Tilinpäätöstiedot yhdellä ilmoituksella
Verohallinto toimittaa verovuodesta 2011 alkaen kaikki rekisteröitäväksi säädetyt tilinpäätöstiedot Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH), joka julkaisee ne kaupparekisterissä. Tilinpäätöstietojen välitysmenettely koskee osakeyhtiöitä ja osuuskuntia, ei kuitenkaan asunto- tai kiinteistöosakeyhtiöitä.
Kun yhteisö toimittaa tilinpäätöstiedot Verohallinnolle, täyttyy yhteisön rekisteröintivelvollisuus eikä tilinpäätöstietoja tarvitse lähettää erikseen kaupparekisteriin.
– Tilinpäätöstiedot annetaan liitetiedostoina sähköisen ilmoittamisen yhteydessä. Tällöin tilinpäätöstiedostot voidaan helposti erottaa muusta aineistosta liitetiedostojen nimien perusteella. Siksi sähköisessä ilmoittamisessa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota liitetiedostojen nimeämiseen, ylitarkastaja Olli Sierla Verohallinnosta muistuttaa.
Tilinpäätöstiedot voi ilmoittaa myös paperilla. Tällöin veroilmoituksen liitteenä annetaan lomake 63, johon tilinpäätöstiedot nidotaan. Nippu laitetaan veroilmoituksen väliin. Myös mahdollisiin täydennyksiin nidotaan lomake 63 kansilehdeksi. Lomakkeen 63 käyttö mahdollistaa tilinpäätöstietojen automaattisen tunnistamisen ja nimeämisen.
– Tilinpäätösten välitysmenettelyn tavoitteena on parantaa PRH:n tiedonsaantia. Ensimmäisen kerran tilinpäätöstietoja välitettiin vuonna 2008 päätyneiltä tilikausilta. Tällöin kaupparekisteriin rekisteröityjen tilinpäätöstietojen määrä kasvoi lähes 50 prosenttia aikaisempaan vuoteen verrattuna. Nyt käyttöönotetun uuden menettelyn myötä tilinpäätöstietojen antaminen on entistä helpompaa, koska asiakkaan tarvitsee antaa tiedot vain yhdelle viranomaiselle, Olli Sierla painottaa.
Aikataulutus voi tuoda ongelmia
Tilinpäätös on lain mukaan oltava valmis neljä kuukautta tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös on rekisteröitävä kaupparekisteriin viimeistään kahdeksan kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Rekisteröitävän tilinpäätöksen tulee sisältää varsinaisen tilinpäätöksen lisäksi tilintarkastuskertomus, jos tilintarkastaja on valittu, sekä tiedot tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tuloksen käsittelystä. Veroilmoitus puolestaan on annettava jo neljän kuukauden päästä tilikauden päättymisestä.
Poikkeavat aikataulut veroilmoittamisessa ja tilinpäätöksen rekisteröinnissä ovat haasteellisia, koska kaikki rekisteröitävät tiedot eivät välttämättä ole vielä käytettävissä veroilmoitusta annettaessa. Tyypillinen tilanne on se, että asiakkaalla on veroilmoituksen antohetkellä valmiina allekirjoitettu tilinpäätös, mutta yhtiökokousta ei ole vielä pidetty eikä tilintarkastusta suoritettu. Tällöin ilmoitusta tulee myöhemmin täydentää tiedoilla tilinpäätöksen vahvistamisesta, tuloksen käsittelystä ja voitonjaosta sekä tilintarkastuskertomuksella.
Joskus edes tilinpäätös ei ole valmis veroilmoitusta annettaessa.
– Jos joku asiakas antaa vain tuloslaskelman ja taseen veroilmoituksen liitteenä ja täydentää sitä sitten myöhemmin, niin emme me anna siitä heti veronkorotusta. Emme kuitenkaan myöskään toivo, että kyseinen menettely muodostuu säännönmukaiseksi, Sierla toteaa.
Paras tilanne tilinpäätöstietojen ilmoittamisessa olisi se, että asiakkaalla olisi jo veroilmoitusta annettaessa allekirjoitettu tilinpäätös/tasekirja sekä tiedot tilinpäätöksen vahvistamisesta, tuloksen käsittelystä ja voitonjaosta sekä tilintarkastuskertomus.
Tiedonvälitysmenettelyn käyttöönotto kangerteli
Verohallinto ja PRH ottivat käyttöön uuden tiedonvälitysmenettelyn koskien yrityksiä, joiden tilikausi päättyy vuonna 2011 tai myöhemmin. Alun perin uusi tiedonvälityskanava oli tarkoitus ottaa käyttöön elo–syyskuun vaihteessa. Käyttöönotto kuitenkin viivästyi teknisten ongelmien takia. Ongelmia oli sekä PRH:n että Verohallinnon päässä.
– Olemme todella pahoillamme asiakkaille viivästymisestä aiheutuneesta harmista. Nyt kaikki viivästyksen takia varastoon jääneet ilmoitukset on saatu toimitettua PRH:lle ja välitys pyörii normaalisti, Sierla toteaa.
Tilinpäätöstietojen siirtyminen Verohallinnosta PRH:lle kestää yhdestä neljään viikkoa. Jos asiakas täydentää alkuperäisiä tilinpäätöstietojaan, tiedot välitetään PRH:lle tämän saman aikataulun mukaisesti. Sähköisesti annetut tiedot siirtyvät huomattavasti paperilla annettuja tietoja nopeammin.