Nopea katko on tehokkuuden avain talous­hallinnossa

Tässä artikkelissa käsittelen yleisiä katkoon liittyviä pullonkauloja. Vaikka tilinpäätöskatko on tärkeä, keskityn kuukausikatkoon eli kuukauden päättämisrutiineihin ja tulos- ja taseraporttien tuottamiseen. Pohdin myös tilitoimiston ja asiakkaan välistä yhteistyötä. Käytännön esimerkkinä esittelen, kuinka ulkoistettua kirjanpitoa hyödyntävä kansainvälisesti toimiva konserni on onnistunut nopeuttamaan katkoaan 20 päivästä neljään päivään.

Kuvitteellinen katkoaikataulu. Klikkaa kuvaa tarvittaessa isommaksi.

Teknologiset pullonkaulat: järjestelmäviidakko ja tehottomuus katkoprosessissa

Yksi tyypillisimmistä teknologiaan liittyvistä haasteista on se, että yrityksillä on käytössään erilaisia järjestelmiä, joiden välillä on eroja master datassa. Esimerkiksi tilikarttaa, kustannuspaikkarakennetta tai tuotekoodeja ei ole harmonisoitu eri järjestelmäympäristöissä. Kun tietoa siirretään järjestelmien välillä, se vaatii usein muokkausta ennen siirtoa.

Eri järjestelmien välillä ei välttämättä ole rakennettu integraatioita. Esimerkiksi palkanlaskentaohjelmasta, varastonhallintaohjelmasta tai käyttöomaisuusrekisteristä siirretään tietoa manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan. Manuaalinen työ paitsi työllistää, myös lisää virheiden todennäköisyyttä ja luo hitautta tiedon käytettävyyteen.

Henkilöstön koulutus järjestelmien tehokkaaseen käyttöön ei välttämättä ole säännöllisesti agendalla. Tiimissä voi tapahtua vaihdoksia, eikä parhaita käytänteitä saada aina siirrettyä uusille tekijöille. Myös perustyökalujen, kuten Excelin, käytössä saattaa olla osaamiseroja. Varsinkin järjestelmämuutosten jälkeen tarvitaan koulutuksen lisäksi myös yrityskontekstiin räätälöityjä ohjeita ja esimerkiksi päivitettyjä tositepohjia.

Manuaalinen tietojen syöttö, kuten asiakkaiden tai toimittajien perustietojen syöttäminen järjestelmiin tai myyntilaskujen tekeminen, tekee yhtiön perusprosesseista hitaita ja työläitä. Volyymiltaan isojen manuaalisten tehtävien automaatio usein tehostaa katkoa.

Usein myynnin laskutus on yksi hitaimpia prosesseja, koska laskutuksen pohjaksi olevaa dataa ei saada hyvissä ajoin katkoa ajatellen. Jaksotuksissa ja kirjauksissa saatetaan puolestaan jäädä odottamaan eri järjestelmistä otettavaa tietoa.

Teknologiaan liittyvät hidasteet katkossa vaativat säännöllistä läpivalaisua taloushallinnossa. Usein pohdittavaksi tulevat myös järjestelmävaihdokset, koska nykyinen järjestelmä on saattanut tulla kehityskaarensa päähän tai se ei enää vastaa yhtiön muuttuneita tarpeita.

Organisaation ja kommunikaation kehittäminen: roolit, vastuut ja tiedonkulku

Organisaatioon ja kommunikaatioon liittyvät kapeikot ovat myös yleisiä. Usein tuurausrooleja ei ole määritelty, mikä tarkoittaa, että kun tapahtuu yllättäviä poisjääntejä, katkoprosessi ei etene normaalisti.

Usein roolit ja vastuut katkoprosessissa eivät ole selkeästi kuvattuja, joten ihmiset eivät tiedä, miten heidän työnsä vaikuttaa toisten työhön. Työkuorma voi olla epätasainen, jolloin yksittäiset henkilöt voivat muodostua esteiksi prosessin sujuvuudelle. Henkilötasolla ei välttämättä ole laadittu katkokuvausta, josta ilmenisi, mitä katkoon liittyviä tehtäviä kannattaa ja voi tehdä ennen kuun vaihdetta ja mitä kuunvaihteen jälkeen.

Katkoprosessia ei aina aikatauluteta etukäteen, eikä sen etenemistä monitoroida katkon aikana. Tiedonkulku eri organisaation osien välillä ei aina toimi tehokkaasti, mikä voi johtaa virheisiin tai siihen, että tärkeitä asioita jää huomiotta. Taloustiimiltä saattaa puuttua näkyvyys liiketoiminnan tapahtumiin, ja lukujen oikeellisuutta ei pystytä analysoimaan riittävän hyvin katkokirjausten yhteydessä.

Prosessiin liittyvät tehottomuudet: katkon kunnioittaminen ja kirjaustiedon tuottamisen työläys

Prosessiin liittyvät haasteet ovat myös arkipäiväisiä. Katkoa ei aina kunnioiteta. Katkoajalle saatetaan järjestää muita palavereita, tai talousihmisiä työllistetään katkoon liittymättömillä kysymyksillä.

Kuukausitasoinen katkoaikataulu ei aina ole kaikilla osapuolilla tiedossa, mikä aiheuttaa tehottomuutta esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä ja tuntikirjausten syöttämisessä. Liiketoiminnan henkilöstö ei aina tiedosta omaa rooliaan laadukkaan ja ajantasaisen tiedon tuottamisessa. Konserneissa sisäisten erien laskutus ja täsmäytysprosessi saattavat tuottaa ongelmia, koska sovittuihin käytäntöihin ei sitouduta riittävästi.

Luvut saadaan usein niin myöhään, että johdolla ja controlling-funktiolla ei jää riittävästi aikaa niiden analysoimiseen ja mahdollisten oikaisujen tekemiseen. Ohjelmistojen kauden sulkemisprosessi ja tehtyihin viime hetken oikaisuihin liittyvä kommunikaatio voivat olla kehittymättömiä, mikä heikentää lukujen luotettavuutta.

Katkokirjauksissa saatetaan joutua tukeutumaan yrityksen ulkopuolisiin tiedonlähteisiin, esimerkiksi yhteistyökumppaneiden toimittamiin vahvistuksiin ja muihin tietoihin. Yhteistyökumppanien kanssa prosessia ei välttämättä ole vielä hiottu kuntoon tiedon pyytämisen tai toimittamisen osalta.

Merkittävissä järjestelmiin ja raportteihin tukeutuvissa kirjauksissa saatetaan jäädä odottamaan, että kaikki data on täydellistä ja valmista. Ei ehkä ole mietitty vaihtoehtoisia tapoja päästä riittävän tarkkaan jaksotustarkkuuteen esimerkiksi ennustemallien avulla. Puuttuvien tuottojen ja kulujen ennustaminen edellyttää talouden ja liiketoiminnan tiivistä yhteistyötä.

Nopea katko mahdollistaa taloustiimin tehokkaamman toiminnan ja vapauttaa energiaa liiketoiminnan tukemiseen.

Dokumentaation kehittämistarpeet ja tehostamisen mahdollisuudet katkossa

Dokumentaatioon liittyvä keskeneräisyys on myös tavanomaista. Keskeisiä hallinnon ja talouden prosesseja koskevia kuvauksia, politiikkoja ja ohjeita ei aina ole laadittu tai ne eivät ole ajan tasalla. Tämä vaikeuttaa tarvittavien ohjeiden ja tietojen löytämistä.

Tositepohjat, kansiorakenteet ja tiedostojen nimeämiskäytännöt eivät välttämättä palvele tehokasta työskentelyä. Yksi tyypillinen haaste myös on, että ihmiset eivät pääse käsiksi tarvitsemiinsa raportteihin tai kansioihin, mikä voi johtaa tarpeettomiin riippuvuuksiin.

Selkeä tositedokumentaatio on tärkeää, jotta myös ulkopuoliset henkilöt voivat todentaa tai toistaa kirjauksia. Tositteiden dokumentaatiossa kannattaa kiinnittää huomioita muun muassa siihen, miksi ja miten kirjaus tehdään, mistä lähteistä saatavaa tietoa kirjauksessa hyödynnetään ja milloin kirjaus on tehtävissä. Kirjaus-Exceliin rakennetut pivotit, kaavat ja täsmäytykset sujuvoittavat kirjauksia.

Yhteistyön tärkeys katkon nopeuttamisessa: haasteet ja mahdollisuudet tilitoimiston ja asiakkaan välillä

Katkon nopeuttaminen vaatii saumatonta yhteistyötä tilitoimiston ja asiakkaan välillä. Suomen yrityskenttä on pieni, ja erityisesti silloin, kun kirjanpitoon käytetään vain muutamia tunteja kuukaudessa, on vaikeaa löytää merkittäviä tehostuskohteita. Isommat yritykset ja konsernit voivat kuitenkin hyötyä katkon tehostamisesta merkittävästi.

Tilitoimistojen on tärkeää panostaa prosessien harmonisointiin ja yhdenmukaistamiseen eri kirjanpitäjien välillä. Valmiit pohjat, muistilistat, tehokas kuittien käsittely ja selkeät prosessikuvaukset auttavat sisäisessä tehostamisessa. Kun tase-erien arvostuksesta, hallinnon ajantasaisuudesta ja selvittämistä vaativista asioista huolehditaan kuukausitasolla, onnistutaan myös tilinpäätöskatkossa.

Vastuunjaon selkeys on keskeinen tekijä nopean katkon saavuttamisessa. Tilitoimiston ja asiakkaan välinen palaveri ennen katkoa on hyödyllinen, ja ainakin tilinpäätöspalaveri on syytä pitää. Nopea katko edellyttää sitoutumista myös niiltä asiakkaan ihmisiltä, jotka eivät suoraan ole taloushallinnon roolissa. Usein asiakkaan oma tiimi on niin pieni ja henkilöriippuvuus on liian suuri. Tyypillisesti aineistoja toimittaa controller tai talousjohtaja, mutta pienissä yrityksissä omistaja tai muu taho hoitaa tämän.

Kirjanpitäjän riippuvuutta asiakkaasta voi helpottaa, mikäli kirjanpitäjille tarjotaan pääsy keskeisiin ohjelmistoihin ja tietoja voidaan hakea oma-aloitteisesti hyvien ohjeiden kera. Tietojen saatavuuden ohella puutteellinen viestintä vaikuttaa katkohaasteisiin. Pitkät sähköpostiketjut voivat hidastaa asioiden etenemistä, kun taas nopeampi päivittäinen viestintä, kuten puhelinsoitto tai Teams-keskustelu, voisi olla tehokkaampi vaihtoehto ratkoa avoimet kysymykset.

Asiakkaat saattavat puhua katkon nopeuttamisesta, mutta eivät käytännössä osallista tilitoimiston kirjanpitäjää keskusteluihin. Aikaa ei oteta yhteistyön kehittämiselle, ja muutosten tekeminen jää usein puolitiehen. Kirjanpitäjälle ei ehkä haluta maksaa tason nostamisesta, kuten palavereihin osallistumisesta tai prosessien ja ohjeiden dokumentoinnista.

Vaikka yhtiön transaktiomäärä voi alussa olla pieni, kannattaa rutiinit laittaa kuntoon heti alussa, jotta taloushallinto skaalautuu myöhemmin. Puutteita voi olla myös perusasioissa, kuten tiliöintiohjeissa. Dokumentaation puutteet voivat hidastaa kirjanpidon laatua, erityisesti järjestelmävaihdosten yhteydessä.

Myynnin laskutus on usein suurin este katkon valmistumiselle. Tuntien kirjaaminen, projektien seuranta, laskutettavien asioiden tarkistus ja laskujen muodostus ovat tyypillisiä haasteita. Jokaisen, joka osallistuu talouden datan tuottamiseen, on noudatettava annettuja aikatauluja tarkasti. Yleensä tämä edellyttää tarkempaa ohjeistamista, valvontaa ja puuttumista epäkohtiin.

On myös tärkeää miettiä, kuinka tarkkaa tietoa asiakkaan liiketoiminta tarvitsee kauden paketoimiseksi. Esimerkiksi ostolaskuvarauksen tarkkuus voi vaihdella sen mukaan, halutaanko jokainen jaksotus tehdä kustannuspaikkatasoisesti katkoon vai riittääkö ylätason kirjaus.

Tase-erittelyt voivat auttaa kirjanpidon ylläpidossa ja laadunvalvonnassa. Tase-erittelyitä ei usein ehditä ylläpitää kuukausitasolla, koska niiden tekeminen vie aikaa. Yhtenä vaihtoehtona voi toimia kvartaalitasoinen tase-erittelyiden ylläpito.

ERP-järjestelmissä on mahdollista automatisoida työprosesseja ja tehostaa tiedon siirtämistä integraatioilla. Osa asiakkaista saattaa silti haluta asioiden tapahtuvan manuaalisesti. Mikäli asiakas omistaa järjestelmän, asiakkaan on sitouduttava investoimaan automaatioasteen nostamiseen.

Jos asiakkaalla on käytössään tilitoimiston hallinnoima kirjanpito-ohjelma, voidaan hyödyntää tiliöintiautomatiikkaa ja ohjelmistojen päälle tehtävää robotiikkaa. Robotit voivat hoitaa täsmäytystyötä ja valvontaa, esimerkiksi muistuttamalla, jos jokin tehtävä on vielä tekemättä. Robotit voivat hoitaa myös muuta hallinnollista työtä, esimerkiksi ajamalla raportteja tai hakemalla tietoa järjestelmistä. Tilitoimistot, jotka tarjoavat kirjanpitoa useissa eri ohjelmistoissa, eivät kuitenkaan usein voi investoida robotiikkaan kuin avainohjelmistojen osalta. Tällöin ohjelmistojen tehokas ja järkevä käyttö on avainasemassa.

Nykyinen automaatiokehitys todennäköisesti johtaa siihen, että tulevaisuudessa tilitoimistoissa tarvitaan enemmän prosessispesialisteja, jotka valvovat automaatioita, robotiikkaa ja prosesseja. Tämä kehitys muuttaa merkittävästi kirjanpitäjien työnkuvaa ja osaamisvaateita.

Lopuksi: nopea katko toteutuu vain johtamalla

Nopea katko mahdollistaa taloustiimin tehokkaamman toiminnan ja vapauttaa energiaa liiketoiminnan tukemiseen. Aikaa jää kehittämiselle ja analysoinnille.

Nopea katko on monen asian summa. Olipa kyseessä tilitoimistoympäristö tai yrityksen sisäinen kirjanpito, katko vaatii nykykäytänteiden muuttamista, sitoutumista ja johtamista.

Kysymys kuuluukin: mikä on teidän kunnianhimotasonne katkon suhteen?

Nykytilaan liittyviä kysymyksiä katkon optimoinnissa

Prosessi ja organisaatio

• Mitkä katkoa valmistelevat toimet voidaan tehdä ennen katkopäivää?
• Voidaanko reskontrat sulkea nykyistä aikaisemmin?
• Mitkä ovat suurimmat hidasteet nykyisessä katkoprosessissa?
• Osaammeko käyttää järjestelmiä, raportteja ja Exceleitä tehokkaasti?
• Missä kirjauksissa tulee helposti virheitä?
• Ketkä ihmiset ovat pullonkauloja katkossa ja voidaanko heidän työkuormaansa jakaa?

Data

• Onko data yhdenmukaista järjestelmien sisällä?
• Missä asioissa kirjaaminen ja datan käsittely on vielä manuaalista?
• Onko kaikilla osapuolilla pääsy tarvittaviin kansioihin ja ohjelmistoihin?
• Missä katkokirjauksissa voimme ennustaa puuttuvia tuottoja ja kuluja?
• Missä asioissa olemme riippuvaisia yhteistyökumppaneiden tuottamasta tiedosta?

Dokumentaatio

• Onko katkoa tukeva dokumentaatio ajan tasalla?
• Kuka vastaa ohjeiden ja toimintaperiaatteiden ylläpidosta?
• Kuinka varmistetaan, että tilikartta, tiliöintiohjeet ja kustannuspaikat ovat ajan tasalla?
• Tukevatko nykyiset prosessit ja ohjeet tehokasta katkoa? Esimerkkeinä sisäisten erien täsmäytys, pysyvien vastaavien ja vaihto-omaisuuden kirjaaminen.

Katkovastuut

• Kuka johtaa ja seuraa katkoa?
• Miten katkoon liittyvistä haasteista kommunikoidaan organisaatiossa?
• Vaadimmeko riittävästi sitoutumista katkoon liittyviltä ihmisiltä?
• Miten katkoaikataulu kommunikoidaan organisaatiossa?
• Ovatko katkoon liittyvät vastuualueet selkeitä?

Nopea katko: Case ”kansainvälisesti toimiva konserni”

50-100 miljoonaa vaihtavassa kansainvälisesti toimivassa konsernissa on tällä hetkellä kuusi juridista yhtiötä, jotka toimivat viidessä eri maassa. Taloushallinto on ulkoistettu paikalliselle tilitoimistokumppanille. Talousjohtajan johdolla katko on onnistuttu kirittämään 20 päivästä viiteen työpäivään. Tulevaisuuden tavoitteena on saavuttaa 2–3 työpäivän katko. Konsernin talousjohtaja uskoo, että katkon nopeus korreloi vahvasti taloushallinnon laadun ja yhtiön tuloksentekokyvyn kanssa.

Perinteisesti talousjohtajan ajasta jopa 80 prosenttia saattaa mennä tiedon keräämiseen ja lukujen kirjaamiseen, kun taas vain 20 prosenttia jää kontrollointiin ja liiketoiminnan tukemiseen. Kun yhtiön liiketoimintaa ja lukuja johdetaan päivä- ja viikkotasoisesti kuukausiajattelun sijaan, voidaan tehdä nopeampia päätöksiä ja korjausliikkeitä. Nopea katko mahdollistaa, että taloudesta tulee liiketoiminnan strateginen kumppani.

Konsernissa katkoa on saatu nopeutettua monilla erilaisilla toimenpiteillä. Katkoa on alettu johtaa päivätasolla. Kalenterivuoden katkoaikataulu laaditaan hyvissä ajoin etukäteen, jolloin se on kaikkien osapuolten tiedossa. Katkoprosessi on vakioitu, mikä tarkoittaa, että kaikki tietävät tarkkaan, mitä kukin tekee katkossa.

Liiketoiminnassa on tehty muutoksia, kuten asiakaslaskutuksen tuntien kirjaaminen vähintään viikkotasolla. Katkon aikana pidetään palaveri, jossa liiketoiminta käy yhdessä controllereiden kanssa läpi tuntien oikeellisuuden. Myyntilaskutus valmistellaan etukäteen mahdollisimman pitkälle kuluvan kuukauden aikana.

Palkkojen osalta käytäntöjä on yhdenmukaistettu vähentämällä muuttuviin palkkoihin liittyviä erityyppisiä palkkausmalleja ja selkeyttämällä laskentaperiaatteita. Palkat lasketaan ja maksetaan kuluvan kuukauden aikana.

Toimittajien ostolaskuja ei jäädä odottamaan katkossa, vaan reskontra suljetaan toisena työpäivänä. Puuttuvat laskut jaksotetaan liiketoiminnan ja taloushallinnan yhteistyöllä, ja ennusteprosessin sekä varianssianalyysin avulla tunnistetaan puuttuvat kulut. Katkon jälkeen voidaan validoida, osuivatko ennusteet kohdilleen.

Konsolidoinnin helpottamiseksi on yhdenmukaistettu tilihierarkiaa ja kustannuspaikkarakenteita. Konsernissa on otettu käyttöön konsolidointiohjelma ja ohjelmistojen integraatioiden avulla on tehostettu konsolidointia. Tietovaraston luominen on puolestaan tuonut kaiken keskeisen datan yhteen paikkaan helpottaen sen jatkokäyttöä.