Palvelujen ostaminen alihankkijalta

Tilitoimistomme suunnittelee ostavansa alihankkijalta palveluita eräissä toimeksiannoissa. Mitä tässä pitäisi huomioida esimerkiksi sopimusten, vakuutusten ja tietosuoja-asetuksen näkökulmasta?

VASTAUS:

Sopimuksessa tulee sopia, että alihankkija sitoutuu toimimaan tekemänne asiakassopimuksen mukaisesti. Sopimuksen irti­sanomisaika kannattaa suhteuttaa tilanteeseen, jossa se vastaa teidän käytössänne olevaa irtisanomisaikaa asiakkaiden suhteen, eli että mikäli tämä alihankintasuhde puretaan, te voitte joko irtisanoa asiakkaatkin, mikäli ette pystyisi niitä hoitamaan tai ehditte tehdä järjestelyt töiden uudelleenorganisoimiseksi.

Asiakkaiden kanssa tulee olla tehty Sopimus henkilötietojen käsittelystä. Liiton mallisopimus henkilötietojen käsittelystä TAL2018 antaa tilitoimistolle mahdollisuuden teettää alihankintana töitä, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyä.

Alihankintasopimukseen kannattaa lisäksi sisällyttää esimerkiksi seuraava teksti, jossa viittaatte TAL2018-sopimukseen: Tilitoimisto X toimii tilitoimisto Y:n alihankkijana ja käsittelee tässä roolissa Y:n asiakasyritysten henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti. Tilitoimisto X on perehtynyt Y:n asiakasyritysten kanssa solmimien TAL2018-toimeksiantosopimusten ehtoihin ja sitoutuu noudattamaan kyseisissä sopimuksissa asetettuja tietosuojavelvoitteita. Tilitoimisto X on sitoutunut noudattamaan Y:n antamia henkilötietojen käsittelyn ohjeita.

Laatunäkökulmasta tulisi lisäksi ainakin seuraavat asiat ottaa huomioon:

• Vakuutukset: Vastaatte asiakkaisiin nähden tästä työstä, joten tarkista varallisuusvastuuvakuutuksesta ainakin se, kattaako se myös alihankintana teettämänne työn, tai onko alihankkijoillanne suhteessa asiakkaiden sopimuksiin (vastuunrajauksiin) riittävä vakuutusturva.
• Tietoturvallisuus: Mikäli nämä alihankkijat toimivat omissa tiloissaan ja omilla välineillään, varmista tietoturvanäkökulma, eli että heillä on edellytys toimia yrityksenne tietoturvaohjeiden mukaan.
• Dokumentointi: Varsinkin jos työ tehdään tilojenne ulkopuolella, olisi hyvä huolehtia näiden asiakkaiden töiden seurannasta ja dokumentoinnista tapojenne mukaisesti, eli siitä, että he toimivat kuten olisivat omia työntekijöitänne, jotta varamiesjärjestelmä toimisi ja olennaiset asiat tulisivat dokumentoiduksi, esim. sovitut lisätyöt ja taloudellista merkitystä sisältävä sekä muu merkittävä konsultointi ja ohjaus.

Miettikää myös, sisältääkö ulkoistaminen jotain muita teidän toimintaanne ja asiak­kaalle tuotettavaan liittyviä riskejä, joista tulisi sopia tai joihin tulisi muutoin varautua. Jos tällaisia on, ne tulevat tyypillisesti asiakaslupauksestanne tai toimintanne erityispiirteistä.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.