Hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksenteolla kokousta pitämättä tarkoitetaan sitä, että ­päätös yhtiön asiassa tehdään muutoin kuin fyysisessä kokouk­sessa tai kokouksessa, johon voidaan osallistua kokouspaikan ulkopuolelta, esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon perusteella tai päätöspöytäkirjan kierrättämisellä allekirjoittajien kesken.

Hallituksen ja yhtiökokouksen kokouksella, johon voidaan osallistua kokouspaikan ulkopuolelta, tarkoitetaan kokousta, johon osallistutaan reaaliaikaisesti tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla joko kokonaan tai osittain muualta kuin missä on kokouksen fyysinen kokouspaikka. Yhtiökokoukseen voidaan osallistua kokouspaikan ulkopuolelta myös postin avulla.

Hallituksen päätöksenteosta kokousta pitämättä

OYL 6:3.2:n mukaan, jos hallituksen päätös tehdään pitämättä kokousta, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouksen pöytäkirjasta OYL 6:6:ssä säädetään. OYL 6:6:n mukaan hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.

Muutoin OYL:ssa ei ole asetettu erityisiä muotovaatimuksia hallituksen päätöksenteolle kokousta pitämättä, kuten esimerkiksi kaikkien hallituksen jäsenten (varajäsenten) osallistumista tai päätöksen yksimielistä hyväksymistä. Hallituksen päätösvaltaisuuden osalta on kuitenkin muistettava, että kaikille hallituksen jäsenille on pyrittävä antaa tilaisuus osallistua asian käsittelyyn ja, että päätöksentekoon on aina osallistuttava vähintään hallituksen päätösvaltaisuuden edellyttämä määrä hallituksen jäsenistä.

Päätöksentekoon on aina osallistuttava vähintään hallituksen päätösvaltaisuuden edellyttämä määrä hallituksen jäsenistä.

Osakkeenomistajien päätöksenteosta yhtiökokousta pitämättä

Yhtiökokouksen päätöksen voi yhtiön asioissa korvata yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan yhtiökokouksen ulkopuolella tekemä päätös.

OYL 5:1.2:n mukaan osakkeenomistajat voivat yhtiö­kokousta pitämättä yksimielisinä päättää yhtiökokoukselle kuuluvasta asiasta. Osakkeenomistaja(t) voi tehdä päätöksen yhtiökokousta pitämättä, jos päätöksen takana on yhtiön koko sen hetkinen osakekanta yhtiölle tai sen tytäryhteisölle kuuluvia osakkeita lukuun ottamatta (OYL 5:9).

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan valta tehdä yhtiötä sitovia päätöksiä on vähintään yhtä laaja kuin yhtiökokouksen (OYL 5:1.2). Sen lisäksi yhtiön kaikki osakkeenomistajat yksimielisesti tai yhtiön ainoa osakkeenomistaja saavat päätöksellään yleensä syrjäyttää sellaiset OYL:n säännökset ja yhtiöjärjestyksen määräyk­set, jotka on säädetty tai määrätty pelkästään yhtiön ja/tai osakkeenomistajien suojaksi. Lisäksi yhtiön kaikki osakkeenomistajat voivat yksimielisinä tai yhtiön ainoa osakkeenomistaja muutenkin tehdä yksittäistapauksessa päätöksen hallituksen ja toimitusjohtajan yleistoimivaltaan kuuluvassa asiassa (OYL 5:1.2 ja OYL 5:2.2).

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätös voi syntyä nopeastikin, koska päätöksen käsittelyssä ei tarvitse noudattaa kokousmenettelyä koskevia OYL:n säännöksiä tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä (OYL 5:1.2 ja OYL 5:15).

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan tekemä yhtiöjärjestyksen vastainen tai yhtiöjärjestyksestä poikkeava päätös ei kuitenkaan merkitse yhtiöjärjestyksen muuttamista, vaan yleensä vain senkertaista poikkeamista yhtiöjärjestyksen määräyksistä (OYL 5:1.2 ja OYL 5:30.2). Se ei yleensä myöskään merkitse sitä, että päätökseen osallinen osakas ei voisi vaatia yhtiöjärjestyksen noudattamista, jos myöhemmin tulee uudelleen esille samanlainen asia.

OYL 5:1.2:n mukaan yksimielisten osakkeenomistajien päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava. Jos yhtiössä on useampia kuin yksi osakkeenomistaja, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava päätös. Jos yhtiössä on vain yksi osakkeenomistaja, hän voi yksin allekirjoittaa päätöksensä.

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätös voidaan ilmaista normaaliin tapaan myös yhtiökokouksen pöytäkirjan muodossa. Silloin, kun päätöksestä ei laadita yhtiökokouksen pöytäkirjaa, se voi ilmetä myös jostain muusta asiakirjasta, kuten esimerkiksi kauppa­rekisteri-ilmoituksesta tai tilinpäätöksestä (HE 69/2000 vp s. 14) tai, jos emoyhtiö omistaa kaikki tytäryhtiön osakkeet ja emoyhtiön hallitus päättää tytäryhtiön asioista sen osakkeenomistajana, emoyhtiön hallituksen pöytäkirjasta.

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimieliseen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan kirjalliseen päätökseen sovelletaan OYL 5:1.2:n mukaan muuten, mitä yhtiökokouksen pöytäkirjasta säädetään. Tämä sisältää muun muassa sen, että päätöksestä laadittava asiakirja on pidettävä yhtiön pääkonttorissa tai verkkosivuilla osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua sen tekemisestä (OYL 5:23.4). Sitä, joka tahallaan rikkoo kyseisen kirjallisen päätöksen nähtävillä pitämistä koskevaa säännöstä, voidaan rangaista soveltaen OYL 25:2.1:n 2-k:aa. Päätös on myös säilytettävä luotettavalla tavalla (OYL 5:23.3). Osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös päätöksestä ja, korvattuaan yhtiön kulut, myös päätöksen liitteistä (OYL 5:23.4). Edellä lausuttu koskee myös sellaista tilannetta, jossa yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätös sisältyy johonkin sellaiseen asiakirjaan, jonka alkuperäiskappale ei ole yhtiön hallussa (esimerkiksi kaupparekisteri-ilmoitus). Tällöin jäljennökseen kyseisestä asiakirjasta sovelletaan, siltä osin, kun siihen sisältyy OYL 5:1.2:ssa tarkoitettu päätös, edellä kerrottua.

Päätöksestä laadittava asiakirja on pidettävä yhtiön pääkonttorissa tai verkkosivuilla osakkeenomistajien nähtävänä viimeistään kahden viikon kuluttua sen tekemisestä.

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielisen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätöksen laatiminen OYL 5:1.2:ssa säädetyllä tavalla tai yhtiökokouksen pöytäkirjan muodossa on päätöksen pätevyyden edellytys yhtä vähän kuin yhtiökokouksesta laadittu pöytäkirja on yhtiökokouksen päätöksen pätevyyden edellytys. Eri asia on, että kirjaamattoman päätöksen olemassaolon todistaminen voi toisinaan olla ongelmallista.

Yhtiön kaikkien osakkeenomistajien yksimielinen tai yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätös voidaan osoittaa myös muilla todistuskeinoilla. Silti on suositeltavaa laatia päätös joko OYL 5:1.2:ssa säädetyllä tavalla tai yhtiökokouksen pöytäkirjan muodossa. Varsinkin silloin, jos yhtiössä on vain yksi osakkeenomistaja, voi usein olla hyvä pyytää yhtiön ulkopuolinen henkilö todistamaan asiakirja lähinnä siltä varalta, jos tulevaisuudessa ilmenisi tarve todistaa päätöksen teko ja/tai sen ajankohta.

Ilmoittaudu mukaan Osakeyhtiön hallituksen kokous ja yhtiökokous etäkokouksena -verkkokoulutukseen. 

Etäosallistumisesta hallituksen kokoukseen

Hallituksen kokouksen kokouspaikasta ei ole säännöstä OYL:ssa. Tämän vuoksi hallituksen kokous voidaan pitää yhtä lailla fyysisessä kokouspaikassa tai siten, että ­hallituksen jäsenet ja mahdolliset muut tahot osallistuvat hallituksen kokouk­seen joko kokonaan tai osittain tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Nyt sanottu ei kuitenkaan ole poikkeukseton. Yhtiöjärjestyksessä, hallituksen työjärjestyksessä tai siihen verrattavassa säännöstössä voidaan rajoittaa hallituksen kokouksen pitämistä etäkokouksena.

Etäosallistumisesta yhtiökokoukseen

OYL 5:16.1:n mukaan yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikassa, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisesta paikkakunnasta. Kokous voidaan erittäin painavista syistä pitää muullakin paikkakunnalla.

OYL 5:16.2:n mukaan yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen saa osallistua postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Myös hallitus voi päättää asiasta, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Yhtiökokouksella ei ole valtaa tehdä tällaista päätöstä (OYL 5:2.1). Yhtiökokous voi vain yhtiöjärjestystä muuttamalla vaikuttaa asiaan. Kyseisen osallistumismahdollisuuden varaaminen on yhtiön kannalta vapaaehtoista.

Jos yhtiökokoukseen voi osallistua kokouspaikan ulkopuolelta, yhtiökokouskutsussa on OYL 5:16.2:n mukaan mainittava mahdollisuudesta osallistua postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla yhtiökokoukseen. Lisäksi kokouskutsussa on mainittava osallistumisen käyttämisen edellytyksistä, sen mahdollisista rajoituksista ja siinä noudatettavasta menettelystä.

Osakkeenomistajalla on aina oikeus osallistua yhtiökokouk­seen kokouspaikalla henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksin, vaikka yhtiökokoukseen olisi osallistumismahdollisuus kokouspaikan ulkopuolelta.

Osallistumisoikeus postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla on säädetty ajatellen erityisesti sellaisia osakeyhtiöitä, joissa on paljon osakkeenomistajia ja joista suuri osa on ulkomailla. Mitään estettä ei kuitenkaan ole pitää tällaista yhtiökokousta myös muissa tavallisissa osakeyhtiöissä. OYL 5:16.2 mahdollistaa yhtiökokouksen pitämisen jopa niin, että kokouspaikalla, johon yhtiökokous on kutsuttu koolle, ei ole paikalla yhtään osakkeenomistajaa. Laillinen yhtiökokous edellyttää kuitenkin, että kokouspaikalla on vähintään yhtiökokouksen avaaja ja yhtiökokouksen puheenjohtaja, joka kokouspaikalta käsin johtaa asioiden käsittelyä.

Yhtiökokousta ei voida myöskään laillisesti pitää niin, että se tapahtuisi vain postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla ilman, että yhtiökokoukselle olisi kokouskutsussa määrätty OYL 5:16.1:ssa säädetyn tai yhtiöjärjestyksessä määrätyn mukainen kokouspaikka (HE 109/2005 vp s. 71). Tällainen menettely on tosin mahdollista kaikkien osakkeenomistajien suostumuksin, jos he kaikki myös osallistuvat yhtiökokoukseen tai oikeammin yksimieliseen päätöksentekoon (OYL 5:1.2).

OYL:ssa ei ole säädetty, miten osallistuminen yhtiökokouk­seen postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla on toteutettava. Ainoiksi edellytyksiksi on säädetty OYL 5:16.2:ssa, että sekä asianomaisten osallistumisoikeus että ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla eli yhtä luotettavalla tavalla kuin se edellytetään selvitettäväksi silloin, kun nämä seikat selvitetään yhtiökokouksessa.

OYL:ssa ei ole säädetty, miten osallistuminen yhtiö-kokoukseen postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla on toteutettava.

Kokouspaikan ulkopuolinen osallistuminen yhtiökokoukseen voidaan järjestää esimerkiksi jollakin tai joillakin tietyillä paikkakunnilla ulkomailla tai kotimaassa, joista on välittömät näkö- ja/tai kuuloyhteydet tai muunlaiset yhtiö­kokoukseen osallistumiseen mahdollistavat viestiyhteydet kokouspaikkaan, taikka jopa jokaisen osallistujan osalta erikseen, sikäli kun käytössä olevan tekniikan puitteissa on näin mahdollista selvittää kunkin henkilöllisyys, osallistumisoikeus ja ääntenlaskun oikeellisuus. Yhtiön asiana on valita se tapa, millä OYL:ssa asetettu vaatimus voidaan täyttää. Tekninen apuväline voi itsessään olla muun muassa reaaliaikainen kuva- ja ääniyhteys tai tietoverkkoyhteys.

Silloin, kun osakkeenomistajille varataan mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikan ulkopuolella, on pyrittävä järjestelyyn, jossa kaikki osakkeenomistajat ovat olennaisesti samassa asemassa, mikäli tämä käytännössä on mahdollista. Missään tapauksessa kokouspaikan ulkopuolelta käsin toteutettavaa osallistumisoikeutta ei saa järjestää niin, että se suosii tai syrjii joitakin osakkeenomistajaryhmiä esimerkiksi paikallisesti tai ajallisesti (OYL 1:7). Yhtiöjärjestyksessä tosin voitaneen määrätä lähemmin esimerkiksi niistä paikkakunnista, joissa osallistuminen yhtiökokoukseen kokouspaikan ulkopuolella voi tapahtua. Toisaalta osallistuminen yhtiökokoukseen voidaan järjestää myös niin, että kukin osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen haluamastaan paikasta, kuten esimerkiksi kodistaan.