Palkanlaskennan aineiston säilytysaika
Joskus kuulee väitettävän, että palkanlaskennan aineistoa tai osaa siitä pitäisi säilyttää jopa 50 vuotta. Pitääkö tämä paikkansa?
Vastaus:
Ei pidä. Palkanlaskentaan sovelletaan normaaleja kirjanpitolain mukaisia 6 ja 10 vuoden säilytysaikoja. Tietosuoja-asetus velvoittaa poistamaan aineistot, kun niiden säilytykselle ei ole nää asianmukaista perustetta, esimerkiksi kirjanpitolain tai muun lainsäädännön luomaa säilytysvelvollisuutta. Koska tulorekisterissä on takauva 10 vuoden korjausvelvollisuus, voi palkka-aineistoja säilyttää 10 vuoden ajan. Asiasta Kilan menetelmäohjeessa:
“Näin ollen esimerkiksi palkanlaskentaa ja -maksua sekä kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten tehtävää henkilötietojen keräämistä ja arkistointia ei ole perusteltua jatkaa, kun KPL:n vähimmäisaika on kulunut umpeen, jos siihen ei ole muuta pätevää perustetta. Tällainen peruste voi olla esimerkiksi varautuminen tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaisen korjausvelvollisuuden täyttämiseen (ks. kohta 3.4.4 edellä)”
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.
