CTA Paikka
CTA Paikka
Kumppanikolumni Kaupallinen yhteistyö: Accountor Finago Oy

Yritykset haluavat sähköistä taloushallinnon palvelua

Kannattavasti toimivan yrityksen liiketoiminta on tehokasta, eteenpäin vievää ja näkee päivänvalon huomennakin. Kannattava kasvu edellyttää tehokkaita taloushallinnon prosesseja, joiden järjestämisessä tilitoimistolla ja sen käytössä olevalla sähköisellä ohjelmistolla on merkittävä rooli.
5.12.2018
Piia Similä viestintäpäällikkö, Accountor Finago Oy

Sähköistyminen on selkeä trendi taloushallinnon alalla. Tällä hetkellä osittain tai kokonaan sähköistä palvelumallia tarjoaa asiakkailleen reilut 66 prosenttia tilitoimistoista, kokonaan sähköinen palvelumalli on käytössä noin 50 prosentilla. Kun myös valtio ja kunnat, esimerkiksi Verohallinto, sähköistävät palvelujaan kiihtyvällä tahdilla, alkaa perinteiseen paperiseen malliin asioiminen niiden kanssa olla hankalaa, ellei jopa mahdotonta.

Tilitoimistojen sähköistymisasteeseen verrattuna yrityksillä menee huomattavasti sähköisemmin. Yhdessä Innolink Researchin kanssa marraskuun alussa toteuttamamme tuoreen tutkimuksen mukaan yrityksistä lähes puolella on käytössään sähköinen palvelumalli tilitoimistonsa kanssa. Osittain sähköinen malli on reilulla 17 prosentilla. Tässä on huomattava ero, kun verrataan tutkimustuloksia yritysten sisäisiin toimintamalleihin. Jopa yli 80 prosenttia yrityksistä kertoo käyttävänsä sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa toiminnoissaan.

Erityisen kiinnostavaa on tarkastella kehitystä viimeisen vuoden ajalta. Sähköinen taloushallinto kasvaa ja vahvistaa asemaansa kiihtyvällä tahdilla. 20 prosenttia yrityksistä on nimittäin ottanut sähköisen taloushallinnon ohjelmiston käyttöönsä viimeisen 12 kuukauden aikana.

Tutkimuksessa ilmeni, että ainoastaan noin 13 prosenttia yrityksistä ei käytä vielä sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa, mutta heistä yli puolet aikoo siirtyä sähköiseen taloushallintoon tulevaisuudessa, ja ainoastaan 16 prosenttia yrityksistä haluaa pysyä perinteisessä kirjanpidossa. Tässä on haaste ja selkeä viesti yritysten taloushallintokumppaneille, tilitoimistoille.

Pitkä lista hyötyjä

Reaaliaikainen taloustieto, yhden tiedon tallentaminen vain kertaalleen, laskuprosessien nopeutuminen ja sähköinen, luotettava arkistointi ovat kaikki sähköisiä taloushallinnon ohjelmistoja käyttävien ulottuvilla. Sähköiseen palvelumalliin tilitoimiston kannattaa siirtyä jo yksin mainituista syistä tutkimuksessa ilmenneistä luvuista puhumattakaan. Lisäksi hyötyjen listaan voidaan lisätä muun muassa tilitoimiston oman kannattavuuden parantaminen.

Kiinnostava on Digitaalinen taloushallinto -teoksessa (Lahti, Salminen) ollut tutkimus, jonka mukaan digitaaliseen taloushallintoon siirtyneet organisaatiot ovat saavuttaneet 30–50 prosentin tehokkuuden parannuksen taloushallinnossaan. Laskemissa on otettu huomioon prosessi kokonaisuudessaan, ja tutkimuksessa on mukana eri kokoisia ja toimialoilla toimivia yrityksiä.

Tehokkaat sähköiset prosessit

Sähköistämällä taloushallinnon lasku- ja muita prosesseja tilitoimisto säästää aikaa ja rahaa sekä luo hyvän pohjan kannattavalle toiminnalle ja kannattavuuden kasvulle. Parhaimmillaan toimiva prosessi on loistava muistintuki: kun teet prosessin mukaisesti, kaikki tulee tehtyä. Toisaalta tilaa luovuudelle ei välttämättä ole, vaikkei tämä kiveen hakattua ole. Prosessin vaiheiden sisällä luova tekeminen saattaa olla jopa pääosassa.

Tilitoimistoissa on totuttu prosesseihin. Esimerkiksi verottajan kanssa asioidessa mahdollisuus sooloilulle on varsin rajallinen. Prosessin toimivuus on myös monelle asiakkaalle merkki luotettavuudesta. Asiakas tietää, missä järjestyksessä ja millä aikataululla asiat etenevät.

Sähköinen taloushallinto helpottaa töiden hallintaa, kun monet manuaalista tallennustyötä vaatineet prosessit voidaan automatisoida täysin tai osittain. Automaatiota sisältävä prosessi on näkyvä ja virtaviivainen.

Eniten taloushallinnon aikaa vie yleensä ostolaskuprosessi. Sähköisessä mallissa verkkolasku saapuu automaattisesti prosessiin, ja se tiliöidään automaattisesti. Kun tarkastamis- ja hyväksymiskierto on tehty, lasku kirjautuu ostoreskontraan automaattisesti. Sieltä muodostetaan pankkiaineisto, joka siirretään pankkiin. Huomion arvoista on, että Suomessa yrityksistä jo yli 70 prosenttia lähettää laskunsa verkkolaskuina. Monissa yrityksissä verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoaste on täydet sata prosenttia.

Ostolaskuprosessi on hyvä esimerkki siitä, kuinka sähköinen taloushallinto tehostaa tekemistä. Inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee ja läpimenoajat lyhenevät. Tutkimuksen mukaan laskun automatisoitu lähetys ja vastaanotto on manuaaliseen verrattuna yli kolme kertaa edullisempaa ja lähes neljä kertaa nopeampaa.

Prosessien nopeutuminen antaa tilitoimistolle aikaa neuvoa ja opastaa asiakkaitaan. Juuri nämä, aktiivinen kommunikointi, asiakaskohtainen analyysi ja neuvonta, nousivat selkeästi esille mainitussa Innolink Reseachin toteuttamassa tutkimuksessa, kun kysyimme yrityksiltä, kuinka tilitoimisto voisi palvella heitä vielä entistä paremmin. Lisäksi vastauksissa nousivat esille sähköisen palvelun tarjoaminen, tiedottaminen ja toive siitä, että tilitoimisto kertoisi asiakkailleen enemmän omista palveluistaan ja niiden hyödyistä yrittäjille.

Sähköiselle palvelulle on kysyntää

Sähköisen tilitoimistopalvelun puolesta puhuvat monet seikat. Yrityksissä yleinen verkkolaskukäytäntö on yksi niistä, tehokkuutta ja kannattavuutta tuovat automaattiset prosessit toinen. Myös ilmapiiri ja yleinen trendi ovat vakaasti sähköiseen suuntaan. Maksuttomassa oppaassamme Kannattavampaa liiketoiminta – tilitoimiston opas pääset lukemaan tutkimustietoa sähköisen taloushallinnon hyödyistä, kannattaa tutustua.

Lue Lisää:

Sähköinen taloushallinto

ostolaskuprosessi

Kannattavampaa liiketoimintaa -opas

KumppanikolumniUusimmat Artikkelit
Katso kaikki