Reaaliaikainen kirjanpito nappia painamalla?

Tilitoimistoille sähköistäminen ja digitalisaatio on ollut arkipäivää jo vuosikausia. Siksi ihmetyttää tilanne, jossa tilitoimistot tällä hetkellä ohjelmistotalojen välisessä kilpailussa elävät. Ennen ei suinkaan kaikki ollut paremmin, mutta ohjelmistot sentään kehitettiin ammattilaisten tarpeisiin. Nyt uudet pilvipohjaiset, sähköiset ohjelmistot on kehitetty periaatteella ”jokaiselle jotakin”, ja niiden markkinointi kohdistetaan voimakkaasti suoraan yrityksille. Sinänsä ymmärrettävää, onhan pilvipohjaisen ohjelmiston loppukäyttäjä aina jokin yritys. Nykyään samassa ohjelmistossa surffaa tilitoimiston lisäksi usein myös yrittäjä itse. Toisinaan ohjelmisto on kokonaan yrittäjän hallussa, ja kirjanpitäjällä on ohjelmiston käyttöön vain rajoitetut oikeudet. Miksi siis tilanne ihmetyttää? Onko jokaiselle jotakin lopulta ei mitään kellekään?

Olipa ohjelma mikä tahansa, usein sen hankaluudet, toimimattomuudet ja ongelmat kaatuvat tilitoimiston niskaan. Kun asiakkaalla on vaihtoehtona joko jonottaa ohjelmiston help deskiin tai soittaa tutulle kirjanpitäjälle (joka vastaa heti puhelimeen ja osaa yleensä heti auttaa), ei ole vaikeaa arvata, miten asiakas toimii. Tilitoimisto hoitaa ohjelmistotalojen puolesta neuvontatyön, ottaa vastaan asiakkaan toisinaan hyvin tunteikkaan palautteen ja käyttää omaa aikaansa palvelupyyntöjen laatimiseen, jotta vaikkapa asiakkaan jumiin jäänyt myynti­lasku lähtisi eteenpäin.

Valtaosa yrittäjistä kysyy neuvoa taloushallinnon ohjelmiston valintaan tilitoimistolta ja myös luottaa tilitoimiston ehdotukseen sähköiseksi järjestelmäksi. Surffatessa eri ohjelmistojen välillä, neuvoen yrittäjiä niiden käytössä, kuunnellen nurinaa ohjelmistojen bugeihin liittyen ja yrittäen samalla tuskaisesti saada tehokkuutta omaan tekemiseensä järjestelmän monien ammattilaisominaisuuksien puuttuessa nousee pakostakin mieleen kysymys, että miten tähän on tultu?

Miettiessämme tilitoimiston roolia erilaisten ohjelmistojen pyörityksessä kismittää se tapa, jolla ohjelmistotalot markkinoivat ohjelmistojaan: ”reaaliaikainen tieto käytettävissä koko ajan” tai ”kaikki hoituu automaattisesti ja oikeat raportit tulevat nappia painamalla”. Tilitoimiston ammattilainen tietää, että reaalimaailmassa reaaliaikainen tieto edellyttää kaikkien osapuolten osallistamista sujuvan kokonaisprosessin kehittämiseksi, saavuttamiseksi ja ylläpitämiseksi. Reaaliaikainen tieto yrityksen tuloksesta ja taseesta ei synny pelkästään myyntisaamisten, ostovelkojen ja pankkitilin saldon tiedoista. Rooli­kuvausten ja työnjakojen asiakkaan ja tilitoimiston välillä tulee olla tarkkaan mietitty, dokumentoitu ja sisäistetty.

”Kuitit automaattisesti kirjanpitoon”-tyyppinen markkinointi on kuin kertoisi, että ruoan voi nopeasti lämmittää mikrossa. Kertomatta kuitenkin jää, että jonkun pitää se ruoka ensin valmistaa. Harmillisen usein kertojaksi valikoituu tilitoimiston taloushallinnon ammattilainen.

Prosessien kehittämiseen ja automaation jatkuvaan parantamiseen menee aikaa: tämä on nykyistä kirjanpidon erityisosaamista, ja asiakkaan tulee alusta saakka ymmärtää, että taloushallinnon kuukausikulu koostuu enenevässä määrin tästä työstä eikä kuittien manuaalisesta naputtelusta. Matkalla automaatioon tarvitaan kommunikointia, toimivat integraatiot ja ymmärrystä asiakkaan kokonaisprosessista, jotta ohjelmistoista ­saadaan raportoitua haluttua ja oikeaa tietoa. Ohjelmisto on parhaimmillaankin vain väline ja tämän yhteistyön mahdollistaja, itsessään ne eivät tätä kokonaisuutta hoida.

Olisi kohtuullista meitä tilitoimistoja kohtaan, jos ohjelmistojen kehittämisessä ja markkinoinnissa huomioitaisiin myös tilitoimistojen arvokasta roolia. Avaimet käteen ja reaaliaikainen taloushallinto onnistuvat meiltä kyllä, mutta nämä eivät edelleenkään tule käden käänteessä nappia painamalla.