Kirjanpidon arkistoiminen pilvipalvelussa
Emme enää printtaa kirjanpitoaineistoa paperille, tallenna niitä pdf-muotoon tai siirrä erillisen arkistojärjestelmään. Me vain säilytämme ne pilvipalveluohjelmistossa. Onhan tämä lainsäädännön puolesta ok ja mitä pitäisi huomioida?
Vastaus:
Kyllä tämä on yleistynyt tapa ja lähtökohtaisesti aivan ok. Asiasta on KILA:n 20.4.2021 menetelmäohjeessa seuraavasti:
“Säilytyksen varmistamiseksi kirjanpitovelvollinen voi toteuttaa esimerkiksi jonkin seuraavista toimista:
• Kirjanpitovelvollinen voi sisällyttää palveluntarjoajan kanssa laatimansa sopimukseen velvoitteen, että asiakasyrityksen toiminnan päättyessä konkurssin tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi palveluntarjoaja sitoutuu säilyttämään kirjanpitoaineiston koko sen säilytysvelvollisuuden ajan sekä luovuttamaan aineiston tai tarjoamaan pääsyn aineistoon veloituksetta ja ilman aiheetonta viivytystä kirjanpitoa lukemaan oikeutetulle taholle.
• Kirjanpitovelvollinen voi tilikausittain kopioida kirjanpitoaineiston itselleen esimerkiksi pdf-muodossa.
• Kirjanpitovelvollinen varmistaa etukäteen, että tilanteissa, joissa ohjelmiston käyttöoikeus uhkaa lakata, aineisto on siirrettävissä yrityksen omille tietovälineille ja sopii vastuut tämän toteuttamiselle.”
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.
