TAL2018 sopimuksen hyväksyminen
Lähetimme TAL2018 pakettiin kuuluvan sopimuksen henkilötietojen käsittelystä asiakkaalle allekirjoitettavaksi. Asiakas ilmoitti juristinsa kanssa keskusteltuaan seuraavaa:
1. Asiakkaan (rekisterinpitäjä) vastuita on korostettu sopimuksessa liikaa
2. Tilitoimistolla on liian laajat oikeudet laskuttaa tietosuoja-asetuksen mukaisista palveluvelvoitteistaan
3. Sopimuksen vastuunrajoitukset ovat liian pienet
4. Asiakas haluaa juristinsa laatiman sopimuksen ”TAL2018 sopimus henkilötietojen käsittelystä” sijaan.
VASTAUS:
1. Tietosuoja-asetuksessa on asetettu rekisterinpitäjälle erittäin laajat vastuut ja velvoitteet. Nämä vastuut on kirjattu TAL2018 -sopimukseen henkilötietojen käsittelystä käytännössä suoraan tietosuoja-asetuksesta. Ne velvoittavat asiakasta joka tapauksessa.
2. TAL2018 sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä on kohta: ”Tilitoimistolla on oikeus laskuttaa yllä kuvatuista avustamis-, korjaamis- ja pyyntöihin vastaamistoimista, auditoinnin tuesta sekä asiakkaan ohjeistuksen muutoksista johtuvista toimista ja kustannuksistaan erikseen”. Tästä voidaan luonnollisesti poiketa asiakkaan eduksi, jos niin yhdessä sovitaan. Tietosuoja-asetuksen asettamia lisätöitä ei kuitenkaan ole yleensä rakennettu sisään esimerkiksi palkkapalvelun hintaan. Tietosuoja-asetuksessa ei velvoiteta tuottamaan palveluja veloituksetta. Esimerkiksi auditoinnin isännöinti voi viedä tilitoimiston aikaa jopa useita päiviä. Asiakas voi ohjeistuksellaan edellyttää myös esimerkiksi tietoliikenneratkaisuja, joista aiheutuu tilitoimistolle olennaisia kustannuksia.
3. Vastuunrajauksen teksti on TAL 2018 sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä: ”Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10 000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 20 000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimenomaisesti sopimuksessa sovittu”. Tässä on siis mahdollista sopia suuremmasta korvaussummasta. Yleisesti ottaen vastuunrajausten osalta kyse on oletusarvosta, jota voi sopimuksissa muuttaa. Päädyimme jäsenten kommenttikierroksen perusteella siihen, että jatketaan KL2004-ehtojen oletusvastuurajauksella eli vastuunrajausta ei nostettu TAL 2018-sopimukseen. Tilitoimistojen asiakkaita on pörssiyhtiöstä parturiin. Siinä missä 10 000 euroa on pörssiyhtiön näkökulmasta huono vitsi, se on tilitoimiston parturikampaajalta laskuttaman vuosilaskutuksen näkökulmasta erittäin ankara. Jäsenkunnassamme toimitaan yleisesti siten, että moni on nostanut vastuunrajausta joko kaikille asiakkailleen tai porrastanut sitä asiakkaan vuosilaskutuksen mukaan. Jos nostatte vastuunrajausta, teidän kannattaa olla yhteydessä vakuutusyhtiöönne, koska vastuunrajauksen nosto vaikuttaa yleensä vakuutusehtoihin.
4. Sopimuksissa on kyse kaupanteosta, jossa kannattaa huomioida asiakkaan arvo ja kannattavuus tilitoimistoille. TAL2018 on laadittu tilitoimiston kannalta turvalliseksi. Jos asiakkaan tarjoama sopimus tuntuu kohtuulliselta, voi sen allekirjoittaa, jos asiakkuus on niin kannattava, että riski mahdollisesta kustannusten noususta kannattaa ottaa.
Janne Fredman on kirjanpidon johtava asiantuntija Taloushallintoliitossa erityisalanaan taloushallintojärjestelmien tuotekehitys.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä ja verkkosivuilla julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.
Kysymys on julkaistu Tilitoimistossa-lehden numerossa 4/2018.
