Kirjaukset ja ratkaisut, joita et tositteilta löydä – tilin­päätösten näky­mätön tieto

Tässä artikkelissa käydään läpi eriä, joiden kohdalla voi olla hyvä tilinpäätöstä tehdessä pysähtyä miettimään, sisältävätkö ne eritystä keskustelua tai tarkastamista vaativia eriä. Tässä artikkelissa ei käydä läpi hyvän kirjanpitotavan mukaisia yleisiä juoksevaa kirjanpitoa ja tilinpäätöksen laatimista koskevia periaatteita.

Tilinpäätökseen voi liittyä monia haastavia vaiheita ja kirjauksia. Lisää päänvaivaa tilinpäättäjälle tuovat mahdolliset kirjanpidon ulkopuoliset tapahtumat, jotka voivat olla olennaisia oikean ja riittävän kuvan muodostamisessa. Kirjanpitäjän ammattitaitoon kuuluu kyky havaita näitä usein kirjanpidossa näkymättömiä asioita ja havaintojen pohjalta kysyä lisätietoja kirjanpitovelvolliselta. Havaintojen, keskustelujen ja saadun tiedon perusteella on pystyttävä löytämään ne olennaiset asiat, jotka tulee tilinpäätöksessä huomioida. Kirjanpidon ammattilaisen pitää tietää mitä tuloslaskelman ja taseen eriä on syytä tutkia tarkemmin ja missä kohtaa pitää hälytyskellojen soida.

Kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan tunteminen ja ymmärtäminen auttaa tilinpäättäjää havaitsemaan mahdollisia lisätietoa vaativia asioita. Tilinpäätöksen yhteydessä on syytä käydä kirjanpitovelvollisen kanssa tarkkaan läpi niin toiminnan jatkuvuuden arviointi, taseen ulkopuoliset vakuudet ja vastuut kuin taseen arvostuskysymyksetkin. Jos keskustelujen pohjalta todetaan asioita tai tilanteita, joissa päätetään kirjata tilinpäätökseen jotakin, tai toisaalta päätetään jättää kirjaamatta jotakin, on syytä dokumentoida pohdinta ja perustelut kyseiselle päätökselle. Kirjanpitovelvollinen, esimerkiksi osake­yhtiössä toimitusjohtaja ja hallitus, päättää ja vastaa loppujen lopuksi tilinpäätöksen sisällöstä. On tärkeää kuitenkin huomioida, ettei tilinpäättäjä asiantuntijavastuun perusteella voi jättää kirjaamatta tai ilmoittamatta liitetiedoissa sellaista, mitä laki selvästi vaatii.

Ulkopuoliset erät

Kirjanpidon ulkopuolisia eriä voi syntyä monella eri tavalla ja monen eri sidosryhmän taholta. Yrityksen liiketoimintaan liittyen tilinpäätökseen vaikuttavia eriä voi syntyä riitatilanteista, vahingonkorvausvaateista, leasing- tai vuokravastuista, erilaisista yritys- tai konsernijärjestelyistä, omistusmuutoksista tai esimerkiksi liiketoiminnan myynti- tai ostotoimintoihin liittyvistä sopimuksista. Tilinpäättäjälle näistä asioista ei välttämättä tietoa erikseen tule, ellei asiasta ole kirjanpitoon syntynyt tositteita.

Oman haasteensa kirjanpitoon ja tilinpäätökseen tuovat myös kirjanpitovelvollisen laatimat laskelmat ja luettelot ynnä muu sellainen materiaali, jonka oikeellisuuden varmistamiseen kirjanpitäjän täytyy paneutua tarkasti. Kirjanpitovelvolliselta saadaan esimerkiksi inventaariolistat, osatuloutusmateriaalit ja muu mahdollinen sisäisen laskennan tuottama materiaali. Tilinpäättäjän on syytä mennä nämä raportit tarkasti läpi kirjanpitovelvollisen kanssa, jotta voidaan varmistaa niiden oikeellisuus. On syytä perehtyä myös varaston arvostamisen periaatteisiin, osatuloutuksen laskentaperiaatteiden ymmärtämiseen ja myynnin oikaisueriin.

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus. Olennaisuusperiaate huomioon ottaen tuloslaskelman ja taseen liitteinä on ilmoitettava tätä varten tarpeelliset lisätiedot.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelmassa tyypillisiä pohdintaa vaativia eriä voi sisältyä liikevaihtoon, ostoihin ja palkkoihin, joissa tilinpäättäjän kirjaukset voivat perustua kirjanpitovelvollisen tai ulkoisen palveluntarjoajan toimittamaan materiaaliin. Ulkoisen palveluntarjoajan raportteja voidaan saada esimerkiksi verkkokauppojen tai eri alustapalvelujen myynneistä ja palkkahallinnon palveluntarjoajalta palkoista.  Tilinpäättäjän pitää ymmärtää kirjanpitovelvollisen liiketoimintaa ja myös raporttien taustalla olevia tekijöitä, jotta oikea kirjaus voidaan varmistaa. Toimialan ja ansaintalogiikan ymmärtäminen auttaa ymmärtämään tuloutusta, tunnistamaan merkittäviä jaksotuksia ja arvioimaan myös toiminnan jatkuvuutta. Kirjanpitovelvollisen kanssa on käytävä raportit ja niiden laskentaperusteet huolellisesti läpi. Myös mahdolliset muutokset laskentaperusteissa on syytä selvittää.

Tuloslaskelmaan sisältyviä tarkastettavia eriä ovat esimerkiksi osatuloutus, luottotappiot ja valmistus omaan käyttöön. Ostojen ryhmässä taas vaihto-omaisuus ja sen arvostaminen on tärkeää. Palkanlaskennan puolella erityisesti lomapalkkavelkojen oikeellisuus, mahdolliset irtisanomisajan palkat ja tulospalkkaukset ovat tilinpäätöksessä huomioitavia asioita.

Seuraavissa taulukoissa on pyritty esittämään niitä eriä, joiden oikeellisuutta tilinpäättäjä joutuu pohtimaan ja joihin usein liittyy myös virheen riski. Virhe voi aiheutua virheellisestä laskutavasta, virheellistä laskentakaavasta tai laskenta- tai arvostustapa voi olla kirjanpitolainsäädännön vastainen. Mahdollisuuksia on monia ja myös tahallinen lukujen vääristäminen voi olla mahdollista. Joka tapauksessa näiden erien kohdalla tilinpäättäjän tarkkuutta ja harkintaa tarvitaan.

Tase

Taseessa puolestaan tilinpäättäjän on hyvä pohtia ja tarkastaa esimerkiksi tutkimus- ja kehittämismenojen aktivoinnin perusteet, erilaisten sijoituserien arvostus, myyntisaamisten erät ja vaihto-omaisuuden arvostus. Mahdolliset varaukset, vakuudet ja vastuut, erilaiset sitoumukset sekä lähipiiritapahtumat vaativat keskustelua kirjanpitovelvollisen kanssa mutta samalla myös laskentaperusteiden tarkastamista ja niihin liittyvien kirjausten oikeellisuuden tarkastamista. Tilinpäättäjän täytyy tuntea lainsäädännön määräykset ja kirjanpitovelvollisen liiketoiminta ja kyseessä oleva asia, jotta kirjauksen oikeellisuudesta voidaan varmistua.

Linkit taulukossa mainittuihin artikkeleihin: www.tilisanomat.fi/kirjanpito/liitetiedot-annetut-vakuudet-ja-taseen-ulkopuoliset-sitoumukset-ja-jarjestelyt ja www.tilisanomat.fi/kirjanpito/tunnista-lahipiiritapahtumat

Tilinpäättäjällä ei välttämättä aina ole tietoa omistuksen vaihtumisesta. Omistuksen vaihtuminen on syytä huomioida, sillä osakeyhtiö menettää verotuksessa tappioiden vähennysoikeuden, jos yli puolet sen osakkeista vaihtaa omistajaa muun saannon kuin perinnön tai testamentin vuoksi tappiovuoden aikana tai sen jälkeen. Tutustumalla yhtiön hallintoasiakirjoihin, kuten pöytäkirjoihin, tilinpäättäjä voi saada arvokasta tietoa monista taseen ulkopuolisista eristä, kuten erilaisista sitoumuksista ja järjestelyistä.