Tieto rakentuu yhteis­työssä

Taloustietojen raportoinnista Valtiokonttorille on säädetty kunta- ja hyvinvointialuelaeissa, ja tilikausilta raportoitavista tarkemmista tietosisällöistä ja raportoinnin teknisistä ulottuvuuksista säädetään vuosittain valtiovarainministeriön asetuksella. Tietosisältöjen valmistelusta vastaa valtiovarainministeriön vetämä taloustietojen yhteensovittamisen yhteistyöryhmä (TATITYY). Ryhmä muodostuu niistä viranomaisista, jotka käyttävät kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietoja lakisääteisissä tehtävissään. Myös raportoijat ovat edustettuina ryhmässä ja tarjoavat suurta lisäarvoa tietokokonaisuuksien raportoitavuuden arviointiin ja raportointiohjeiden kehittämiseen.

Yhteistyöryhmän tärkeimpänä tehtävänä on seurata lainsäädännön muutoksia ja sisällyttää muutosten vaikutukset tietosisältöihin sekä yhteensovittaa eri viranomaisten tietotarpeet samaan taksonomiaan. Hyvänä esimerkkinä yhteensovittamisesta toimii lakisääteiset tehtävät kokoava palveluluokkakohtainen tilinpäätösraportointi. Tämän palveluluokittaisen taloustiedon tulee samanaikaisesti tarjota tietoa kuntien ja hyvinvointialueiden valtionrahoitukseen, noudattaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sosiaali- ja terveysalan luokitusta ja tuottaa yhteensopivaa tietoa Tilastokeskuksen kansantalouden tilinpidon julkisyhteisöjen tehtäväluokitukseen, COFOGiin (Classification of the Functions of Government).

Tiedon yhteensovittamisessa hyödynnetään raportoinnin kuutiomallia, jossa tietoa käsitellään kirjanpidon tilin, sektorin ja palveluluokan yhdistelmänä. Edellä mainittu sektori on kuutiomallin ulottuvuus, joka kuvaa kuntien ja hyvinvointialueiden rahavirtoja kansantalouden tilinpidon lähtökohdista.

Jotta raportoijilla on aikaa integroida uudet tietosisällöt omiin järjestelmiinsä, aloitetaan raportoitavien tietosisältöjen valmistelu jo reilu vuosi ennen raportoinnin kohteena olevaa tilikautta. Asetus tietosisällöistä pyritään antamaan puoli vuotta ennen raportoitavan tilikauden alkua.

Myös raportoinnin ajankohdat on säädetty asetuksella. Pääsääntöisesti raportointiaikatauluja rytmittävät kansantalouden tilinpidon raportointivelvoitteet sekä tietojen käyttötarpeet muun muassa valtion talousarvioprosessissa. Raportoinnin aikataulut ovat tiukkoja ja raportoinnin ajankohdista käydäänkin jatkuvaa vuoropuhelua: valtiolla tietoa halutaan yhä nopeammin samalla kun raportoijat toivovat lisäaikaa tietojen tuottamiseen.

Tiedon laadun yksi tärkeä peruspilari on motivaatio raportoida tieto mahdollisimman oikein. Tätä motivaatiota pyritään kasvattamaan jatkuvalla vuoropuhelulla raportoijien kanssa sekä huolehtimalla kattavasta ohjeistuksesta. Valtiokonttori organisoi raportoinnin teemoista kunnille ja hyvinvointialueille tarkoitettuja webinaareja, joiden aiheet liikkuvat aloittelijan raportointipaketista syventäviin tietosisältöjen tuottamisen teemoihin. Raportoijille järjestetään myös kerran kuukaudessa Teamsilla aamukahvitilaisuus ajankohtaisista aiheista. Tilaisuudet ovat kaikille avoimia ja maksuttomia ja ovat saavuttaneet runsaasti kuulijakuntaa.

Avoimen taloustiedon odotetaan parantavan kuntien ja hyvinvointialueiden tiedolla johtamista ja siten päätöksentekoa.

Talousammattilaisen työn luonne on muuttunut

Talousraportoinnin automatisoinnin myötä työn painopiste on siirtynyt datan keräämisestä ja syöttämisestä tiedon analysointiin ja hyödyntämiseen. Helsingin kaupungilla automatisaation esiasteena toimivat aiemmin Excel-makrot, jotka keräsivät tiedot taulukoihin. Taulukoiden jatkotyöstö edellytti runsaasti manuaalista tarkastamista ja täydentämistä.

Sittemmin Helsingissä on rakennettu oma raportointisovellus, joka on helpottanut merkittävästi työmäärää ja neljännesvuosiraportointi onkin pitkälti automatisoitu. Tästä huolimatta manuaalityön osuus on edelleen merkittävä, sillä raportointivaatimukset muuttuvat, eikä kaikkea vaadittua tietoa saada kirjanpidosta.

Helsingissä XBRL-raportointi on helpottanut tietojen kokoamisen lisäksi niiden raportointia, koska tietoja ei enää tarvitse käsin syöttää web-lomakkeille. Lisäksi automatisoidut tarkastukset tuovat esiin aiempaa enemmän havaintoja ja mahdollisia virheitä jo tietojen siirron yhteydessä. Valtiokonttorin taloustietoarkkitehti Atte Virtasen näkemyksen mukaan taksonomiamuotoisen raportoinnin etu onkin nimenomaan se, että se mahdollistaa laajojen tietokokonaisuuksien toimittamisen automaattisesti viranomaisille.

Toinen etu on Virtasen mukaan se, että samoja koodeja ja käsitteitä päästään hyödyntämään eri raportointikokonaisuuksissa. Käsitteiden standardointi helpottaa sekä tietojen muodostamista että niiden hyödyntämistä. Taksonomia pitää sisällään myös tietojen summaushierarkiat, jolloin summauksille saadaan yhtenevät säännöt, eikä niitä tarvitse raportoida erikseen.

Tietoa saadaan nopeammin ja se on helpommin jatkojalostettavissa

Valtiokonttorille raportoitu taloustieto ei ole tarkoitettu vain valtion viranomaisten käyttöön. Tieto on avoimesti ja reaaliaikaisesti saatavilla, mikä mahdollistaa sen lukemisen kunnan tai hyvinvointialueen omiin tietojärjestelmiin ja jatkojalostamisen yhdessä esimerkiksi toimintatietojen, kuten suorite- ja asiakasmäärien, kanssa. Avoimen taloustiedon odotetaankin parantavan kuntien ja hyvinvointialueiden tiedolla johtamista ja siten päätöksentekoa. Saatavilla on myös paljon päätöksenteossa suoraan hyödyntämiskelpoista tietoa esimerkiksi palveluiden nettokustannuksista, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen panostuksista tai ICT-menoista.

Tampereen kaupungilla on käytössä toiminnanohjausjärjestelmä ja visualisointityökalu ja voidaankin sanoa, että tuotekustannuslaskenta on ottanut harppauksen eteenpäin palveluluokkakohtaisen raportoinnin myötä. Kirjauksia raportoidaan nyt tuotteiden kautta verrattuna aiempiin laskentatunnisteisiin kytkettyihin tilastoluokkiin. Tämä mahdollistaa myös kustannusten jakamisen tarkemmalla tasolla laskentasääntöjen ja suoritetietojen avulla.

Automatisoidun tuotekustannuslaskennan avulla palvelujen kustannuksia voidaan seurata pitkin vuotta ja tieto on helposti visualisoitavissa Power BI -työkalun avulla. Tuoteryhmä- eli palvelukohtaisten kustannusten toteuman seuranta suhteessa talousarvioon on myös mahdollista.

Tiedon avoimuus edellyttää myös tiedonkäyttäjiltä kriittistä silmää ja taloustietojen lukutaitoa.

Raportointi sitoo yhä useampia henkilöitä

Haasteena avoimelle ja reaaliaikaiselle tiedolle on se, että mikäli tiedossa on sellainen virhe, joka ei jää tarkastuksessa kiinni, se päätyy aina Tutkihallintoa.fi-palveluun ja sieltä mahdollisesti jatkokäyttöön saakka. Vastuu tietojen oikeellisuudesta ja toimittamisesta määräaikaan mennessä on aina raportoivalla kunnalla ja hyvinvointialueella. Lisäksi valtionosuuksien ja hyvinvointialueen rahoituksen perusteena olevien tietojen tarkastaminen kuuluu myös tilintarkastajan tehtäviin.

Tiedon avoimuus edellyttää myös tiedonkäyttäjiltä kriittistä silmää ja taloustietojen lukutaitoa. Numeronlukutaitoa tarvitaan esimeriksi, kun vertaillaan väestömäärältään, ikärakenteeltaan tai palvelutarpeeltaan erilaisia kuntia tai hyvinvointialueita. Avoin tieto edellyttää myös Valtiokonttorilta rekisterinpitäjän tietosuojanäkökohtien huomiointia. Tästä syystä osa tiedoista esitetään karkeistettuina palvelussa.

Helsingissä talousraportointi työllistää aiempaa suuremman määrän taloushallinnon asiantuntijoita ympärivuotisesti. Uusien vaatimusten, kuten palveluluokkien ja sektorien, vuoksi raportointi koskettaa välillisesti laajemmin kaupungin organisaatiota ja vaatii jatkuvaa yhteistyötä järjestelmätoimittajan kanssa. Tämä on muutos aiempaan, jolloin työ keskittyi vain muutamille henkilölle talouspalveluissa. Tampereen näkemyksen mukaan tietojen tuottaminen on nyt vähemmän henkilöriippuvaista. Aiempaan verrattuna talousraportointi on laajentanut raportointityötä enemmän toimintayksiköille ja oikeellisuuden tarkastaminen on myös useamman henkilön vastuulla.

Muutoksella on myös hintansa. Järjestelmäratkaisut raportoinnin automatisoimiseksi ovat aiheuttaneet kaupungeille paljon lisäkustannuksia. Lisäksi järjestelmäratkaisut vaativat jatkuvaa yhteistyötä ja ylläpitoa järjestelmätoimittajan ja muiden tahojen kanssa. Muutostilanteissa tehdyt määritykset menevät uusiksi, mistä aiheutuu kustannuksia ja lisätyötä.

Myös Virtanen yhtyy kaupunkien näkemykseen siitä, että automatisoitu raportointi vaatii paljon työtä, jotta tiedot saadaan järjestelmistä tarvittavassa muodossa ja oikeilla määrityksillä. Lisäksi osa raportointikokonaisuuksista on sen luonteisia, ettei niiden vaatimia tietoja saa helposti suoraan tiedontuottajan järjestelmistä.

Valtiokonttori on toteuttanut vuosittain vuodesta 2019 lähtien kyselyn talousraportoinnin yhteyshenkilöille. Vuonna 2023 kyselyyn vastasivat ensimmäistä kertaa myös hyvinvointialueiden yhteyshenkilöt. Vuoden 2023 kyselyn mukaan 82 prosentilla 255 vastaajasta on valmius taloustietojen toimittamiseen lähdejärjestelmästä automatisoidusti. Kaikkein laajimman eli palveluluokkakohtaisen raportointikokonaisuuden toimitti vuonna 2023 XBRL-muodossa 55,3 prosenttia 284 vastaajas-ta. CSV-muodossa kyseisen kokonaisuuden tiedot raportoi 32,7 prosenttia vastaajista ja Excel-tiedonsyöttösovelluksen avulla XBRL-muodossa 8,5 prosenttia vastaajista.

Juttua varten on haastateltu Valtiokonttorin taloustietoarkkitehti Atte Virtasta sekä Helsingin ja Tampereen kaupunkien talousammattilaisia. Mainittuja kaupunkeja edustavat TATITYY-ryhmässä Tarja Fogelholm (Helsinki) ja Niina Leino (Tampere).