Tilaajavastuu ja ulkopuoliset palvelut
Ulkopuoliset palvelut ja niiden kirjanpitokäsittely
Ulkopuolisten palveluiden kirjanpitokäsittelystä Kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon (KILA 1999/1573). Sen mukaan ulkopuoliset palvelut -erään sisällytetään palvelupitoiset ostot, kuten alihankinnat ja työvoiman vuokrausmenot. Ostomenot liittyvät välittömästi kirjanpitovelvollisen myytäväksi tarkoittamiin hyödykkeisiin, tavaroihin ja palveluihin.
Tässä samassa lausunnossa mainitaan myös, että ulkopuolisiin palveluihin luettavat erät saattavat vaihdella toimialoittain. Esimerkiksi alihankintatyöt ja työvoiman vuokraus kuuluvat yleensä ulkopuolisiin palveluihin, mikäli ne liittyvät läheisesti kirjanpitovelvollisen omiin tuotteisiin tai myytäviin palveluihin.
Ostorahdit ja muut ostoihin liittyvät kuljetuskustannukset merkitään vakiintuneen käytännön mukaisesti erään ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat”, sillä ne sisällytetään vaihto-omaisuuden hankintamenoon hyödykkeen hankinnasta johtuvina muuttuvina menoina. Tästä saattaa kuitenkin olla joitakin yrityksen toiminnan luonteesta johtuvia poikkeuksia.
Sen sijaan Kilan lausunnossa mainitaan muun muassa kuljetus-, siivous- ja kunnossapitopalvelut sekä myyntiin liittyvät palvelut, joiden paikkaan Kila ei ottanut kantaa. Tämän vuoksi yksittäisten tuloslaskelmaan kirjattavien erien oikea esittämispaikka tulee miettiä yritys- ja toimialakohtaisesti. Siksi tässäkin asiassa korostuu se, että kirjanpitäjän tulee tuntea kirjanpitovelvollisen liiketoimintaa riittävästi, jotta oikea kirjanpitokäsittely toteutuu.
Tilaajavastuu
On syytä huomioida, että kun kirjanpitovelvolliselle syntyy edellä mainittuja kustannuksia, hyvin usein niihin liittyvät tilaajavastuuseen liittyvät velvoitteet. Toki tilaajan tulee hankkia nämä selvitykset jo palveluita tilatessa, joten kun palvelusta saatu lasku tulee kirjanpitoon, on asia jo useimmiten myöhässä. Tästäkin huolimatta asia on hyvä kirjanpitäjänkin tiedostaa ja ottaa tarvittaessa asiakkaan kanssa puheeksi.
Tilaajavastuusta säädetään laissa selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä. On huomioitavaa, että tämä selvitysvelvollisuus on laaja. Se tulee noudatettavaksi useissa tilanteissa, kun käytetään ulkopuolista työvoimaa. Lakia sovelletaan aina, kun vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä yli 10 työpäivää tai alihankintasopimuksen vastikkeen arvo ilman arvonlisäveroa on 9 000 euroa tai enemmän. Näitä raja-arvoja laskettaessa työn katsotaan jatkuneen yhdenjaksoisesti, jos tilaajalle tehty työ tai aikaansaatu työtulos perustuu useisiin peräkkäisiin, keskeytymättöminä tai vain lyhyin keskeytyksin jatkuviin sopimuksiin.
Ennen kuin tilaaja tekee sopimuksen vuokratun työntekijän käytöstä tai alihankintasopimukseen perustuvasta työstä, tilaajan on pyydettävä sopimusosapuolelta – ja tämän on annettava – edellä mainitussa laissa kerrotut selvitykset, jotka sisältävät muun muassa selvityksen siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin. Tarkempi listaus löytyy tämän lain kohdasta 5 §. Tässä samassa lain kohdassa on mainittu myös muutamista poikkeuksista, joissa tilaajan ei tarvitse pyytää näitä selvityksiä ja todistuksia tai edellyttää sopimusta tehdessään näiden tietojen toimittamista. Jos laissa tarkoitettu sopimus on voimassa yli 12 kuukautta, sopimusosapuolen on toimitettava tilaajalle sopimussuhteen aikana 12 kuukauden välein laissa vaadittavat todistukset ja tiedot. Nämä selvitykset, todistukset ja tiedot on säilytettävä vähintään kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt.
Rakentamistoimintaan liittyvä tilaajan selvitysvelvollisuus
Tätä lainsäädäntöä sovelletaan erittäin laajasti rakentamistoimintaan, tästä on erikseen tarkemmin lain kohdassa 5 a §. On syytä huomata, että rakentamistoimintaan liittyvä tilaajan selvitysvelvollisuus on muita toimialoja laajempi.
Lue lisää aiheesta:
TS 2/2016: Jarmo Leppiniemi: Mitä ovat ulkopuoliset palvelut?
TS 2/2018: Sirpa Koponen & Tommi Colliander: Kuljetusalan mutkainen taloushallinto
