Miten ay-jäsenmaksujen ja ”puolueveron” tilitys tositetaan?
Lääkärintodistukset ovat tositteita esimerkiksi silloin, kun niiden perusteella on maksettu sairausajan palkkaa. Niiden säilytysaika on siis kirjanpitolain mukaan 6 vuotta. Säilytyksessä tulee kuitenkin huomioida esimerkiksi lain yksityisyyden suojasta työelämässä asettama vaatimus.
”Työnantajan on säilytettävä hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista keräämistään henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole 1 momentissa tarkoitettua perustetta. Käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein.”
Lääkärintodistukset säilytetään siis loogisesti osana kirjanpitoaineistoa ja ne tulee olla mahdollista tarkastaa. Ne säilytetään kuitenkin fyysisesti tai teknologian keinoin erillään muusta kirjanpitoaineistosta ja muista henkilötiedoista. Yllä siteeratussa lakitekstissä oleva velvoite viiden vuoden välein tapahtuvaan käsittelyn perusteen ja tarpeen arviointiin ei tarkoita sitä, että lääkärintodistukset pitäisi tai ne saisi poistaa viiden vuoden jälkeen. Se tarkoittaa, että terveys-
tietoja sisältävä henkilötietoaineisto on käytävä läpi minimissään viiden vuoden välein ja tarkistettava, onko lakisääteinen, kirjanpitolaissa määritetty säilytysvelvoite vielä voimassa. Tietosuojavaltuutettu suosittelee kuitenkin paljon tiheämpää arviointisykliä. Mielestäni 9 artiklan piirissä olevien henkilötietojen säilytysperusteen arviointi tulee tehdä vähintään kerran vuodessa. Arvioinnin jälkeen poistetaan ne tiedot, joiden osalta kirjanpitolain asettama kuuden vuoden säilytysaika on päättynyt ja muutakaan lainmukaista käsittelyperustetta ei ole.
Viime aikoina neuvontaamme on tullut kysymyksiä työnantajan työntekijän palkasta perimien ammattiliittojen jäsenmaksujen ja niin sanotun puolueveron tosittamisesta. Puoluevero tarkoittaa käytännössä sitä, että poliittisella mandaatilla tiettyyn luottamustoimeen valitun henkilön kokouspalkkioista ja muista vastaavista palkkioista osa tilitetään hänen edustamalleen puolueelle tai sen paikallisosastolle. Usein palkkion maksaja perii tämän puolueveron ja tilittää sen edelleen.
Suomalaisesta perspektiivistä ay-liiton jäsenyys tai henkilön poliittiset näkemykset eivät ole kovinkaan herkkä asia tai salaisuus, etenkään silloin kun henkilö toimii aktiivisesti politiikassa valtakunnan tasolla tai paikallisesti. Ne ovat kuitenkin juridisesti tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä.
Kirjanpitolaki asettaa kaikille tositteille saman kuuden vuoden säilytysvelvollisuuden riippumatta niiden sisältämien tietojen sisällöstä tietosuoja-asetuksen kannalta. Alla olen kuvannut ay-jäsenmaksujen ja puolueveron tilityksen tosittamista.
- Kun työnantaja vähentää työntekijän palkasta ammattiliitolle tilitettävän summan tai puolueveron, palkkalaskelman vähennyserä ja ammattiliitolle tai puolueelle tehtävä tilitys tosittavat maksun määrän ja saajan.
- Työntekijän työnantajalle toimittama tahdonilmaisu, ay-jäsenmaksun tilitysvaltakirja tai vastaava dokumentti tosittaa maksun perusteen eli miksi ja millä perusteilla palkasta on vähennetty erä. Puolueveron osalta toimitaan mahdollisuuksien mukaan vastaavasti.
Käytännössä samalla logiikalla tositetaan esimerkiksi yrityksen ostot. Ostolasku tosittaa maksun perusteen (miksi ja mistä maksetaan) ja tiliote tai muu maksuaineisto tosittaa, kuinka paljon, milloin ja kenelle on maksettu. Käytännössä ay-jäsenmaksujen ja puolueveron tilityksen perusteen todentavien asiakirjojen säilyttäminen on perusteltua myös vastuumielessä, koska työnantaja voi todentaa toimineensa työntekijän tahdonilmaisun mukaisesti.
Näidenkin tositteiden säilytyksessä tulee huomioida tietosuojalainsäädännön asettamat velvoitteet. Pääsy tietoihin tulee rajata ehdottomasti vain niille henkilöille, joiden työtehtäviin asioiden käsittely kuuluu.