Viranomaisilmoitukset osana kirjanpitoaineistoa

Suurin osa kirjanpitoaineistosta perustuu selkeisiin kirjanpitolain säädöksiin. 2:5 § sanoo, että ”kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman.”  Tositteita ovat siis ne asiakirjat, joiden perusteella tehdään kirjaus osa- tai pääkirjanpitoon. 2:2 § puolestaan kertoo: ”kirjanpitoja ovat pääkirjanpito, jonka kirjauksista johdetaan tilinpäätös, sekä mahdolliset osakirjanpidot, joista viedään tiedot pääkirjanpitoon yhdistelmäkirjauksina”. Kirjanpidot ovat siis selkosuomeksi päivä- ja pääkirjoja – paperilla, tiedostona tai tietokannassa. Ja sitten on tietenkin kirjanpitolain 3:1 §:ssä mainittu tilinpäätös.

Kirjanpitolain 2:10 § summaa kirjanpitoaineiston sisällön säilytysaikoineen:

”Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.”

Mutta missä luuraavat viranomaisilmoitukset? Missä niistä on säädetty? Kauanko ne pitää säilyttää?

Tulkinta löytyy hallituksen esityksestä ja KILAn menetelmäohjeesta

Hallituksen esityksen 89/2015 yksityiskohtaisissa perusteluissa avataan 2:10,2 § sisältöä:

”Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto pitää sisällään muut kirjanpitoaineistoon kuuluvat asiakirjat kuin tositteet, muun muassa työnantaja- ja arvonlisäveroilmoitusten perustana olevat laskelmat ja itse ilmoitukset, sikäli kuin ne eivät jo ole tositteita, koska niiden perusteella on tehty kirjauksia. Velvollisuus säilyttää tällaiset laskelmat ja ilmoitukset on sinänsä myös johdettavissa viittauksesta 2:6 §:ään, koska kirjausketju verotusperusteisiin ja muihin viranomaisilmoituksiin ei säily, ellei ilmoituksia säilytetä.”

Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeessa vuodelta 2011 on rinnastettu viranomaisilmoituksiin myös vakuutus- tai työeläkelaitokselle tehtävät kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset, jotka ovat lakiperusteisia. Viranomaisille tehtävät säännölliset arvonlisäveroilmoitukset ja tulorekisteri-ilmoitukset ovat siis liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ja ne säilytetään vähintään kuusi vuotta. Sen sijaan esimerkiksi Verohallinnon OmaVerossa antama tieto sanktiomaksusta tai viivästyskorosta on tosite, koska sen perusteella tehdään kirjaus.

Yleensä yritykset tai tilitoimistot arkistoivat itse tekemänsä viranomaisilmoitukset.

Viranomaisilmoitusten säilytystapoja

Yleensä yritykset tai tilitoimistot arkistoivat itse tekemänsä viranomaisilmoitukset. Verohallinto on kuitenkin julkisesti lupautunut arkistoimaan kaiken OmaVerossa olevan tiedon kirjanpitovelvollisen puolesta koko kirjanpitolain mukaisen arkistointiajan, joten kirjanpitovelvollisen ei ole sitä pakko itse arkistoida. Usein OmaVeron aineisto lienee kuitenkin käytännöllisintä kopioida kirjanpitovelvolliselle tai tilitoimistolle ainakin tilintarkastusta varten.

Verohallinnon vastaantulo arkistointiasiassa on hyvää asiakaspalvelua. Soisin, että Verohallinto ulottaisi palvelulupauksen kaikkeen hallussaan olevaan yrityksiä koskevan aineistoon, myös esimerkiksi tulorekisteriaineiston arkistointiin.

Verolainsäädännön edellyttämät raportit

Mielenkiintoinen erityistapaus ja historian jäänne ovat verolainsäädännön edellyttämät raportit ja listaukset. Asetus oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä edellyttää verovelvollisen laativan ja säilyttävän palkanlaskennasta:

• Palkkakirjanpidon palkkakortti (2:4 §)
• Palkkakortti ulkomailla suoritetusta työstä (2:5 §)
• Palkkakirjanpidon palkkalista ja palkkasuoritusten yhdistelmä (2:7 §)

En ole löytänyt lainsäädännöstä säädöstä näiden säilytysajalle. Ne voisi mielestäni rinnastaa liiketapahtumia koskevaan kirjeenvaihtoon, jolloin minimisäilytysaika olisi 6 vuotta. Moni yritys haluaa toisaalta löytää tietosuoja-asetuksen aikana perusteita pidemmällekin säilytysajalle. Tällainen yritys voi halutessaan rinnastaa nämä kirjanpitoihin ja säilyttää näin näitäkin henkilötietoja 10 vuotta hyvällä omallatunnolla.

Kirjanpitolainsäädännössä on vuosia sitten luovuttu vaatimasta tiettyjä määrämuotoisia raportteja ja pidetty yleisiä periaatteita audit trailista riittävinä. Sen vuoksi pidän näitä verolainsäädännön raporttivaatimuksia outoina historian jäänteinä, jotka soisi poistettavan lainsäädännöstä. Ne on säädetty vuosia sitten todennäköisesti verotarkastajan elämää helpottamaan. Nyt tulorekisteriaikana verotarkastajalla on tulorekisterissä käytössään kaikki tarvittava pohjatieto haluamassaan muodossa ja järjestyksessä.