Hallintomappi

Aikanaan tilitoimistoissa oli tapana perustaa asiakkaille mappihyllyyn oma hallintomappi, jonne kerättiin yrityksen hallintoon liittyvää dokumentaatiota. Aineiston siirryttyä digitaaliseen muotoon aiemmin hallintomappiin laitettu aineisto leviää helposti ympäriinsä eri järjestelmiin. Tarve tiedolle ei ole kuitenkaan muuttunut. Meillä talous-hallintoa hoitavilla tulee olla tietty määrä tietoa asiakkaasta, jotta pystymme hoitamaan heidän asioitaan. On siis edelleen muistettava kerätä ja päivittää tietoa ja myös huolehdittava siitä, että tietoa seurataan.

Omistukset

Osakeyhtiö

Osakeyhtiön on pidettävä osakasluetteloa ja ilmoitettava edunsaajaluettelon muutokset Kaupparekisteriin säännöksen edellyttämällä tarkkuudella. Osakeyhtiön veroilmoitustietoihin on ilmoitettava omistukset ohjeiden mukaan. Osakeyhtiölaissa ja PMA:ssa on lähipiirimääräyksiä ja myös verotuksen osalta lähipiiriä koskevia ohjeita on seurattava ja tietyiltä osin ilmoitettava. Tase ja tulos-laskelmatiedot edellyttävät antamaan tietoa esimerkiksi konserniyhtiöihin liittyen.

Henkilöyhtiöt

Myös henkilöyhtiöiden on ylläpidettävä ja rekisteröitävä yhtiösopimuksensa. Henkilöyhtiön veroilmoituksessa on ilmoitettava yhtiömiehille maksettuja suorituksia ja heidän etuuksiaan. Tilinpäätöksen liitetietoina on ilmoitettava kunkin vastuunalaisen yhtiömiehen panoksiin liittyvää tietoa. Näille tiedoille on erityisesti tarvetta yhtiömiehen erotessa yhtiöstä tai yhtiön purkautuessa.

Hallinto

Osakeyhtiö valitsee hallituksen vuosittain yhtiökokouksissa. Valittu hallitus on syytä välittömästi rekisteröidä kaupparekisteriin, jotta hallitus voi hoitaa lakisääteisiä ja myös muita sopimuksiin liittyviä toimia. Hallituksen kokousten ja myös yhtiökokousten pöytäkirjat on syytä toimittaa myös taloushallintoa hoitaville, jotta kokouksissa päätetyt toimet voidaan hoitaa oikein kirjanpidossa, palkoissa ja muutoinkin yhtiön asioinnissa. Nämä asiat liittyvät usein tilinpäätöksiin liittyviin arvostusasioihin sekä henkilöstöhallintoon.

Palkat

Työntekijöiden palkanlaskentaa varten tilitoimisto tarvitsee työsopimukset, vakuutussopimukset, lomakertymät sekä muut palkanlaskennan kannalta keskeiset tiedot. Omistuksissa tapahtuneet muutokset ja muutenkin niihin liittyvät sopimukset on syytä saada palkanlaskijoiden tietoon muun muassa eläkevakuutusjärjestelmän käsittelyä ja tulorekisteriä varten. Mikäli yritys päättää irtisanomistoimista tai muista palkkoihin liittyvistä järjestelyistä, tulee tieto antaa myös kirjanpitäjälle, jotta siirtyvien erien laskenta voidaan hoitaa tilinpäätökseen oikein.

Sopimukset ja sitoumukset

Yrityksen tekemistä sopimuksista ja sitoumuksista kirjanpidon hoitamiseen vaikuttavat ainakin vuokrasopimukset, leasing-sopimukset, laina- ja osamaksusopimukset, takaukset sekä olennaiset kauppasopimukset. Kauppasopimusten ehdoilla voi olla merkittäviäkin vaikutuksia tilinpäätöksen jaksotuksiin. Osakkaiden ja hallituksen tekemiin osakassopimuksiin sekä kovenantteihin voi liittyä tietoa, joita taloushallinnossa tarvitaan. Palkkaukseen, varojenjakoon sekä muun toiminnan hoitamiseen voi myöskin liittyä sellaisia ehtoja, joilla on merkitystä tilinpäätökseen.

Rahanpesulain tuntemistiedot

Myös rahanpesulain 3:3 § asiakkaan tuntemistiedoista velvoittaa ilmoitusvelvollisia kuten tilitoimistoja säilyttämään monenlaista tietoa asiakkaasta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi yrityksen perustiedot, tiedot vastuuhenkilöistä, tiedot varojen alkuperästä ja pankkitilitiedot. Käytännössä suuri osa rahanpesulain edellyttämistä tiedoista ovat sellaisia, että tilitoimisto muutoinkin kerää ne kirjanpidon hoitoa ja asiakkuuden hallintaa varten.