Kontrolli hyvä, luottamus paras
Taloushallinto on yrityksen kirstunvartija. Rooliin kuuluu vahtia, ettei varoja ole kadoksissa eikä niitä menetetä, ja että rahatapahtumat kirjataan oikeellisesti kirjoihin ja kansiin. Joudumme toimimaan välillä epämukavissa rooleissa: muistuttamassa tekemättä olevista laskuista, huomauttamassa virheistä, karhuamassa puuttuvaa tietoa ja hoputtamassa myöhässä olevia töitä. Valvomme myös, että organisaation operatiivisesta toiminnasta, kuten tilauksista, hyväksynnöistä ja sopimuksista, syntyvä taloustieto on oikein.
Taloushallinnon rooli organisaatioissa on pohdituttanut viime aikoina. Tahtotilana on toimia liiketoiminnan luotettuna ja arvostettuna kumppanina, joka palvelee joustavasti muuttuvissa tilanteissa. Perinteisesti talous on kuitenkin nähty monessa organisaatiossa pikkutarkkana sanelijana, joka on ollut hidas ja jäykkä muuttumaan. Tällainen tilanne on omiaan aiheuttamaan siiloutumista. On vaikeaa toimia liiketoiminnan tukena, jos ollaan vastakkaisilla puolilla pöytää – jopa hautautuneena omiin taisteluhautoihin. Toiminnan kehittäminen yhteistyössä ei tällöin suju. Yhteinen agenda ja luottamus puuttuvat. Mikä avuksi?
Yllytän tarkistamaan ajattelutapamme. Sen sijaan, että olettaisimme, että muun organisaation tallentamat tapahtumat ovat väärin ja toimet myöhästyvät kuitenkin, voisimmeko luottaa, että ne ovat lähtökohtaisesti oikein ja oikea-aikaisia? Kokemukseni mukaan organisaatioiden henkilöt pyrkivät 99-prosenttisesti tekemään taloushallinnolliset tehtävänsä ajallaan ja halutulla tavalla, kunhan he tietävät ja ymmärtävät mitä heiltä odotetaan ja mihin heidän työnsä vaikuttaa. Poikkeus löytyy aina, ja siksi vahtimistakin tarvitaan. Se kannattaa kuitenkin kohdistaa ennalta tunnistettuihin riskikohtiin. Jokaisen tapahtuman tarkistamiseen kuluu paljon aikaa, joka olisi vapautettavissa esimerkiksi yhteistyössä tehtävään toiminnan kehittämiseen.
Kuinka moni meistä oikeasti jaksaa lukea ohjeita?
Voimme myös auttaa liiketoiminnan henkilöitä tuottamaan meille mahdollisimman oikeellista talousdataa. Kehitetään yhdessä prosesseja niiden alkupäästä alkaen. Virheitä voidaan minimoida helppokäyttöisillä käyttöliittymillä ja yksinkertaisilla prosesseilla. Kuinka moni meistä oikeasti jaksaa lukea ohjeita? Jos mahdollista, suunnitellaan loppukäyttäjien työhön prosesseja, jotka ovat niin intuitiivisia, että ohjeita ei tarvita. Asetetaan yhdessä järjestelmien ohjaustiedot ja automaattiset kontrollit kuntoon siten, että tiedot tallentuvat kerralla oikein.
Viestintää ei koskaan ole tarpeeksi, sanotaan. Ja tottahan se on. Voimme tehdä paljon ymmärryksen lisäämiseksi, miksi oikean kustannuspaikan valitseminen on niin tärkeää tai mitä lisätyötä talouteen aiheutuu, jos ei toimita sovitun prosessin mukaisesti esimerkiksi laskutustietojen toimittamisessa. Voimme muuttaa linjauksiamme siitä, kuinka pieniä virheitä metsästämme, eli huomioida olennaisuuden. Jos merkittävä virhe sitten kuitenkin pääsee syntymään, voimme syyttävän sormen sijaan tarjota apua ja opastusta.
Yhteistyön läheisyys auttaa jo itsessään. Se auttaa esimerkiksi paremmin tunnistamaan huijausyritykset, joita meille talousihmisille tulee lähes päivittäin organisaation ulkopuolelta naamioituneena kollegan viestiksi. On helpompi huikata tutulle työkaverille: ”Lähetitkö tämän viestin oikeasti?”. Kuulemme nopeammin uutiset ja muutokset sekä pääsemme useammin mukaan kehityshankkeisiin. Näillä on positiivinen vaikutus tukeen, jota voimme tarjota taloushallinnosta. Tämä myös edesauttaa sitä, että meidät nähdään arvokkaana kumppanina. Hiven lisää luottamusta voi olla se keino, jolla pääsemme samalle puolelle pöytää.