Kokonaisuus kateissa
Asiakas soittaa kysyäkseen, miksi arvonlisäveroa ei tullutkaan tässä kuussa maksuun, vaikka oli mielessään odottanut kelpo summaa maksettavaksi kuukauden liikevaihdon vuoksi. Kirjanpitäjä tarkastaa asiakkaan kirjanpitoa ja huomaa, että toiminnanohjausjärjestelmästä tullut myyntiyhteenveto olikin erehdyksessä kirjattu väärinpäin. Korjauskirjaus, alv uusiksi ja viesti asiakkaalle, että arvonlisäveroa tulikin maksuun.
Toista asiakasta ihmetyttää tuloslaskelmalla huomattavasti nousseet ulkopuoliset palvelut. Tarkemman tutkinnan perusteella havaitaan, että kyseisen ryhmän yhdellä tilillä on tiliöintiautomatiikan virhe, eikä koko tilikaudella ole vähennetty arvonlisäveroja. Sen vuoksi kulut ovat kasvaneet kymmeniä tuhansia. Keskustelu asiakkaan kanssa, korjaukset kirjanpitoon ja arvonlisäveroilmoituksiin.
Tilintarkastaja laittaa viestiä vasta valmistuneesta tilinpäätöksestä. Tilintarkastaja pyytää tarkastamaan ja varmistamaan vielä varaston arvon, koska tulos näyttää poikkeuksellisen hyvälle. Myös verotilin saldo taseessa on vääränmerkkinen eikä täsmää verotililaskelmaan. Entä ovatko myyntisaamiset ja ostovelat todellisia?
Varaston saldo on virheellinen. Varaston muutos on kirjattu erehdyksessä väärinpäin ja tämä kasvattaa tilikauden tulosta. Verotilille on kirjattu tapahtumat tiliotteelta, mutta tarkastelun jälkeen näyttää siltä, että verotiliote on jäänyt tilikaudella kirjaamatta ja täsmäämättä, mikä selittää vääränmerkkisen saldon. Myös osa tilinavausoikaisuista on tekemättä. Myyntisaamisissa on selkeästi eriä, jotka kuuluisivat luottotappioksi. Tilinpäätös täytyy avata, korjata ja tehdä uudelleen.
Kirjanpitäjä laittaa viestiä palkanlaskijalle ja ihmettelee lomapalkkavelkojen kasvua edellisvuoden lukuun verrattuna. Henkilöstömäärä tai palkat eivät ole muuttuneet, eikä palkkavelan määrän pitäisi juurikaan muuttua aikaisemmasta.
Kun asiaa tutkitaan tarkemmin, selviää, että vaikka palkkaohjelmassa on palkanlaskijan toimesta täsmäytetty lomapäiviä ja niiden hintoja, siellä tapahtuneet muutokset eivät siirry välttämättä kirjanpidon lomapalkkavaraukseen. Palkanlaskennan ja kirjanpidon välisiä eroja ei ole huomattu tarkastaa, koska on luotettu ohjelmaan ja sen tekemiin kirjauksiin.
Kolmen kuukauden kuluttua kirjanpitäjä ilmoittaa, ettei sotuvelka täsmää asiakkaan kirjanpidossa, ja tiedustelee, onko palkanlaskennan kirjanpidon erittelyt oikein? Pitkän selvityksen jälkeen selviää, että erään palkkajakson korjauskirjaukset ohjelmassa ovat aiheuttaneet vääriä kirjauksia palkkakirjauksiin ja tulorekisteriin. Lisäajo kaudelle ja sen vaatimat korjaukset oikaistaan lopuksi suoraan tulorekisteriin ja kirjanpitoon.
Mikä näitä tositarinoita yhdistää? Kaikki ja ei mikään. Ehkä kokonaiskuvan puute, työn tarkastamisen puute, se, että luotetaan liikaa automaatioon ja ohjelman tekemiin asioihin. Ei mietitä, mikä vaikutus kirjauksella on kirjanpidossa ja mihin tehty kirjaus vaikuttaa taseessa. Ehkä kiire, ehkä suuri asiakasmäärä, ehkä piittaamattomuus. Ei käytetä maalaisjärkeä tai pysähdytä kysymään, miksi näin tehdään? Mene ja tiedä. Selvää on, että laatu kärsii. Sen näkevät tilintarkastajat, toiset alan ammattilaiset, kollegat ja ehkä myös asiakkaat.
Mitä tälle asialle voidaan tehdä? Voidaan ottaa erilaisia käytäntöjä työpaikoille, kuinka työssä voi oppia laajempaa ymmärrystä omasta työstä perehdytyksestä alkaen. Esimerkiksi oman työn tarkastaminen ja havaittujen virheiden korjaaminen itse, esihenkilön ohjauksessa. Työn kierto työntekijältä toiselle ja sparrailu käytäntöjen ja substanssin kanssa. Asiakkaan raporttien tulkinta ja tarkastaminen, voivatko luvut pitää paikkaansa. Erilaiset tarkastuspisteet, mitä pitää tarkastaa niin kirjanpidossa kuin palkanlaskennassakin. Parempi kommunikointi palkanlaskennan ja kirjanpidon kesken. Keinoja on – meidän on etsittävä niistä parhaat.
Janika Hotakainen, Mervi Hyvönen, Johanna Vuorto-Honkala, Mari Viertola