Yhdistyksen ja säätiön sisäinen valvonta – onko sitä?

Viime aikoina on noussut esiin varsin isojenkin yhdistysten ja säätiöiden sisäisen valvonnan pettäminen aina väärinkäytöksiin saakka. Julkisessa keskustelussa on yleisesti ihmetelty, miten on mahdollista että tällainen toiminta voi jatkua jopa kymmenen vuoden ajan ilman että kukaan huomaa mitään.

Suomalaisten toiminta perustuu pitkälti luottamukseen. Lisäksi on vaikeaa kyseenalaistaa itseään asioita paremmin ymmärtävän toimintaa. Mutta miten voimme ehkäistä tällaiset jatkossa? Mistä löytyy eväät sisäisen valvonnan toimivuuteen?

Yhdistys- ja säätiölaki määrittävät yhdistysten ja säätiöiden toimintaympäristön. Hallituksella on sekä yhdistyksissä että säätiöissä suuri valta ja vastuu toiminnan luotettavaan rakentamiseen. Lain mukaan hallitus vastaa siitä että toiminta on sääntöjen mukaista. Hallituksen jäsenen on syytä tuntea yhteisöä koskevat lainsäädäntö sekä yhteisön säännöt voidakseen noudattaa niitä (esteellisyys, vahingonkorvausvelvollisuus, päätösten laillisuus).
Yhdistyksissä ja säätiöissä ongelma on usein se, että hallituksen kompetenssi ja mielenkiinto keskittyy sääntöjen mukaisen toiminnan toteuttamiseen. Resursseja ja osaamista taloushallinnon asioissa ei välttämättä ole. Tämän vuoksi on tärkeää, että hallitukseen saadaan myös talousasioiden osaamista talon ulkopuolelta.

Hallituksella on sekä säätiöissä että yhdistyksissä lukuisia tehtäviä. Valvonnan osalta laissa todetaan että hallituksen on huolehdittava, että yhdistyksen tai säätiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Yhdistyksen toiminta

Yhdistyslaissa on määritelty vain yhdistyksen kokouksen ja hallituksen tehtävät, muut toimielimet eivät ole laissa määriteltyjä. Yhdistyksen kokous valitsee hallituksen jäsenet ja myöntää heille vastuuvapauden. Hallituksen on hoidettava lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti huolellisesti yhdistyksen asioita. Sisäisen valvonnan osalta yhdistyslaissa todetaan, että hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus voi delegoida tehtäviään esimerkiksi erilaisille toimikunnille, mutta vastuu säilyy hallituksella myös niistä tehtävistä.

Yhdistyslaissa ei ole erillisiä säännöksiä toiminnanjohtajan tehtävästä. Täten toiminnanjohtajan asema vastaa normaalin toimihenkilön asemaa. Hallituksella on mahdollisuus delegoida tehtäviään toiminnanjohtajalle, mutta se ei vapauta hallitusta näiden tehtävien vastuusta.

Säätiön toiminta

Säätiölain mukaisesti säätiöllä voi olla hallituksen lisäksi hallintoneuvosto ja toimitusjohtaja. Hallintoneuvoston tehtävänä on valvoa hallituksen ja toimitusjohtajan vastuulla olevaan hallintoa. Tällöin hallituksen ja toimitusjohtajan tulee huolehtia, että hallintoneuvostolla on riittävät tiedot säätiön toiminnasta ja taloudesta.

Mikäli säätiöllä on toimitusjohtaja, hänet valitsee hallitus. Säätiölain mukaan toimitusjohtajan tulee huolehtia säätiön tarkoituksen toteuttamisesta ja hoitaa säätiön hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Mikäli säätiöllä ei ole hallintoneuvostoa eikä toimitusjohtajaa, hallituksen vastuu korostuu. Tällöin kaikki laissa hallintoneuvostolle ja toimitusjohtajalle säädetyt tehtävät kuuluvat hallitukselle. Kuten aikaisemmin on todettu, hallitus voi delegoida tehtäviään säätiön toimihenkilöille tai muille toimielimille, mutta vastuutaan hallitus ei voi delegoida. Kun säätiöllä ei ole hallintoneuvostoa, hallituksen valvonta perustuu tällöin itsevalvontaan ja tilintarkastuksen rooli korostuu arvioidessa hallituksen toimintaa.

Viime vuosina on usein otsikoitu eri säätiöiden osalta siitä, että säätiöiden toimihenkilöt ovat käyttäneet aikaisempaa säätiölakia ja heikkoa valvontaa hyväkseen hankkimalla henkilökohtaisia etuja säätiön toiminnan kustannuksella. Uuden säätiölain tiukat lähipiirisäännökset ja raportointivelvoitteet niiden osalta ovat tuoneet läpinäkyvyyttä säätiöiden toimintaan. Myös valvonta säätiöiden osalta on tiukentunut, mikä on omalta osaltaan ollut parantamassa uskoa säätiöiden toiminnan asianmukaisuuteen. Nämä ulkoiset seikat ovat omalta osaltaan parantaneet myös säätiöiden sisäistä valvontaa.

Tilintarkastus ja toiminnantarkastus

Tilintarkastajan rooli sisäisen valvonnan arvioijana on usein tärkeä. Yhdistyksen tai säätiön on kuitenkin huomioitava se, että lain mukaan hallituksen vastuulla on järjestää asianmukainen kirjanpidon ja varainhoidon valvonta. Koska tilintarkastus on pääosin jälkikäteisvalvontaa, tilintarkastajan havaitsemat epäkohdat tai jopa väärinkäytökset ovat voineet jatkua jo pitkään ennen kuin tilintarkastaja aloittaa työnsä. Liikaa ei voi korostaa sitä, että hallitus on aina ensisijaisessa vastuussa toimintojen asianmukaisuudesta.

Pienten yhdistysten osalta on syytä korostaa, että myös toiminnantarkastajalla tulee olla sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden se on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Tilintarkastuksen yhteydessä vastaani on tullut tapauksia, joissa sekä hallitus että toiminnantarkastaja ovat hyväksyneet useiden vuosien ajan tilinpäätöksiä, joiden mukaan pankkitilillä on ollut useita tuhansia euroja rahaa, kun totuus on ollut, että rahastonhoitaja on kavaltanut rahat jo vuosia sitten. Jokaisen hallituksen jäseneksi tai toiminnantarkastajaksi lupautuneen täytyy itse miettiä onko minulla riittävät valmiudet toimimaan hallituksessa ja kantamaan vastuu tai toimimaan toiminnantarkastajana, tehtävä, joka tuntuu olevan pakkopulla pienissä yhdistyksissä.

Mitä tehdä?

Miten sitten varmistutaan siitä että hallitus pystyy käytännössä varmistumaan siitä että sisäinen valvonta toimii? Paras keino on yleensä tehtävien jakaminen usealle eri henkilöille. Tämä ei kuitenkaan ole usein mahdollista pienen organisaation vuoksi. Tällöin on pyrittävä varmistumaan, että kulujen hyväksymiskäytännöt ovat kohdallaan. Usein juuri tilintarkastaja kiinnittää tällaisiin puutteisiin huomiota tarkastuksessaan ja laajentaa tarkastustaan olennaisen virheellisyyden riskin vuoksi. Tilintarkastus on kuitenkin jälkikäteisvalvontaa, joten hallituksen on mietittävä myös muita, ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä.

Sähköiset kirjanpitojärjestelmät mahdollistavat omalta osaltaan sen että pienessäkin organisaatiossa voidaan parantaa sisäistä valvontaa. Hyväksymis- ja maksatusoikeuksien eriyttämisellä luodaan jo kahden henkilön organisaatiossa sisäisiä kontrolleja ja parannetaan täten sisäistä valvontaa. Luonnollisesti nämä kontrollit, kuten niin monet muutkin, toimivat vain silloin, kun todella toimitaan niin kuin on sovittu eikä luotuja kontrolleja ohiteta.

Yksi avainkysymys on hallituksen asenne sisäiseen valvontaan. Kokemukseni mukaan varastossa on juuri niin hyvä järjestys kuin mitä johto vaatii, mikä pätee ajatuksena myös sisäiseen valvontaan. Mikäli näitä asioita pidetään hallituksen toimesta arvokkaina ja tärkeinä, niiden mukaan myös toimitaan.