Tarvitseeko tilitoimistossa säilyttää entisen asiakkaan materiaalia, kun kirjanpitoaineisto on luovutettu asiakkaalle?

Tarvitseeko tilitoimistossa säilyttää entisen asiakkaan materiaalia, kun kirjanpitoaineisto on luovutettu asiakkaalle?

Vastaus:

Kun tilitoimisto on luovuttanut asiakkaalle sen kirjanpitomateriaalin, sen ei tarvitse säilyttää kopioita kirjanpito­aineistosta sen jälkeen tilitoimistossa. Kirjanpitoaineistosta ja sen säilytyksestä on joka tapauksessa aina vastuussa asiakas itse.

Asiassa kannattaa huomioida kuitenkin seuraavat dokumentointiin, rahan­pesulain vaatimuksiin, omiin oikeuksiinne ja hyvään tapaan liittyvät asiat.

Ottakaa aina luovutuskuittaus asiakkaalta, kun luovutatte hallussanne ollutta materiaalia asiakkaalle. Näin voitte myöhemmin tarvittaessa osoittaa, että vastuu aineiston säilyttämisestä on siirtynyt kokonaan asiakkaalle. Tämä ja muu asiakkaasta dokumentoitu aineisto, esimerkiksi olennaisia taloudellisia vaikutuksia sisältänyt annettu konsultointi tai muu vastaava asiakkaalle annettu ohjaus on hyvä säilyttää.

Rahanpesulaissa on viiden vuoden säilytysvaatimus sen vaatimien tietojen osalta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Näitä tietoja ovat kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot. Luettelo asiakkaan tuntemista koskevista tiedoista on lueteltu rahanpesulain kolmannen luvun kolmannessa pykälässä. Taloushallintoliiton TAL-laatudokumentissa Asiakkaan perustiedot -lomakkeella on huomioitu nämä asiat.

Yleisissä sopimusehdoissa TAL2018 sanotaan, että Tilitoimisto säilyttää perustiedot asiakkaasta vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä. Sama säilytysaika oli myös edeltävässä KL2004 Yleisissä sopimusehdoissa. Tuota pidetään myös alan hyvänä tapana, vaikka nuo sopimusehdot eivät olisi osana sopimusta.

Yleisiin sopimusehtoihin TAL 2018 lisättiin verrattuna vanhempiin KL2004-ehtoihin tilitoimiston oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvollinen poistamaan asiakkaan tietoja tietokannastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

Tämä lisättiin toisaalta sen vuoksi, että tietokannoista on tosiaan vaikea joskus poistaa pysyvästi kopioita, mutta myös niitä tilanteita varten, joissa tilitoimistolla olisi syytä epäillä, että asiakas voisi jälkikäteen joutua tavalla tai toisella sellaiseen tilanteeseen, jossa myös tilitoimiston toimia tai osallisuutta selvitettäisiin (kirjanpitäjän rikosoikeudellinen vastuu).

Velvollisuutta kopioiden säilyttämiseen ei siis ole.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.