta riippumatta hallita ja suunnitella kassaansa ja kassavirtojaan.