Kirjanpitoaineiston luovuttaminen

Sopimustemme mukaan meillä säilytetään asiakkaiden kirjanpitoaineisto kuluvan ja edellisen tilikauden osalta. Vuosittain jaamme sitä vanhemman aineiston pois. Joukkoon valitettavasti mahtuu niitä, jotka eivät hae aineistoansa kehotuksesta huolimatta ja arkistotilat täyttyvät. Aineistoa paisuttaa myös esimerkiksi lopettaneiden ja ”lopetettujen” osalta jäävä aineisto, joita muiden muassa pesänhoitajat eivät huoli. Uskallanko toimittaa tuhottavaksi säilytysaikoja (siis 6 tai 10 vuotta) vanhemmat aineistot sen enempiä miettimättä?

VASTAUS:

Laittakaa kirjallisesti tieto henkilölle, joka aineiston säilytyksestä vastaa, että aiotte ilmoitettuna päivänä, lakisääteisen säilytysajan jälkeen, tuhota aineiston, mikäli henkilö ei tule siihen mennessä hakemaan aineistoa pois tai ilmoita minne sen voi tämän kustannuksella toimittaa.

Eli dokumentoikaa se, että olette ottaneet yhteyttä ja antaneet henkilölle aikaa reagoida. Mikäli ette tiedä kenelle aineisto kuuluisi, niin dokumentoikaa omiin työpapereihinne, millä perusteella olette tehneet johtopäätöksen, että ette tiedä kenelle aineisto kuuluu. Dokumentoikaa myös se, että ette ole saaneet häneen yhteyttä, sekä se, minä päivänä olette aineiston tuhonneet.

Mikäli tiedätte, että aineisto sisältää jotain pitempää säilytysaikaa vaativaa aineistoa, esimerkiksi EU-tukien takia, siltä osin ette voi aineistoa hävittää.

Eeva Lyytinen toimii asiantuntijana Taloushallintoliitossa. Hänen erikoisalaansa ovat laatu ja osaaminen.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.