Vuosi-ilmoittaminen uudistui

Alkuvuosi on tilitoimistoissa todellista aherrusta. Yhä useampi tilinpäätös tulee tehtäväksi jo tammikuun aikana. Palkkahallinnossa tehdään normaalien palkkojen lisäksi luontaisetuarvojen päivitykset sekä vuosi-ilmoituksia edellisen vuoden palkoista ja suorituksista. Vuosi-ilmoittamismenettelyn uudistumisen myötä työnantajan tai muun suorituksen maksajan koko kalenterivuoden tiedot annetaan maksuvuodesta 2016 alkaen yhdellä ilmoituksella. Näin on toimittava myös tilanteessa, jossa palkkaohjelmistoa tai palvelutarjoajaa on vaihdettu kesken vuoden.

Uudessa ilmoitusmenettelyssä uusi ilmoitus korvaa aina aikaisemmin annetun erittelyn. Korjausilmoituksessakin on siis annettava uudelleen myös aikaisemmin annetut oikeat tiedot. Korvaava ilmoitus annetaan niistä tulonsaajista, joilla tiedot ovat olleet puutteellisia. Vuosi-ilmoituksen tietojen oikeellisuuteen tulee kiinnittää huomiota, virheellisistä ja puutteellisista ilmoituksista syntyy ylimääräisiä kustannuksia ja ylimääräistä työtä. Suurin osa annettavista tiedoista syntyy palkanlaskennassa vuoden mittaan, mutta joitakin tietoja joudutaan etsimään muualta ja lisäämään ilmoituksille manuaalisesti. 

Miten vuosi-ilmoituksen tiedot tarkistetaan?

Suurin osa palkanlaskentaohjelmista muodostaa palkkojen vuosi-ilmoitukset palkoissa käsitellyistä eristä oikein. Oikeellisuus edellyttää tarkkuutta vuoden aikana lasketuissa palkoissa, palkkalajien oikeita ohjaustietoja ja osaamista vuosi-ilmoitusmenettelystä. Tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi tiedot tulee täsmäyttää ennen ilmoitusten lähettämistä. Tietojen tulee täsmätä palkkahallinnon sisällä eri ilmoitusten ja listausten välillä. Näitä ovat muun muassa palkkakortit, palkkalaskelma, vakuutusilmoitukset ja verottajan vuosi-ilmoitus. Mutta tietojen tulee täsmätä myös kirjanpidon ja palkkahallinnon kesken. 

Palkkojen lisäksi vuosi-ilmoituksella tulee ilmoittaa muun muassa vapaaehtoisen eläkevakuutuksen määrä. Vakuutus­yhtiön selvitys ei aina ehdi palkanlaskijalle ennen vuosi-ilmoituksen antamista. Tiedon voi yrittää selvittää myös kirjanpidosta tai suoraan asiakkaalta välttyäkseen tarpeelta antaa korjausilmoitusta. Matkakustannuksia ja muita verovapaita korvauksia on saatettu maksaa palkkahallinnon ulkopuolella. Nämä tiedot tulee myös saada vuosi-ilmoitukselle. 

Täsmäyttäminen kirjanpitoon

Palkkahallinnon mukaisten maksetut palkkojen, verovapaina maksettujen kustannusten korvausten sekä vapaaehtoisen eläke­vakuutuksen määrän on löydyttävä myös tuloslaskelmalta. Jotta todentaminen olisi helpompaa, on hyvä käyttää tuloslaskelmassa omia kirjanpidon tilejä näille erille. Kirjanpidossa voidaan seurata tarkastikin erityyppisiä palkkakuluja. Joillekin asiakkaille tarkka seuranta voi olla juuri se lisäarvo, joka muuttaa kirjanpidon tuottaman tiedon heille käyttökelpoiseksi työkaluksi päätösten pohjalle. 

Tuloslaskelmaan maksetut palkat voidaan jakaa muuttuviin ja kiinteisiin palkkoihin, normaalilta työajalta maksettuihin, ylityö-, ilta- ja muihin lisiin, sairausajan ja muihin palkallisiin poissaoloihin, loma-ajan palkkoihin sekä palkka­velkojen muutostileihin. Vähimmäisvaatimuksena ovat omat tilit maksetuille palkoille, loma- ja/tai muun palkkavelan muutokselle ja verovapaille kustannusten korvauksille. Murretuissa tilikausissa tiedot tulee yhdistellä kalenterivuoden mukaisesti täsmäytystä varten. 

Hyvän tavan mukaista on täsmäyttää myös palkkakuluista kirjatut sivukulut. Taseesta tulee löytyä palkkoihin ja sivukuluihin liittyvät velat. Tiedot voi täsmäyttää käyttämällä laskennallisia sivukuluprosentteja, mutta on huomioitava eri yritysten ja ammattiryhmien hyvinkin erilaiset prosenttien suuruusluokat. Suositeltavaa on pyytää vakuutusyhtiöltä tilinpäätöksen dokumentiksi lopullinen laskelma tai ennakko­laskelma. Moni vakuutusyhtiö tarjoaa tätä palvelua nettipalvelun kautta, jolloin kirjanpitäjä tai palkanlaskija voi itse tulostaa laskelmat palvelusta silloin, kun niitä tarvitaan. Mikäli kirjaukset on tehty palkkahallinnossa oikeilla kuluprosenteilla eikä mitään maksamatonta laskua ei ole kirjattu maksettuihin vakuutusmaksuennakkoihin, tulisi taseen velka-/saatavaerien olla oikealla tasolla laskelmiin nähden. Ja mikäli tase on oikein, myös tuloslaskelman kulut ovat oikein.