Vuosi 2021 on automaation massajohtamisen vuosi

Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon on tänä syksynä lisätty osio, joka tuo kirjanpitäjälle täysin uudenlaisen, työntekoa mullistavan ympäristön. Oma Netvisor -näkymät helpottavat kirjanpitäjän arkea poistamalla turhia klikkauksia ja tiedon etsintää. 

Ensi vuonna Oma Netvisor -palvelu laajenee koko tilitoimiston palvelualustaksi, joka tulee uudistamaan tilitoimiston toimintamallin täysin. Se tarjoaa tilitoimistoille ennennäkemätöntä käyttökokemusta ja mahdollistaa jopa 70 prosentin säästön kirjanpitoon käytetyssä ajassa.

Oma Netvisor -palvelukokonaisuus tulee olemaan tilitoimisto-ohjelmistojen suunnannäyttäjä. Automaation määrä kasvaa lähivuosina huikeasti yritystoiminnan kaikilla osa-alueilla ja Netvisor tarjoaa asiakkailleen mahdollisuuden olla edelläkävijöitä tässä kehityksessä. Netvisorin tilitoimistotuotteiden tuotejohtajan Jarkko Iitiän mukaan tilitoimistot ovat nyt tärkeän valinnan edessä. Ollakko mukana kehityksessä vai ei.

– Me uskomme, että seuraavan viiden vuoden aikana ohjelmistokehitys menee enemmän eteenpäin kuin edellisten 15 vuoden aikana yhteensä. Tilitoimistoille automaatio ja sen johtaminen tulee olemaan tärkein kilpailuetu, Iitiä sanoo.

Älykästä kirjanpitoa massoille

Ensi vuoden aikana Oma Netvisoriin tuodaan laajennos, jonka avulla kirjanpidon automaatiota kehitetään ja johdetaan yritysryppäissä. Tämä tapahtuu siten, että tilitoimisto muodostaa asiakkaistaan erilaisia, palvelumallin mukaisia ryhmiä. Ryhmät voidaan jakaa esimerkiksi yrityskoon, toimialan tai asiakkaan prosessiin osallistumisen mukaan. Tärkeintä on, että kaikki automaatio, sen kehittäminen ja johtaminen tapahtuu yhdessä näkymässä.

Sen jälkeen valitaan kullekin ryhmälle heidän prosesseihinsa sopivat tavat ja sopiva automaation määrä. Yhden ryhmän asiakkailla automaatio voi hoitaa tietyt prosessit alusta loppuun, ilman ihmisen toimintaa. Toisessa ryhmässä yritysten prosessit voivat vaativat hieman enemmän käsityötä, mutta heillekin voidaan automatisoida ostolaskujen jaksotukset, kustannuspaikat ja vaikkapa palkkatositteiden viennit. Olennaisinta on, että kaikki mistä muodostuu kirjanpidon tosite, voidaan automatisoida, sitä voidaan kehittää ja johtaa.

– Jokaiselle automaatioryhmälle voidaan määritellä hyvin tarkkaan, kuinka laajasti tekoälyä halutaan hyödyntää, miten ryhmän sisälle asetettavilla säännöillä parannetaan laatua ja missä kohtaa halutaan ihmisen puuttuvan prosessiin. Tilitoimistolla on täysin vapaat kädet määrittää omat rajansa automaation määrälle ja laadulle, Jarkko Iitiä kuvailee.

Oma Netvisor ei siis tarjoa valmiita malleja, miten paljon ohjelmiston mahdollistamaa automaatiota käytetään. Automaation keskitetty johtaminen ja päätösvalta kaikesta on tilitoimistolla ja sen kirjanpitäjillä. Netvisor tarjoaa kehittyneen alustan, jossa toimia. Toki asiantuntijamme auttavat kumppaneitamme käyttöönotossa ja parhaan hyödyn saavuttamisessa.

Automaation johtaminen tilitoimiston vastuulla

Automaatioryhmien lisäksi Oma Netvisorilla voi rakentaa myös kaikkia tilitoimiston asiakkaita koskevia automaatiosääntöjä. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä voidaan päättää, että pienissä laskuissa riittää 95 prosentin tarkkuus ja automaatio saa hoitaa laskuprosessin loppuun asti. Suurempiin laskuihin puolestaan voidaan asettaa euroraja, jonka yli menevät laskut tarkistaa aina ihminen. Tärkeämpää on olennaisuuden periaate, kuin se onko automaatin osumatarkkuus 94 prosenttia vai 95 prosenttia.

Massa-automaation lisäksi ryhmien sisällä voidaan edelleen laatia myös yrityskohtaisia ja toimintokohtaisia sääntöjä, jotka kumoavat massasäännöt. Jotta tilitoimistossa säilyy selkeä kuva automaation ja tekoälyn määrästä eri tasoilla, tulee tilitoimistoon valita vastuuhenkilö johtamaan automaatiota ja sen kehittämistä.

– Oma Netvisorin avulla tilitoimisto voi lähteä johtamaan toimintaansa ennennäkemättömällä tavalla. Kun automaatiota johdetaan keskitetysti, yli yritysrajojen, saadaan ohjelmiston tarjoamasta automaatiosta paremmin tehot irti ja palvelun laatu tasaisemmaksi, Jarkko Iitiä kertoo.

Oma Netvisor -palvelualustaan tutustuneissa tilitoimistoissa malli on otettu kiinnostuneena vastaan. Tilitoimisto Likvidi on ollut alusta asti kehittämässä uutta mallia automaation johtamiseen. Tilitoimisto Likvidin Tuomo Kolehmainen arvioi, että he saavat ensi maaliskuun loppuun mennessä siirrettyä noin 70 prosenttia asiakkaistaan uuteen Oma Netvisor -palvelumalliin ja automatisoitua 80 prosenttia ostolaskuista ja tiliotteiden tositteista.

– Tämän ansiosta ajansäästö palvelutuotannossamme on yli 330 tuntia kuukaudessa. Se tarkoittaa lähes kahden ihmisen työpanosta tai vähintään 60 uutta asiakasta samoilla resursseilla, Kolehmainen arvioi.

Kirjanpitäjä kaiken keskiössä

Tilitoimiston palveluiden automatisoinnissa ja palvelumallin uudistuksessa keskeinen henkilö on kirjanpitäjä. Oma Netvisor -näkymien lähtökohtana on alusta asti ollut kirjanpitäjän ja palkanlaskijan arjen helpottaminen ja automaation läpinäkyväksi tuominen.

Uusi palvelumalli ei vähennä kirjanpitäjän tärkeyttä. Kirjanpitäjän vastuu omista asiakkaistaan säilyy, sillä automaatiolle ja tekoälylle ei voi antaa aivan kaikkea tehtäväksi.

Sen lisäksi, että Oma Netvisor -näkymistä näkee jo nyt jokaisen asiakkaan kohdalla heidän prosessiensa automaatiotason, tulee sinne oma näkymä myös automaation johtamisesta. Jokainen tilitoimiston työntekijä näkee omista näkymistään, millaisia massa-automaatiosääntöjä heidän asiakkailleen on tehty ja miten ne ovat toimineet.

– Kirjanpitäjällä on edelleen langat vahvasti omissa käsissään. Hän voi seurata Oma Netvisor -näkymistään, miten hyvin automaatio on toiminut ja kaiken pääsee edelleen tarkistamaan ja tarvittaessa korjaamaan. Tavoitteemme on tehdä tästä niin läpinäkyvää kuin mahdollista, koska se on ainoa tapa saada ihmiset luottamaan automaatioon, Jarkko Iitiä sanoo.

Tilitoimisto saa Oma Netvisor -palvelualustan aluksi koekäyttöön ilmaiseksi. Näin alustaa pääsee testaamaan rauhassa ja kokeilemaan, miten massa-automaatio toimii. Testiympäristöön tuodaan valittujen asiakkaiden kirjanpitohistoria ja niiden pohjalta tekoäly alkaa tehdä työtään. Vasta, kun tilitoimistossa nähdään, että alusta toimii ja automaatio tuottaa hyötyä, otetaan palvelukokonaisuus asiakaskäyttöön.