BI-raportointi johdon työkaluna
Tämä artikkeli on jatko-osa Tilisanomissa 5/2023 julkaistuun Jarmo Annalan artikkeliin ”Mitä sinä haluaisit kysyä raportointivälineeltäsi?”
Johto tarvitsee, taloushallinto toimittaa
Digitalisoituminen, monimutkainen järjestelmäarkkitehtuuri sekä teknologian ja toimintaympäristön muutokset asettavat paineita automatisoida ja kehittää yhtiön raportointia. BI-raportointi auttaa visualisoimaan dataa ja tekemään päätelmiä. Kun dataa yhdistellään eri paikoista, päätöksien taustalle saadaan paljon laajempi ja kokonaisvaltaisempi näkymä.
Usein yhtiöiden BI-raportointihankkeet starttaavat talousdatan raportoinnista, eli päälähteenä toimii kirjanpitoaineisto. BI-raportointihankkeissa keskeisessä roolissa ovat siten CFO:t, controllerit ja kirjanpitäjät. Hankkeet toteutetaan joko yhdessä yhtiön oman it- ja data-analyytikkotiimin kanssa tai ulkopuolisten BI-asiantuntijoiden avulla. BI-raportointityökaluvaihtoehtoja on laajemmin käyty läpi Tilisanomat 5/2023 -lehdessä.
Jotta kaikilla liiketoiminnoilla, esihenkilöillä ja tiimeillä olisi yhtäläinen mahdollisuus tiedolla johtamiseen, tarvitsee BI-raportoinnissa käytettäviä tietolähteitä tarkastella pidemmällä aikavälillä laajasti. BI-raportointiin käytettävät lähdeaineistot voivat vaihdella, mutta yleisiä aineistoja ovat kirjanpitodatan ohella tuotantodata, myyntierittelyt ja varastoarvot, maksutapatiedot, CRM-data, tuntikirjausdata, ERP-data, HR- sekä palkanlaskentaohjelmiston data. Lisäksi BI-raportointiin voidaan tuoda muun muassa nettisivudataa, markkinadataa ja muuta Exceleissä työstettyjä aineistoja, esimerkiksi budjetteja, ennusteita tai tilastoja.
Lopulta BI-raportoinnin sovelluskohteiden osalta vain mielikuvitus on rajana. BI-raportointia voi käyttää hyödyksi muun muassa kuukausikonsolidoinnissa, konserninäkymän luomisessa, budjetoinnissa ja ennustamisessa, projektien seurannassa, rahastojen raportoinnin työkaluna, sijoittajaraportoinnin tekemisessä, vastuullisuusmittareiden raportoinnissa, kilpailija-analyyseissä tai vaikkapa manuaalista ja rutiiniluonteista laskentaa automatisoivana työkaluna.
Onnistunut BI-raportointi kumpuaa käyttäjätarpeiden ymmärryksestä
Ketkä ovat BI-raportoinnin keskeisiä käyttäjiä? Minkälaisia tarpeita käyttäjillä on? Miten BI-tietoa tullaan käyttämään?
Ennen BI-raportointihankkeen aloittamista on tärkeää pohtia näitä avainkysymyksiä, jotta raportoinnista saadaan mahdollisimman suuri liiketoiminnallinen lisäarvo ja se vastaa käyttäjien tarpeisiin. Projekti kannattaa käynnistää haastattelemalla keskeisiä sidosryhmiä.
BI-raportointiprojektin voi kuitenkin aloittaa, vaikka kaikkia lopullisia tarpeita tai vastauksia ei olisi tiedossa. Myöskään aiempaa kokemusta BI-projekteista ei tarvitse olla eikä raportoinnin lähtökohtien tarvitse olla täydelliset. Tärkeintä on päästä liikkeelle.
Nyrkkisääntö on, että kannattaa lähteä liikenteeseen yksinkertaisista ja helposti mitattavista asioista. Esimerkiksi kirjanpitodatasta on helppo visualisoida tuloslaskelma, tase, reskontrat, KPI:t ja rahoitustilanne. BI-työkalu avaa päätöksentekijöille reaaliaikaisen ikkunan kirjanpidon sisältämään informaatioon. Helppokäyttöinen käyttöliittymä, porautumismahdollisuudet, tiedon tarkastelu eri dimensioista käsin ja visuaalisesti havainnollistettu tieto, mahdollistavat trendien ja poikkeamien havaitsemisen.
BI-projektiin kannattaa ottaa mukaan useampi henkilö. Näin vastuu jakautuu useammalle ihmisille ja sitoutuminen projektiin vahvistuu. Vaikka talousosasto olisi BI-projektin keskiössä, lopputulosta kannattaa iteroida yhdessä tulevien käyttäjien kanssa.
Hyvin toimiva BI-työkalu on lopulta sellainen, joka tarjoaa mahdollisuuden seurata henkilökohtaista suoriutumista suhteutettuna täsmällisiin tavoitteisiin. Esimerkiksi johtoryhmä pystyy tarkkailemaan reaaliaikaista dataa voidakseen tehdä päätöksiä nopeasti, ja hallitus saa kokonaiskuvan yrityksen mittareista suhteutettuna sen tavoitteisiin. Esihenkilöt ja tiiminvetäjät tarvitsevat puolestaan HR-dataa, kuten esimerkiksi tietoa työntekijöiden työtilanteesta, poissaoloista, henkilöstön vaihtuvuudesta ja palkkakehityksestä.
Esimerkkinäkymä BI-raportointiesityksestä.
Epäonnistuneet BI-käyttöönotot turhauttavat
Yleisiä syitä BI-projektien epäonnistumiselle ovat odotusten epärealistisuus, heikko datan laatu ja yhtiön prosessien puutteet.
BI-raportointi on yhtä hyvää kuin järjestelmistä saatava data. Haasteita voivat aiheuttaa muun muassa kirjanpidon riittämättömät tiliöintidimensiot, virheet kirjanpitokirjauksissa, eri järjestelmien toisistaan poikkeava ja tiedon yhdistämistä hankaloittava Master data, vanhat ja kankeat järjestelmät sekä rajapintoihin liittyvät rajoitteet.
Puutteita voi myös olla prosesseissa. Esimerkiksi jos BI-työkalulla halutaan helpottaa budjetointia mutta budjetoinnissa ei ole määritelty laskentasääntöjä, ei BI-työkalu voi sellaisenaan automatisoida työtä. BI-työkalun käyttöönotto voi alkuun tuntua työläältä, mutta kun sitä on tottunut käyttämään, voi olla vaikea palata vanhaan.
Luonnollisesti rajoitteita luovat myös integraatiot ja eri datalähteet – kaikkia toiveita ei pystytä toteuttamaan, ainakaan yhdeltä istumalta tai pienellä budjetilla. BI-raportointiprojektit haastavat organisaatioita pohtimaan tietotarpeita laajemminkin – BI-projekti voi esimerkiksi käynnistää tarpeen päivittää yhtiön sisäistä laskentaa. Järjestelmäuudistukset ovat puolestaan kimmoke päivittää yhtiön prosesseja ja raportointityökaluja.
BI-työkalu ei tee autuaaksi, tarvitaan tiedolla johtamisen kulttuuria
Kaikki käyttäjät eivät välttämättä innostu BI-työkaluista. Tiedolla johtamisen kulttuurin luomista voi kuitenkin tukea monin tavoin. BI-työkalun käyttö on luonteva osa yhtiön digistrategiaa.
Monenlaiset syyt voivat johtaa siihen, että BI-raportteja ei hyödynnetä optimaalisesti. Jotkut voivat kokea BI-työkalut monimutkaisiksi tai vaikeasti tulkittaviksi. Rajoitteena voi olla myös käyttäjän tekninen osaaminen. Käyttäjällä ei välttämättä myöskään ole tarpeeksi aikaa tarkastella ja ymmärtää BI-raportointia, jolloin se voi jäädä hyödyntämättä. Virheet datassa tai käyttäjän kannalta merkityksellisen tiedon puuttuminen voivat tehdä käyttäjäkokemuksesta laihan.
BI-raportoinnin käyttöönotto edellyttää, että käyttäjät motivoidaan ja sitoutetaan uusiin toimintatapoihin. Koulutus, riittävä henkilökohtainen tuki ja uudet tiedolla johtamisen rutiinit auttavat BI-raportoinnin jalkauttamisessa. BI-raportoinnin dashboardeja voidaan käyttää hyödyksi esimerkiksi viikko- ja kuukausipalavereissa tai kahdenkeskisissä keskusteluissa, jolloin tulkintoja ja päätöksiä voidaan tehdä yhdessä. Johdolla on tärkeä rooli BI-raportointia hyödyntävänä esikuvana.
Vähemmän Exceleitä ja Powerpointeja
BI-raportoinnin käyttöönotto ei vaadi talousihmisiltä erityisosaamista. Eri BI-työkaluista on saatavissa hyvin paljon tietoa netistä, ja monet asiantuntijayritykset järjestävät omista BI-ratkaisuista demoja.
BI-raportoinnin käyttöönoton myötä raportointi reaaliaikaistuu, ja se on kaikkien käyttäjien saavutettavissa samanaikaisesti. Eri käyttäjille voidaan luoda erilaisia näkymiä ja käyttöoikeuksia, ja tietoa voidaan yhdistellä lukuisista lähteistä. BI-raportoinnin avulla voidaan vahvistaa eri yksiköiden ja toimintojen välistä vuorovaikutusta sekä tiedolla johtamisen kulttuuria.
Case Greenstep – BI-raportoinnin hyödyntäminen kaikilla liiketoiminta-alueilla
Asiantuntijayritys Greenstepissä BI-raportointityökaluna käytetään BI Bookia. Esimerkkejä raportoitavista tiedoista:
• Markkinoinnin johtaminen: eri kanavien kautta tulevat inbound-kyselyt, somejulkaisujen vaikuttavuus, tehokkaimmat rekrytointikanavat.
• Myynnin johtaminen: voitetut kaupat liiketoiminnoittain, toteutunut myynti vs. budjetoitu myynti, keskeneräiset tarjousneuvottelut, voitetut ja hävityt kaupat, myyjien aktiviteettimäärät.
• Asiakkuuksien hoito: asiakkaan ostamat palvelut, laskutustiedot, palvelutiimi, asiakaskyselyjen tulokset.
• HR & ihmisten johtaminen: laskutettavat tunnit vs. ei-laskutettavat tunnit, ihmisten käyttöaste, toteutuneet tunnit vs. budjetoidut tunnit, flex-saldot, tiimin/toimipisteen henkilöt, esihenkilötiedot.
• Liiketoiminnan ja talouden johtaminen: liikevaihto kaupungeittain/liiketoiminnoittain/kuukausittain, tuloslaskelma ja tase yhtiöittäin.
• Itsensä johtaminen: laskutettava työ, sisäisten töiden määrä, tuntikirjausten sisältö, poissaolot, flex-tunnit.
Case suomalainen perheyhtiö
Noin 30 miljoonaa euroa vaihtavassa perheyhtiössä haluttiin kehittää sisäistä raportointia. Haasteena oli se, että talousdata on Netvisorissa ja erityyppisillä liiketoiminnoilla on eri toiminnanohjausjärjestelmiä käytössä. Raportointityökaluksi valittiin BI Book ja raportointitarpeita lähdettiin määrittelemään yhdessä ulkopuolisen data-analyytikoiden kanssa viikoittain pidettävissä seurantapalavereissa. Raportoinnin sidosryhmiksi tunnistettiin CFO:n lisäksi yhtiön liiketoimintajohtaja ja osastopäälliköt. Osastopäälliköt pääsevät näkemään raportoituja tietoja rajatuilla käyttöoikeuksilla. BI-raportointiprojektissa yhdeksi haasteeksi muodostui se, että samalla jouduttiin määrittelemään kustannuspaikkarakenteita ja tarkentamaan sisäistä laskentaa. Talousdatan osalta raportointi on nyt hyvällä mallilla, mutta tulevaisuudessa raportoinnin piiriin halutaan lisätä uusia tietolähteitä, kuten CRM-dataa. Lisäksi halutaan kehittää dataymmärrystä ja tiedolla johtamisen kulttuuria. Dashboardeja käytetään esimerkiksi osastojohtajien kanssa käytävissä kahdenkeskisissä keskusteluissa. Tulevaisuudessa tavoitteena on, että BI-raportointi lisää ymmärrystä liiketoiminnan tuloksellisuuteen ja kannattavuuden johtamiseen. Toisaalta tiedostetaan, ettei toteumadata pelkästään riitä – osastopäälliköille tulee määritellä selkeät vastuualueet ja tavoitteet, jotta lukuja käytetään johtamisen apuvälineenä.
Case valmistavan teollisuuden yhtiö
Noin 30 miljoonaa euroa vaihtavassa valmistavan teollisuuden yhtiössä BI-raportointityökaluun on tuotu perustalousdatan ohella tuotantoon, tilauksiin, myyntiin ja kannattavuuteen liittyviä tietoja. Tietolähteinä ovat NetSuite, Microsoft Dynamics CRM ja Excelit, siltä osin kuin kaikki konserniyhtiöt eivät ole NetSuiten piirissä. Esimerkkejä raportoitavista tiedoista:
• Varasto: varaston arvo, varaston sijainti lokaatioittain, varaston kiertonopeus.
• Myynti ja kannattavuus: tuote-, tuoteryhmä ja tuotelinjatasolla taloustiedot.
• Tilauksiin liittyvät tiedot: uudet tilaukset viikoittain, tilauskantaa, tulevien ja lähtevien ajoissa oleminen.
• Projektit: projektien tulo- ja kulubudjetit, projektien kannattavuus, projektien status.
• Kehitysprojektit: kehitysprojekteihin käytetty aika ja sitoutuneet kustannukset.
Case HR-analytiikka – henkilöstöäkoskevat tiedot HR-ihmisten,esihenkilöiden ja tiiminvetäjiensaataville
Luonteva sovelluskohde BI-raportoinnille on henkilöstöanalytiikka. HR- ja palkanlaskentajärjestelmät eivät välttämättä pysty tuottamaan kaivattuja visuaalisia raportteja, ja tiedon tehokas jakaminen eri sidosryhmille, kuten HR-johdolle, esihenkilöille, tiiminvetäjille, johtoryhmälle ja hallitukselle, voi tuottaa haasteita. HR-analytiikassa voidaan käyttää monipuolisesti erilaisia tietolähteitä, kuten HR-järjestelmiä, palkkatietoja, henkilöstökyselyjä, rekrytointiohjelmiston tietoja ja muita tietolähteitä, jotta organisaatiot saavat kokonaisvaltaisemman kuvan henkilöstöstään.
HR-analytiikka voi auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä esimerkiksi työntekijöiden tuottavuuteen, sitoutumiseen ja muihin liiketoiminnan asettamiin tavoitteisiin liittyen. HR-dataa katsomalla voidaan hakea vastauksia monenlaisiin tietotarpeisiin esimerkiksi:
• Tulevien eläköitymisten ennakointi, optimaaliset tiimirakenteet, rekrytointien suunnittelu, ura- ja koulutuspolkujen tunnistaminen.
• Henkilöstön sairastavuus, pitämättömät lomat, vaihtuvuuden ja työsuhteiden päättymiseen johtaneiden syiden ymmärtäminen, poikkeukselliset ylityösaldot, tuottavuuteen vaikuttavat tekijät.
• Palkkatasa-arvo, ylennysten ja palkankorotusten suunnittelu, henkilöstön demografiset tekijät ja diversiteetti.
