Kirjanpitoaineiston luovuttaminen asiakassuhteen päättyessä
En saa kiinni entistä asiakastani ja tilitoimistolla on edelleen hallussa tämän kirjanpitoaineistoa. Mitä voin tehdä, kun postikaan ei saa toimitettua aineistoa perille?
VASTAUS:
Hyvää tilitoimistotapaa ohjeistavan toimialastandardi TAL-STAn mukaan ”Asiakassuhteen päättyessä tapahtuva aineiston luovuttaminen sekä toimeksiannon aikana annetut olennaiset huomautukset ja muistutukset on hyvä dokumentoida.” Olennaista tässä on, jos siitä jälkikäteen tulisi kysymys, että tilitoimisto voi osoittaa, että on luovuttanut aineiston asiakkaalle eikä vain hukannut sitä.
Tilitoimisto ei voi asiantuntijavastuunsa vuoksi jättää huolehtimatta aineiston säilyttämisestä sen lakisääteisen säilytysajan. Jos et saa asiakasta hakemaan aineistoa tai toimitettua sitä siten, että voit varmistua perillemenosta todisteellisesti, voi sen hävittää lain salliessa tai esimerkiksi antaa eteenpäin esimerkiksi pesänhoitajalle tai sitä vaativalle viranomaiselle, saaden silloin vastaanottokuittauksen.
Ohjetta siitä mitä tehdä, kun lakisääteinen säilytysaika päättyy ei virallisesti ole. On perusteltua ajatella, että ennen aineiston tuhoamista lähettäisi asiakkaalle tiedon aiotusta tuhouspäivästä. Tällä voisi turvata omaa toimintaa erityisesti, jos aineisto pitää sisällään muutakin kirjanpitoaineistoa kuin osto-ja myyntilaskuja.
Eeva Lyytinen toimii asiantuntijana Taloushallintoliitossa. Hänen erikoisalaansa ovat laatu ja osaaminen.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.
Tämä kysymys on julkaistu Tilitoimistossa-lehden numerossa 3/2018.