Päivärahat ja ateriakorvaukset

Päivärahoihin ja ateriakorvauksiin, kuten kaikkiin verottomiin korvauksiin, liittyy erilaisia edellytyksiä ja säännöksiä, joiden täyttyessä näiden maksaminen työntekijälle katsotaan verovapaaksi korvaukseksi.

Jos työntekijälle maksettava korvaus ylittää Verohallinnon julkaisemassa päätöksessä mainitun verovapaan enimmäismäärän, yli menevästä osasta on suoritettava ennakonpidätys ja tämä katsotaan palkaksi. Myös, jos matkakustannuksia on korvattu niin, etteivät ne täytä Verohallinnon päätöksen edellytyksiä verovapaudesta, katsotaan maksettu korvaus kokonaan ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Verohallinon päätös määrittelee siis enimmäismäärät verovapaille korvauksille, mutta on hyvä huomata, että esimerkiksi eri työehtosopimuksissa voi olla eroavaisuuksia Verohallinnon enimmäismääriin.

Työmatkan kesto vaikuttaa siihen, voidaanko työntekijälle maksaa verovapaata osa- tai kokopäivärahaa.

Päivärahojen verovapauteen vaikuttaa muun muassa työmatkan kesto ja se, miten etäälle se suuntautuu. Työmatkan kesto vaikuttaa siihen, voidaanko työntekijälle maksaa verovapaata osa- tai kokopäivärahaa. Lisäksi on hyvä muistaa, että jos työntekijä saa ilmaisen tai esimerkiksi matkalippuun sisältyvän ruoan, sillä on vaikutusta verovapaana maksettavaan päivärahan enimmäismäärään. Osapäivärahan osalta yksi ateria puolittaa päivärahan määrän ja kokopäivärahan osalta kaksi ateriaa. Aamiaista ei lueta tässä tilanteessa ateriaksi.

Toinen tärkeä asia on tiedostaa, mikä katsotaan työntekijän varsinaiseksi työpaikaksi. Osalla voi olla varsinaisen työpaikan lisäksi myös toissijainen työpaikka, joka vaikuttaa päivärahojen maksamisen perusteisiin. On myös erityisaloja, kuten rakennusala, joiden työntekijöillä ei ole välttämättä varsinaista työpaikkaa ollenkaan. Tällöin työ tehdään erityisellä työntekemispaikalla. Näissä tilanteissa verovapaiden päivärahojen maksamiselle on omat edellytykset ja vaatimukset, joihin vaikuttavat muun muassa yöpyminen ja työntekemisen kesto kohteessa. Ulkomaille suuntautuvan työmatkan osalta Verohallinnon päätöksessä mainitaan enimmäismäärät kunkin maan tai alueen päivärahoille. Näissä tilanteissa päiväraha lasketaan matkavuorokausittain.

Ulkomaille suuntautuvan työmatkan osalta Verohallinnon päätöksessä mainitaan enimmäismäärät kunkin maan tai alueen päivärahoille.

Jos työntekijälle ei makseta työmatkasta päivärahaa tai edellytykset päivärahan maksamiselle eivät täyty, työntekijälle voidaan kuitenkin maksaa ateriakorvausta. Ateriakorvauksen maksaminen tulee kysymykseen, jos palkansaajalla ei ole työn vuoksi mahdollisuutta syödä tavanomaisella ruokailupaikallaan ruokatauolla. Ateriakorvauksen verovapauteen ei vaikuta matkan kesto tai pituus. Työntekijälle on oikeus maksaa kaksi ateriakorvausta niiltä päiviltä, jos palkansaaja joutuu aterioimaan työmatkan aikana kaksi kertaa.

Maksetut päivärahat ja ateriakorvaukset tulee ilmoittaa viiden päivän kuluessa maksupäivästä palkkatietoilmoituksella. Erillistä vuosi-ilmoitusta näistä ei tarvitse enää antaa, vaan tiedot menevät Verohallintoon tulorekisterin kautta. Ilmoittamisessa on tärkeää, että verovapaat korvaukset ilmoitetaan oikeilla tulolajikoodeilla, ja että ne perustuvat luotettaviin dokumentteihin. Yleensä työntekijän, jolla on maksukielto, ulosmitattavaan määrään ei lasketa mukaan tavanomaisia ja kohtuullisia matkakustannusten korvauksia.

Ilmoittamisessa on tärkeää, että verovapaat korvaukset ilmoitetaan oikeilla tulolajikoodeilla, ja että ne perustuvat luotettaviin dokumentteihin.

Päivärahoja ja ateriakorvauksia voidaan maksaa henkilöyhtiöiden ja osakeyhtiöiden henkilöstölle. Nämä ovat näiden yritysten kirjanpidossa tuloverotuksessa vähennyskelpoisia kuluja. Myös yrityksessä työskentelevä osakas tai yhtiömies katsotaan henkilökuntaan kuuluvaksi. Yksityisen elinkeinoharjoittajan osalta elinkeinonharjoittaja ei voi maksaa itselleen ateriakorvauksia eikä päivärahaa. He saavat kuitenkin vähentää lisävähennyksenä verotuksessaan verovapaata päivärahaa vastaavan summan, joka kattaa työmatkasta aiheutuneita ylimääräisiä elantokustannuksia. Lisävähennyksen edellytyksenä ja perusteina ovat samat vaatimukset kuin mitä verovapaiden päivärahojen osalta on voimassa. Usein yrittäjä laskuttaa asiakkaalta myyntilaskulla laskutettavaan työhön liittyviä päivärahoja tai muita verovapaita kustannusten korvauksia, joita se on maksanut työntekijöilleen. Myyntilaskussa nämä pitää käsitellä kuitenkin samalla arvonlisäverokannalla kuin varsinainen laskutettava työ.

Lisätietoa: Minna Tanska: Verovapaat matkakustannukset (Tilisanomat 3/2011)