Työaikakirjanpidon pitäminen

Työaikakirjanpidon laiminlyöminen, väärentäminen, kätkeminen, turmeleminen tai hävittäminen on kriminalisoitu rikoslain 47 luvun 2 §:ssä ja rangaistuksena voidaan työnantaja tuomita sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi teon törkeydestä riippuen.Työaikakirjanpito sisältää työntekijäkohtaisen erittelyn tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetut korvaukset. Työaikakirjanpidosta on myös voitava seurata sekä työaikalain 19 §:n tarkoittamaa neljän kuukauden kertymää että ylitöiden kalenterivuotista kertymää. Tämä ylitöiden reaali­aikainen seuraaminen on tärkeää itse yritykselle, jotta työntekijöiden töiden suunnittelu voidaan suorittaa ilman, että rikotaan työnantajaa velvoittavia työaikalain asettamia reunaehtoja ylitöiden teettämiselle.Neljän kuukauden ajanjakson aikana ylityötä saa teettää enintään 138 tuntia sekä enintään 250 tuntia kalenterivuodessa. Työnantaja ja 10 §:ssä tarkoitetut työntekijöiden edustajat, henkilöstö tai henkilöstöryhmä yhdessä voivat kuitenkin sopia niin sanotun lisäylityön tekemisestä. Tämän lisäylityön enimmäismäärä on 80 tuntia kalenterivuodessa. Tästä sopimuksesta huolimatta 138 tunnin enimmäis­tuntimäärää ei saa kuitenkaan ylittää. Mikäli yrityksessä sovelletaan työehto­sopimusta, voi siinä olla edellä olevasta poikkeavia määräyksiä ajanjaksojen pituudesta mutta ei ylityön määristä.Työaikakirjanpidon perusteella voidaan jälkikäteen selvittää, onko palkka maksettu oikein. Mikäli työnantaja on laiminlyönyt työaikakirjanpidon, ovat tuomioistuimet taipuvaisia hyväksymään työntekijän omat muistiinpanot näytöksi tehdyistä ylityötunneista.Työaikalaki antaa työnantajalle mahdollisuuden työaikakirjanpidon pitämiselle kahdella vaihtoehtoisella tavalla, mutta ei määrää työaikakirjanpidon teknistä toteutustapaa. Työnantajan valittavissa on pidetäänkö, kirjanpitoa manuaalisesti vai sähköisesti.Työaikakirjanpitoon on siis merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Tässä vaiheessa on hyvä muistaa, että työvuoroluettelot ovat oleellinen osa työaikakirjanpitoa, koska vain niistä voidaan tarkistaa todelliset tehdyt työtunnit ja mahdolliset ylityötunnit.TyövuoroluetteloTyöntekijälle on tärkeää tietää etukäteen työajoistaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta hän kykenisi suunnittelemaan jokapäiväistä elämäänsä ja ajankäyttöään. Tämän vuoksi työaikalain 35 §:n mukaan jokaiselle työpaikalle on laadittava työvuoroluettelo, josta käyvät ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä päivittäiset lepoajat. Lähtökohtaisesti työvuoroluettelo on laadittava niin pitkälle ajanjaksolle kuin se on vaan mahdollista ja tämä työvuoroluettelo on tuotava työntekijöiden nähtäville kirjallisessa muodossa viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista. Tämä jälkeen työvuoroluetteloa voidaan muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvän painavan syyn vuoksi. Tällöin muutostarpeen on oltava ennalta arvaamaton, joka ei ole voinut olla työnantajan tiedossa työvuoroluetteloa laadittaessa.Muutos, joka on tehtävä painavista syistä, on annettava työntekijän tietoon niin pian kuin mahdollista. Taas on muistettava, että yrityksessä sovellettavassa työehtosopimuksessa on mahdollisesti sovittu toisin kuin mitä työvuoroluettelosta ja sen laatimisesta on työaikalaissa säädetty.Työaika-asiakirjojen ulkoistaminen?Työaikalain 37 §:n lähtökohtana koko työaikakirjanpidon pitämiselle ja työvuoroluetteloiden laatimiselle on, että työnantaja on vastuussa niiden tekemisestä, joten niitä ei voida ulkoistaa yrityksen ulkopuoliselle taholle (esimerkiksi kirjanpito- tai tilitoimistolle). Ulkoistaminen on siis sekä työaikalain vastaista että myös käytännön syistä erittäin hankalaa. Vaikka kirjanpito- tai tilitoimistossa tiedettäisiinkin asiakasyrityksen päivittäiseen työhön tarvittavien työntekijöiden lukumäärä, niin ainoastaan asiakasyritys itse tietää työntekijöiden poissaolot, koulutukset ja muut poikkeukset niin sanotusta normaalista rytmistä.Työsuojelun vastuualue valvoo työnantajan työaika-, palkka- ja vuosilomakirjanpidon pitämistä ja sen säilyttämistä työaikalain 38 §:n mukaisesti. Työntekijän oikeus työaikalaissa tarkoitettuun korvaukseen raukeaa, jos kannetta työsuhteen jatkuessa ei nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Työsuhteen päätyttyä palkkasaatavaa koskeva kanne on – saatavan raukeamisen uhalla – pantava vireille kahden vuoden kuluessa siitä, kun työsuhde on päättynyt.Työaikalaki ei kiellä, etteikö työaika-, palkka- ja vuosilomakirjanpitoa voisi siirtää säilytettäväksi kirjanpito- tai tilitoimistoon aina kulloisenkin kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Mutta se on asiakasyrityksen kannalta kyseenalaista, koska kun työntekijä tarvitsee kopioita itsestään koskevista kirjapitomerkinnöistä, täytyy asiakasyrityksen kääntyä aina kirjanpito- tai tilitoimiston puoleen, ja työ aiheuttaa lisäkuluja. On hyvä muistaa, että työaikalaissa ei ole rajoitettu, kuinka monta kertaa yrityksen täytyy toimittaa työntekijälle kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon työntekijää koskevista merkinnöistä kanneajan sisällä.Työsuojelun vastuualueen tarkastajat törmäävät tarkastuksillaan yleisimmin virheeseen, että palkkakirjanpitoa sellaisenaan pidetään työaikalain tarkoittamana työaikakirjanpitona. Tämä aiheuttaa monia ongelmia esimerkiksi työntekijän sairasajan tuntimäärän merkitsemisessä, koska työaikakirjanpitoon ei merkitä sairasajan tuntimäärää.Oheinen esimerkki kuvaa tilannetta työaikalain näkökulmasta. Vaikka siinä tuodaan esille tilanne tuntipalkkaisen työntekijän kohdalla, niin merkitsemisongelma ei poikkea kuukausipalkkaisen työntekijän kohdallakaan.Esimerkkitapaus elävästä elämästäKäräjäoikeus tuomitsi 21.11.2008 puutarha-alan yrityksen toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan sakkoihin työsyrjinnästä ja työaikasuojelurikoksesta. Tässä tapauksessa rangaistusta korotti ulko­maalaisten työntekijöiden syrjintä. Yhtenä rangaistuksen osana on myös merkintä rikosrekisteriin sekä muihin viranomaisten pitämiin rekistereihin ja tämä yleensä unohtuu, kun katsotaan vain saatua tuomiota.Kyseisessä työaikasuojelurikoksessa yrityksen edustajat olivat tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta laiminlyöneet työaikakirjanpidon pitämisen kalenterivuosittain siten, että siitä olisi ollut luettavissa todelliset tehdyt työajat sekä kalenterivuoden aikana tehdyt ylityöt ja sunnuntaityöt.Työsyrjintärikoksessa yrityksen edustajat olivat asettaneet useita virolaisia työntekijöitä epäedulliseen asemaan kansallisen alkuperän, kansalaisuuden ja kielen perusteella. Virolaisilla teetettiin tuntipalkkaisina työntekijöinä kuusipäiväistä työviikkoa ja pitempiä työpäiviä kuin Suomen työaikalaki säännöllisestä työajasta edellyttää. Lisäksi työntekijöille jätettiin maksamatta ylityö- ja sunnuntaikorvaukset sekä korvaukset viikkolevon rikkomisesta.Käräjäoikeus totesi työaikasuojelurikoksen osalta, että yrityksen toimitusjohtaja ja hallituksen puheen­johtaja olivat syyllistyneet laiminlyöntiin työsuojeluviranomaisen monista kehotuksista huolimatta. Työsyrjinnän osalta todettiin, että yrityksen edustajat olivat yrityksen toiminnasta vastaavina henkilöinä käyttäneet virolaisten työhalukkuutta ja tietämättömyyttä hyväkseen jättämällä maksamatta heille lain edellyttämiä korvauksia yli- ja sunnuntaityöstä ja viikkolevon rikkomisesta. Menettely oli ollut suomalaisiin työntekijöihin nähden täysin poikkeava. Virolaiset työntekijät oli asetettu kansallisen tai etnisen alkuperän ja kielen perusteella epäedulliseen asemaan.Käräjäoikeus tuomitsi toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan yhteiseen 80 päiväsakon sakkorangaistukseen, joista toimitusjohtajalle tuli maksettavaksi 3 360 euroa ja hallituksen puheenjohtajalle 1 840 euroa.