Mihin katoaa laatu ja osaaminen?
– Kirjanpitojen taso on romahtanut, avautui taannoin eräs tilintarkastaja.
– En luota enää tilitoimistooni, tuskaili eräs yrittäjä.
Tekijöiden vaihtuvuus, virheiden määrä ja laadun heikentyminen rasittivat niin tilintarkastajan kuin yrittäjänkin mieltä. Huolestuttavaa palautetta, joka tekisi mieli kieltää. Mehän olemme ammattilaisia, kyllä tilitoimistoihin voi luottaa. Mutta voisiko siinä kuitenkin olla jotain perää?
Automaatio, sähköistäminen, robotiikka ja tehostetut prosessit eivät vuonna 2023 ole enää tulevaisuuden visioita, vaan ne ovat tilitoimistoalalla arkipäivää. Ja hyvä niin. Automaation avulla saadaan monia, ennen käsin tehtyjä, työvaiheita hoidettua nopeasti ja luotettavasti. Sähköisen taloushallinnon avulla ostolaskut, myyntilaskut ja tiliotteet kirjautuvat lähes itsestään oikeille tileille. Tuloslaskelma sekä tase muodostuvat nappia painamalla ja siihenkään ei aina tarvita kirjanpitäjää, koska asiakas saa otettua nämä raportit järjestelmästään ihan itse. Kirjanpitäjän tehtävänä on vain tarkistaa, että kaikki menee niin kuin pitääkin, joten hänelle jää enemmän aikaa kirjanpidon oikeellisuuden tarkistamiseen ja vuoropuheluun asiakkaan kanssa. Jos aikaa jää enemmän, automaatio toimii ja robotitkin tekevät juuri niin kuin on sovittu, niin mikä tässä yhtälössä nyt sitten mättää?
Syitä on varmaan paljonkin, mutta voisiko olla, että:
1. Ihana ja rakas automaatio vie kirjanpidosta ja palkanlaskennasta pois sen kokonaiskuvan, joka täytyy ymmärtää, ennen kuin on riittävästi osaamista tarkistaa kirjanpidon oikeellisuus. Jos tekijällä ei ole ymmärrystä mitä automaation pitäisi tehdä, on vaikea todeta automaation tekevän oikein. Perehdytysvaiheessa panostetaan nykyään paljon enemmän ohjelmiston opiskeluun kuin itse substanssiin.
2. Automaation tehostaessa työtämme yleinen ajatus on, että kirjanpitäjille jää aikaa enemmän. Koska käsipareja on jatkuvasti kuitenkin vähemmän, asiakasmäärä per kirjanpitäjä on suurempi ja aikaa konsultointiin ja suhteen rakentamiseen asiakkaan kanssa jää entistä vähemmän. Jatkuva kiire sekä tulospaine heikentävät kirjanpidon laatua.
3. Henkilöstön jatkuva vaihtuvuus estää hyvien ja pitkäaikaisten asiakassuhteiden syntymisen. Henkilöstövaihdokset kuluttavat aina ylimääräistä energiaa ja luottamus tilitoimistoon on suurennuslasin alla. Jos ohjeet, prosessit ja varahenkilöjärjestelmä ei ole kunnossa, vaihdokset harvoin onnistuvat hyvin. Virheiden määrä lisääntyy ja totuttu laatu laskee.
4. Tilitoimiston palveluvalikoima on tänä päivänä yhtä laaja kuin hyvän ravintolan menu. Pihvin lisäksi asiakkaan lautaselle työnnetään paljon salaattia ja kaikenlaista uutta lisuketta ja soosia. Asiakkaan pää on pyörällä siitä kaikesta lisukkeen määrästä, mitä hänellä on mahdollisuus saada palvelupakettiinsa, mutta itse pihvi puuttuu tai jos se siellä paketissa onkin, ei sitä sieltä maksullisen lisukesalaatin alta oikein löydä. Kirjanpitäjänkin pää on pyörällä, koska hänen tehtävänsä on pihvin sijaan valmistaa mahdollisimman paljon lisukesalaattia. Joskus saattaakin käydä niin, että annoksesta puuttuu koko pihvi.
Eihän anneta kehityksen tuomien uusien mahdollisuuksien hämätä meitä liikaa, vaan huolehditaan jatkossakin, että ymmärrämme mistä tässä on oikeasti kysymys. Panostetaan substanssiosaamiseen, perehdytykseen ja pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin ja muistetaan huolehtia myös se pihvi, vegenä tai lihana, siihen lautaselle.
Kädet savessa -kirjoituksissa käsitellään Tilitoimistoarjen iloja, pettymyksiä ja sattumuksia. Niin kuin me niitä havainnoimme. Ja varmasti moni teistäkin.
