Mitä asiakas voi tehdä, jos tilitoimisto tai ohjelmistotalo ei luovuta sen tositeaineistoa?
Taloushallintoliiton jäsenneuvontaan tulee yhteydenottoja, joissa yrityksen edustaja kertoo, että tilitoimisto tai ohjelmistotalo ei luovuta sille yrityksen tositteita, jotka ovat yleensä digitaalisessa muodossa ohjelmistossa. Tilitoimisto tai ohjelmistotalo vetoavat yleensä siihen, että jommallakummalla tai molemmilla on saatavia asiakasyritykseltä ja ne pidättävät asiakasyrityksen tositteet, kunnes saatavat on maksettu. Yrityksen edustaja pyytää neuvoja, miten edetä asiassa.
Näissä tilanteissa ulkopuolisen tahon ei ole aina mahdollista sanoa, mikä on saatavien osalta oikea tilanne. Osapuolten näkemys saatavien määrästä ja niiden kuranttiudesta saattaa joskus erota kuin yö ja päivä.
Maksamattomilla saatavilla ei kuitenkaan ole itse asiassa merkitystä asian kannalta. TAL-toimeksiantosopimuksen yleisissä sopimusehdoissa on sovittu:
”Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot, kunnes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.”
Jotta yleiset sopimusehdot soveltuisivat toimeksiantosuhteeseen, TAL-toimeksiantosopimuksessa on viitattava yleisiin ehtoihin ja mielellään myös liitettävä ne mukaan varsinaiseen toimeksiantosopimukseen.
TAL-ehtojenkin mukaan pidätysoikeus koskee siis vain tilitoimiston itse asiakkaan toimittaman aineiston perusteella laatimaa aineistoa kuten kirjauksia ja niiden pohjalta muodostettuja raportteja ja vastaavia.
Vaikka osapuolten välisessä toimeksiantosopimuksessa olisi sovittu laajemmasta koko aineistoa koskevasta pidätysoikeudesta, tätä voidaan pitää oikeudellisesti pätemättömänä. Ilman tositteita yritys ei voi huolehtia lakisääteisistä velvoitteistaan kuten kirjanpidon laatimisesta, tilinpäätöksen julkaisemisesta ja muiden lakisääteisten viranomaisilmoitusten kuten veroilmoitusten laatimisesta. Rikoslaissa on säädökset kirjanpitorikoksesta ja yhtenä tekomuotona on kirjanpitoaineiston hävittäminen, kätkeminen tai vahingoittaminen.
Mahdollisista saatavista huolimatta yrityksen omat tositteet on siis aina luovutettava takaisin yritykselle. Tämä koskee kaikkia tositteita teknisestä tallennustavasta (paperi, digitaalinen) ja sisällöstä (tiliote, lasku, työaikalista ja niin edelleen) riippumatta. Voidaankin katsoa, että tositteiden luovutusvelvollisuus koskee paitsi saataviaan perivää tilitoimistoa, myös kolmatta osapuolta, kuten ohjelmistotaloa, jonka palvelimilla kirjanpitoaineistoa säilytetään. Ohjelmistotalojen ja tilitoimistojen kannattaa tarvittaessa miettiä käytännöt, miten tositteet saadaan luovutettua asiakasyritykselle ilman tilitoimiston niiden perusteella laatimaa aineistoa.
Jos tilitoimisto ja/tai ohjelmistoyritys eivät luovuta asiakkaalle asiakkaan omia tositteita, asiakkaalla on perusteltu syy tehdä poliisille tutkintapyyntö, syyllistyvätkö tilitoimisto ja ohjelmistotalo kirjanpitorikokseen kätkiessään yrityksen tositteet. Tutkintapyynnön tekeminen on asiakasyrityksen näkökulmasta tarpeellista senkin vuoksi, että se voi todentaa viranomaisille, että viiveet viranomaisilmoituksien antamisessa eivät johdu (yksinomaan) yrityksestä itsestään ja se pyrkii aktiivisesti hoitamaan velvoitteensa – vaikka sitten kirjanpitäjän tai toisen tilitoimiston avulla.
PS.
Asiakkaan mennessä konkurssiin on koko kirjanpitoaineisto luovutettava pesänhoitajalle. Luovutuksesta saa periä korkeintaan aineiston toimittamisesta johtuvat välittömät kulut. Aineiston luovutuksesta perityt maksamattomat laskut ovat samassa asemassa kuin muutkin konkurssipesän etuoikeudettomat vastuut.
Janne Fredman, johtava asiantuntija, Taloushallintoliitto
Antti Hannula, AA, Nordialaw
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.